Vendre des cosmétiques dans un marché fermier : règles de notification

Vous avez fabriqué quarante pains de savon dans votre cuisine, vous en avez vendu trente à partir d'une table pliante au marché du samedi, et vous vous demandez si toute cette paperasse dont vous entendez parler s'applique vraiment à quelque chose d'aussi petit. Oui, elle s'applique, et la taille de la table ne change rien à cela.

La règle ne diminue pas avec la taille de votre lot

Santé Canada réglemente les cosmétiques en vertu de la Loi sur les aliments et drogues et du Règlement sur les cosmétiques, et l'exigence de notification s'attache à l'acte de vendre un cosmétique au Canada, pas à la taille de l'entreprise qui vend. Il n'existe aucun seuil de volume en dessous duquel une fabricante serait tranquillement exemptée. Si vous êtes une travailleuse autonome qui vend à partir d'une glacière lors d'un marché de fin de semaine, vous êtes une venderesse de cosmétiques aux yeux de la réglementation, tout comme une entreprise disposant d'un entrepôt.

Ce que vous devez déposer, c'est un formulaire de déclaration cosmétique (CNF), soumis par le biais du Système de déclaration des cosmétiques, et il est exigé dans les 10 jours suivant la première vente. Il vaut la peine d'être précis sur ce que c'est réellement: il s'agit d'une notification, pas d'un processus d'approbation préalable à la mise en marché. Personne n'examine et n'approuve votre formule avant que vous soyez autorisée à vendre. Vous informez Santé Canada que le produit existe, de ce qu'il contient, et de qui en est responsable, et en retour vous recevez un numéro de déclaration cosmétique, ou numéro CN.

Cette première vente au marché est l'élément déclencheur. Pas votre première commande de gros, pas le jour où vous créez un site Web. La transaction à la table pliante.

Ce qui change réellement à petite échelle, et ce qui ne change pas

Certaines choses changent bel et bien lorsque vous opérez à petite échelle et localement, et il vaut la peine de les distinguer de ce qui ne change pas.

Ce qui ne change pas :

• L'exigence de dépôt du CNF et son délai de 10 jours
• L'exigence de lister les ingrédients par nom INCI
• Le dépistage par rapport à la Liste critique des ingrédients cosmétiques pour les substances interdites ou restreintes
• L'étiquetage bilingue, c'est-à-dire en anglais et en français, peu importe si vous ne vendez que dans une seule province

Ce qui a souvent l'air différent à petite échelle :

• Vous êtes beaucoup plus susceptible de gérer toute la chaîne vous-même: formulation, étiquetage, dépôt et vente, sans fabricant ou distributeur distinct sur qui s'appuyer
• Votre gamme de produits peut être assez restreinte pour que les modifications de dépôt d'un lot à l'autre soient simples à suivre, puisque vous ne gérez pas des dizaines de UGS
• Vous pouvez apporter des ajustements fréquents et mineurs à vos recettes selon ce que vous avez sous la main, ce qui est exactement la situation où il devient facile d'oublier de déposer une modification

Ce dernier point mérite qu'on s'y attarde. Les vendeuses de marché changent leurs formules plus librement que les grandes marques, souvent pour de bonnes raisons comme la disponibilité des ingrédients, mais chaque changement de formule constitue une nouvelle version du produit du point de vue réglementaire, et il peut nécessiter son propre dépôt de modification.

La question de l'étiquette bilingue

Les nouvelles venderesses sont fréquemment surprises d'apprendre qu'une installation à deux tables dans une ville anglophone doit quand même porter du français sur l'étiquette. L'étiquetage bilingue n'est pas lié à l'endroit où vous vendez physiquement. C'est une exigence d'étiquetage nationale. Un pot de beurre corporel vendu dans un marché d'une province où le français est rarement parlé doit quand même présenter les deux langues selon les règles d'étiquetage.

Ce qui arrive réellement si vous sautez cette étape

La conformité dans un marché fermier n'est habituellement pas appliquée par quelqu'un qui arpente les allées avec un bloc-notes, et c'est exactement pour cette raison qu'il est facile de laisser tomber. Mais cela rattrape de façons précises et prévisibles: une plainte de client qui prend de l'ampleur, un détaillant ou une boutique-cadeaux qui veut vendre votre produit et demande votre numéro CN avant de l'accepter en rayon, ou tout simplement votre propre entreprise qui grandit au point où vous voulez vendre en ligne ou en gros et découvrez que la paperasse aurait dû commencer le premier jour, pas le jour où vous avez pris de l'expansion.

En faire une routine plutôt qu'une course contre la montre

L'approche la plus propre que nous observons chez les petites venderesses qui restent à jour: déposer le CNF dès que la recette est fixée, avant la première fin de semaine de marché, et traiter tout changement de recette comme un déclencheur pour vérifier si une modification est nécessaire. Tenez votre liste d'ingrédients sous forme INCI dès le départ plutôt que de la traduire plus tard à partir de votre fiche de recette, puisque cette étape de traduction est là où la plupart des délais et des erreurs s'infiltrent.

Cosmetic Comply a été conçu précisément pour ce type de fabricante. L'outil prend votre liste d'ingrédients, associe le tout aux noms INCI et aux numéros CAS, effectue un dépistage par rapport aux listes interdites et restreintes, fait vérifier le résultat par une véritable réviseuse, et dépose la notification pour vous, en vous remettant un numéro CN traçable. Dupliquer un dépôt antérieur pour une petite variante, comme un nouveau parfum de la même base de baume à lèvres, ne prend qu'une fraction du temps que ça a pris la première fois.