Ihr Lieferant hat neu formuliert: So erkennen Sie das neue SDS

Lieferanten formulieren ihre Rohstoffe häufiger neu, als die meisten Hersteller ahnen, und sie kündigen das fast nie mit dem Aufwand an, den die Änderung verdienen würde. Eine Konservierungsmischung bekommt aus Lieferkettengründen eine Komponente ausgetauscht. Der Trägerstoff eines pflanzlichen Extrakts ändert sich. Ein Duftstoffhersteller passt eine Mischung leicht an, um einen Rohstoffengpass zu bewältigen. Der Produktname auf dem Fass bleibt exakt derselbe. Ihr Rezepturblatt, das auf der alten Zusammensetzung aufgebaut ist, wird still und leise veraltet, und Sie haben keinen Grund, das zu vermuten, bis etwas die Frage erzwingt.

Warum das häufiger passiert, als Sie erwarten würden

Rohstofflieferanten haben mit ihren eigenen Lieferkettenbelastungen, Kostenänderungen und regulatorischen Verschiebungen in den Märkten zu tun, aus denen sie beziehen. Eine Mischung unter Handelsnamen ist eine Rezeptur, die der Lieferant kontrolliert, keine feste Rezeptur, zu deren vertraglicher Offenlegung jeder Änderung er verpflichtet ist. Sofern Ihre Einkaufsvereinbarung nicht ausdrücklich eine Vorabankündigung von Rezepturänderungen verlangt, kann und wird ein Lieferant häufig die interne Zusammensetzung einer Mischung aktualisieren und dabei denselben Produktcode und Handelsnamen beibehalten, weil sich aus seiner Sicht die funktionale Leistung nicht geändert hat, selbst wenn sich die exakte Zusammensetzung geändert hat.

Warum das für Ihre Meldung wichtig ist

Ihr Cosmetic Notification Form listet Inhaltsstoffe mit INCI-Namen und einer Konzentration oder einem Bereich, basierend auf der Zusammensetzung, von der Sie glauben, dass Sie sie verwenden. Wenn sich die interne Zusammensetzung einer Lieferantenmischung verschiebt, und Sie noch immer auf Basis des alten SDS melden, haben Sie jetzt eine Diskrepanz zwischen dem, was deklariert ist, und dem, was tatsächlich im Fertigprodukt ist, ohne je bewusst Ihre eigene Rezeptur geändert zu haben.

Das ist besonders leicht zu übersehen bei:

• Lieferantenmischungen und proprietären Komplexen, bei denen Sie einen Komponentenprozentsatz mit dem Einsatzniveau der Mischung multiplizieren, um deren tatsächliche Konzentration zu erhalten, jede Änderung der internen Verhältnisse der Mischung ändert diese Rechnung, auch wenn sich Ihr eigenes Rezept (X % von "Konservierungsmischung Y") nicht bewegt hat.
• Pflanzlichen Extrakten, bei denen ein Lieferant das Extraktionslösemittel, den Trägerstoff oder das Konzentrationsverhältnis ändern kann, ohne das Produkt umzubenennen.
• Duftmischungen, bei denen sich Allergenbestandteil-Prozentsätze zwischen neu formulierten Chargen so verschieben können, dass sich Ihre Schwellenwertberechnungen für die Deklaration ändern.

Anzeichen dafür, dass möglicherweise neu formuliert wurde

• Eine Lieferung kommt mit einem leicht anderen SDS-Revisionsdatum oder einer anderen Versionsnummer an, als Ihre Unterlagen zeigen, selbst wenn Sie keine Änderung angefordert haben.
• Farbe, Duft oder Viskosität des Produkts unterscheiden sich merklich von früheren Chargen, obwohl das Etikett dasselbe sagt.
• Eine Preisänderung des Lieferanten ohne Erklärung, manchmal verbunden mit einer Rohstoffsubstitution auf dessen Seite.
• Eine behördliche Mitteilung oder ein Branchenhinweis zu einer Komponente, die üblicherweise in Mischungen dieser Art verwendet wird, es lohnt sich zu prüfen, ob die Mischung Ihres spezifischen Lieferanten betroffen war.

Ein einfaches System, um es zu erkennen

1. Fordern Sie bei jeder Nachbestellung ein aktuelles SDS an, nicht nur beim Erstkauf. Machen Sie das zur Routine, nicht zur Ausnahme. Eine kurze E-Mail mit der Bitte um die neueste Revision kostet Sie fast nichts und erfasst die meisten stillen Änderungen.
2. Vergleichen Sie Abschnitt 3 (Zusammensetzung) des neuen SDS mit Ihrem letzten hinterlegten. Sie suchen gezielt nach geänderten CAS-Nummern, geänderten Prozentbereichen oder hinzugefügten beziehungsweise entfernten Komponenten.
3. Datieren und archivieren Sie jede SDS-Version, die Sie erhalten, auch solche, die sich als unverändert herausstellen. Wenn später eine Frage aufkommt, wollen Sie zeigen können, welche Version an welchem Datum galt.
4. Wenn Sie eine Änderung finden, behandeln Sie sie wie eine eigene Rezepturänderung, rechnen Sie alle Allergenschwellenwerte neu, prüfen Sie den Inhaltsstoff erneut gegen die aktuelle Hotlist, und reichen Sie eine Änderungsmeldung zum Cosmetic Notification Form ein, wenn sich die Zusammensetzung Ihres Fertigprodukts tatsächlich verschoben hat.

Die Gewohnheit aufbauen

Der Hersteller, der das zuverlässig erkennt, liest nicht zwangsläufig jedes Mal jedes SDS von vorn bis hinten, sondern vergleicht die spezifischen Felder, auf die es ankommt (CAS-Nummern, Prozentbereiche, namentlich genannte Komponenten), mit seiner letzten hinterlegten Version, was wenige Minuten dauert, sobald man weiß, worauf man schauen muss. Cosmetic Comply hält Ihre Inhaltsstoff- und CAS-Zuordnung aus Ihrer letzten Meldung im Datensatz, sodass Diskrepanzen zu Ihrer bestehenden Meldung als Teil des Abgleichsschritts auftauchen, wenn Sie ein aktualisiertes SDS für eine Nachbestellung oder ein Rezepturduplikat einbringen, statt etwas, das Sie sich selbst merken müssten. Dass ein Lieferant still neu formuliert, ist normales Geschäft. Es nicht zu bemerken ist der einzige Teil, der tatsächlich vermeidbar ist.