Comment consigner votre décision de catégorisation AICIS

L'AICIS fonctionne différemment de beaucoup d'autres régimes cosmétiques, et cette différence déroute les gens. Plutôt que de notifier un produit fini, le Australian Industrial Chemicals Introduction Scheme réglemente les ingrédients eux-mêmes comme des produits chimiques industriels, à travers un inventaire et un ensemble de catégories d'introduction. Vous, en tant qu'importateur ou fabricant, déterminez dans quelle catégorie se situe votre introduction en fonction d'éléments comme le fait que le produit chimique figure déjà à l'inventaire, son volume et son profil de risque. C'est une décision auto-évaluée, et elle nécessite une trace documentaire.

Pourquoi le dossier compte plus que la décision elle-même

Beaucoup de fabricants concentrent toute leur énergie à bien faire la catégorisation et traitent le dossier de la façon dont ils y sont arrivés comme un après-coup. C'est à l'envers. Si l'AICIS vous demande un jour de justifier une catégorisation, ce qui vous sauve n'est pas seulement d'être arrivé à la bonne catégorie, c'est de pouvoir démontrer, sur papier, les faits précis et le raisonnement qui vous y ont menés. Une bonne réponse sans dossier à l'appui ressemble, de l'extérieur, à une supposition.

Ce que doit contenir un dossier défendable

Pensez à ceci comme le dossier que vous remettriez à un auditeur sans autre contexte, et il doit tenir seul.

• Identité chimique. Le nom précis de la substance, et si possible son numéro CAS, puisque certaines substances botaniques ou complexes peuvent ne pas en avoir, et cela vaut la peine de le noter explicitement plutôt que de laisser un vide.
• Vérification de l'inventaire. Si le produit chimique figurait déjà à l'inventaire au moment de votre vérification, avec un horodatage, parce que le statut à l'inventaire peut changer et « il était inscrit quand nous avons vérifié » constitue une défense significative.
• Calcul du volume. Comment vous êtes arrivé à votre chiffre de volume d'introduction, incluant l'estimation sous-jacente des ventes ou de la production, puisque la catégorie dépend souvent de seuils de volume.
• Catégorie choisie et pourquoi. Pas seulement « catégorie X » mais les critères précis qui vous y ont menés, en faisant référence aux facteurs de catégorisation réels que vous avez considérés.
• Description de l'usage final. Comment le produit chimique est réellement utilisé dans votre produit, puisque l'usage final peut affecter la catégorisation.
• Date et personne responsable. Qui a pris la décision et quand, pour qu'il soit clair que ce n'a pas été assemblé rétroactivement après qu'un problème ait surgi.
• Documents sources référencés. Certificats d'analyse des fournisseurs, fiches de données de sécurité, ou correspondance antérieure avec l'AICIS qui a éclairé la décision.

Un format de tableau simple qui fonctionne

Champ	Ce qu'il faut consigner
Nom chimique / CAS	Identité complète, noter s'il n'existe aucun numéro CAS
Statut à l'inventaire au moment de la vérification	Inscrit / non inscrit, avec date de vérification
Volume d'introduction estimé	Chiffre et méthode de calcul
Catégorie déterminée	Nom de la catégorie plus les critères précis remplis
Usage final	Application réelle dans votre produit
Documents à l'appui	FDS, certificat d'analyse du fournisseur, correspondance
Décideur et date	Nom et date de création du dossier
Date de révision	Quand vous revérifierez cette catégorisation

Pourquoi la ligne de date de révision compte

La catégorisation n'est pas nécessairement une décision ponctuelle qui reste valide pour toujours. Si votre volume d'introduction augmente significativement, si vous changez de fournisseur, ou si le statut à l'inventaire du produit chimique change, votre catégorisation initiale pourrait ne plus tenir. Intégrer une date de révision, même une vérification annuelle informelle, démontre un modèle de diligence continue plutôt qu'une seule décision prise une fois et jamais revisitée.

Là où les fabricants se font prendre

L'écart le plus courant n'est pas une mauvaise catégorisation, c'est une catégorisation non documentée. Quelqu'un l'a bien déterminée mentalement, ou lors d'un appel téléphonique avec un fournisseur, et ne l'a jamais consignée nulle part où on pourrait la retrouver. Six mois ou deux ans plus tard, quand on la demande réellement, il n'y a rien à montrer. Le deuxième écart le plus courant est de traiter le dossier comme une note d'une ligne (« catégorie 2, faible volume ») sans le raisonnement sous-jacent, ce qui ne tient pas de la même façon qu'un dossier plus complet.

Puisque les critères et les seuils de catégorisation de l'AICIS sont le genre de détail qui peut être mis à jour, confirmez toujours les seuils de volume et les définitions de catégories actuels directement auprès des lignes directrices de l'AICIS avant de finaliser un dossier, plutôt que de vous fier aux chiffres de l'an dernier.

Intégrer cela dans votre flux de travail

Si vous gérez plus de deux ou trois produits, il vaut la peine de traiter ce dossier comme un document vivant par ingrédient plutôt que par produit, puisque le même produit chimique industriel peut apparaître dans plusieurs de vos formulations et vous ne voulez pas refaire le raisonnement de catégorisation à partir de zéro chaque fois. Le travail de cartographie des ingrédients de Cosmetic Comply, qui trace les noms INCI vers les numéros CAS et suit les concentrations, est construit autour d'un principe similaire : bien établir l'identité et la quantité une fois, dans un endroit où on peut les retrouver, et réutiliser ce dossier avec confiance à travers chaque produit qu'il touche. Le soutien à la notification pour l'Australie est sur la feuille de route aux côtés du Canada, qui est en service dès aujourd'hui.

Une décision de catégorisation sans dossier écrit n'est qu'une supposition qui s'est avérée juste, du moins jusqu'à ce que quelqu'un vous demande de le prouver.