C'est le fabricant sous contrat qui l'a fait : à quel nom va le CNF

Cette question revient constamment dès qu'une marque dépasse le stade de tout fabriquer dans sa propre cuisine : si un fabricant sous contrat produit physiquement votre lotion, qui dépose le Formulaire de Notification Cosmétique auprès de Santé Canada, vous ou eux ?

La réponse courte

C'est presque toujours la marque qui vend le produit, et non le fabricant sous contrat, qui est responsable de déposer le CNF. Le système de notification de Santé Canada est construit autour de l'entité qui vend le cosmétique au Canada, et dans un arrangement typique de marque privée, c'est le nom de votre société qui figure sur l'étiquette et votre vitrine, même si quelqu'un d'autre a mélangé le lot.

Le CNF est une notification, pas un certificat de qui a fabriqué quoi. Il enregistre le vendeur, le produit, ses ingrédients par nom INCI avec concentration, et un numéro de notification cosmétique est délivré en retour. La relation de fabrication en coulisses ne change pas quel nom doit figurer sur ce dépôt.

Pourquoi cela surprend les gens

Beaucoup de nouvelles marques présument que, parce que le fabricant sous contrat gère la formulation, la sécurité et la production, la paperasse de conformité est intégrée dans cette relation aussi. Parfois c'est le cas, si vous l'avez négocié dans votre contrat, mais ce n'est pas automatique. Certains fabricants sous contrat proposent effectivement de déposer le CNF au nom d'un client dans le cadre de leur offre de service. D'autres vous remettent une fiche technique et s'attendent à ce que vous gériez entièrement la notification vous-même.

La solution est simple mais facile à négliger : demandez directement, avant votre premier envoi, si votre fabricant sous contrat dépose les CNF pour les clients en marque privée ou si cela vous revient. Obtenez la réponse par écrit, parce que « je supposais qu'ils s'en occuperaient » n'est pas une position confortable quand Santé Canada demande qui a notifié un produit déjà en vente.

Ce dont vous avez besoin du fabricant dans tous les cas

Même si le fabricant propose de déposer pour vous, vous voudrez votre propre copie de l'information derrière le dépôt, parce que c'est votre marque qui y est rattachée. Cela signifie obtenir de sa part :

• La liste complète des ingrédients par nom INCI, avec la concentration ou une plage de concentration pour chacun.
• La confirmation de la façon dont les mélanges fournisseurs ont été décomposés en leurs véritables pourcentages de composants.
• Une référence de numéro CAS pour les actifs, lorsque disponible, afin que vous puissiez vérifier indépendamment que rien de la Liste critique des ingrédients cosmétiques ne s'est glissé dans la formule.

Si le fabricant change la formule plus tard, que ce soit un changement de conservateur ou un changement de parfum, quelqu'un doit déposer une modification. Ne présumez pas que le fabricant vous informera automatiquement qu'une reformulation a eu lieu. Prenez l'habitude de demander à chaque nouvelle commande si quelque chose a changé dans la formule.

Plusieurs marques, une seule formule

Il est courant qu'un même fabricant sous contrat produise la même formule de base pour plusieurs marques privées différentes. Chacune de ces marques a quand même besoin de son propre CNF, parce que chacune est un vendeur distinct qui met le produit sur le marché canadien sous son propre nom, même si la liste INCI est identique dans tous les cas. Il n'existe pas de dépôt partagé qui couvre « cette formule, peu importe qui la vend ».

Si vous dupliquez une formule proche d'une que vous avez déjà notifiée, que ce soit l'un de vos propres produits antérieurs ou une base standard d'un fabricant, c'est exactement le genre de situation de variante mineure où vous ne voulez pas reconstruire un dépôt à partir de zéro à chaque fois.

Cesser ou changer de fabricant

Si vous changez de fabricant sous contrat mais que la formule et la liste d'ingrédients restent réellement les mêmes, vous n'avez probablement pas besoin d'un nouveau CNF, puisque la notification est liée au produit et au vendeur, pas à l'usine. Mais si la version de la formule du nouveau fabricant diffère même légèrement, c'est une modification, et si vous retirez complètement l'ancienne version de la vente, c'est un dépôt de cessation.

Un moyen rapide de garder cela clair : chaque fois qu'une relation de fabrication change, demandez si la formule réelle a changé avec elle. Si oui, c'est une modification. Si vous retirez un produit pour de bon, c'est une cessation. S'il s'agit d'un simple échange d'usine à l'identique avec une formule identique, votre numéro CN existant devrait toujours tenir.

Cosmetic Comply vous permet de dupliquer un dépôt antérieur lorsque vous notifiez une variante mineure, ce qui est utile exactement dans cette situation de marque privée où une formule de base est vendue sous plusieurs noms de marque différents.