UK Product Information File Checkliste für kleine Marken

Die britische Product Information File (PIF) bringt viele ins Straucheln, weil sie wie Papierkram wirkt, den man im Nachhinein zusammenstellen kann. Das stimmt nicht. Sie soll schon vor dem ersten Verkauf existieren und jederzeit griffbereit sein, falls OPSS oder eine örtliche Behörde danach fragt. Die meisten kleinen Marken, mit denen ich spreche, haben die Hälfte davon im Kopf und nichts davon in einem Ordner.

Seit dem Brexit läuft die britische Meldung über den OPSS Submit Cosmetic Product Notification Service, getrennt von der EU-CPNP. Die Anforderung an die PIF selbst folgt aber demselben Grundgedanken wie in der EU: eine zusammengestellte Akte, die belegt, dass das Produkt sicher und ordnungsgemäß bewertet ist, und auf Anfrage verfügbar gehalten wird. Hier ist, was tatsächlich hineingehört.

Die Kerndokumente

• Produktbeschreibung, einschließlich der vorgesehenen Verwendung und der Zielgruppe.
• Cosmetic Product Safety Report (CPSR), unterteilt in einen Teil mit Sicherheitsinformationen und einen Teil mit der Sicherheitsbewertung, unterzeichnet von einer qualifizierten Sicherheitsbewerterin oder einem qualifizierten Sicherheitsbewerter. Das ist meist der Teil, den kleine Hersteller unterschätzen. Es ist kein einseitiges Formular. Er deckt das toxikologische Profil jedes Inhaltsstoffs, Expositionsberechnungen und eine abschließende Sicherheitsbeurteilung ab.
• Beschreibung der Herstellungsmethode, eine Zusammenfassung, wie das Produkt hergestellt wird, verständlich formuliert, ohne dass man dafür die Fabrik besichtigen muss.
• Wirksamkeitsnachweis, also Belege für alles, was du dem Produkt zuschreibst. Wenn du behauptest, es spendet Feuchtigkeit, solltest du etwas haben, das das untermauert, auch wenn es sich nur um einen einfachen Literaturverweis statt einer klinischen Studie handelt.
• Angaben zu Tierversuchen, eine Erklärung, ob und wann Tierversuche durchgeführt wurden. Bei den meisten modernen Kleinserien-Formulierungen wird das ein sauberes "keine" sein, aber die Erklärung braucht es trotzdem.

Formel- und Inhaltsstoffunterlagen

• Vollständige Formel mit dem INCI-Namen jedes Inhaltsstoffs und seinem Prozentsatz oder Prozentbereich.
• CAS-Nummern, sofern vorhanden, abgeleitet aus etwaigen Handelsnamen deiner Lieferanten. Handelsnamen selbst landen nie in der Akte, sie werden umgerechnet.
• Lieferantendokumentation für jeden Rohstoff, einschließlich Spezifikationsblättern und Sicherheitsdatenblättern.
• Bei einer Lieferantenmischung, etwa einem Duftstoff oder einem Konservierungssystem, die Aufschlüsselung der enthaltenen Komponenten, damit die Sicherheitsbewertung die tatsächlichen Bestandteile prüfen kann statt einer Blackbox.

Wo kleine Marken tatsächlich Punkte verlieren

Die häufigste Lücke ist kein fehlendes Dokument, sondern ein unvollständiges. Ein CPSR, der sich auf "Duftmischung" bezieht, ohne die zugrunde liegenden Komponenten zu nennen, kann von einer Sicherheitsbewertung nicht ordnungsgemäß abgezeichnet werden. Wenn dein Lieferant nur einen proprietären Mischungsnamen angibt, verlange zumindest die gefährlichen Komponenten oder eine Sicherheitserklärung des Lieferanten, die deiner Bewerterin oder deinem Bewerter eine echte Beurteilung ermöglicht.

Die zweithäufigste Lücke besteht darin, die PIF als statisch zu behandeln. Wechselst du den Duftstofflieferanten, fügst ein neues Konservierungsmittel hinzu oder passt den pH-Wert an, ist das eine Formeländerung, und deine Sicherheitsbewertung muss das widerspiegeln. Eine veraltete PIF neben einem aktuell verkauften Produkt ist genau die Art von Widerspruch, die bei einer Inspektion auffällt.

Eine einfache Tabelle zur Vollständigkeitskontrolle

Praktische Reihenfolge der Schritte

1. Lege deine Formel fest und lasse INCI-Namen und CAS-Nummern für jeden Inhaltsstoff bestätigen, auch für alles, was in einer Mischung versteckt ist.
2. Schicke die vollständige Aufschlüsselung an eine Sicherheitsbewertung und lasse den CPSR fertigstellen, bevor du meldest, nicht danach.
3. Stelle die Herstellungszusammenfassung und die Belege für Werbeaussagen zusammen, während die Bewertung läuft, damit nichts liegen bleibt.
4. Melde über SCPN, sobald die Akte vollständig ist, nicht vorher.
5. Halte die PIF aktuell, sobald sich Formel, Lieferant oder Werbeaussagen ändern.

Da sich die Details rund um SCPN in Großbritannien weiterentwickeln und die Durchsetzungspraxis je nach örtlicher Behörde variiert, lohnt es sich, die OPSS-Leitlinien direkt zu prüfen, wenn du zum ersten Mal meldest oder deine letzte Meldung schon länger zurückliegt. Wenn du Inhaltsstoffe über eine Formel hinweg zuordnest und die INCI- und CAS-Seite sauber erledigt haben möchtest, bevor sie bei deiner Sicherheitsbewertung landet, ist das genau der Teil, den Cosmetic Comply dir abnehmen soll.