Quels documents fournisseurs conserver pour un audit cosmétique

Personne ne pense à son système de classement jusqu'à ce que quelqu'un demande un document qu'on n'a pas sous la main. Un audit, qu'il s'agisse d'une inspection réglementaire formelle, d'une vérification de conformité d'un détaillant, ou d'une exigence d'assurance, a tendance à révéler exactement quels registres fournisseurs vous avez réellement conservés par rapport à ceux que vous aviez seulement l'intention de conserver. Être organisé avant ce moment, plutôt que pendant, fait toute la différence entre un après-midi calme et une semaine stressante.

Les documents de base à conserver par ingrédient

Pour chaque matière première ou ingrédient que vous utilisez, un dossier raisonnablement complet comprend :

• Le SDS. Le document en 16 sections décrivant la composition, les dangers et la manutention de la substance. C'est votre source principale pour confirmer le nom INCI et le numéro CAS.
• Le certificat d'analyse (CoA). Une preuve spécifique au lot que le lot précis que vous avez reçu respectait les spécifications déclarées par le fournisseur. Gardez le CoA rattaché au numéro de lot que vous avez réellement utilisé en production, pas simplement un document générique tiré du site web du fournisseur.
• La fiche technique du fournisseur. Elle inclut souvent le nom commercial, le nom INCI, le niveau d'usage typique, et parfois un numéro CAS, utile pour recouper avec le SDS.

Documents au niveau de la formule et du produit

Au-delà des ingrédients individuels, un auditeur peut vouloir voir :

• La formule finie avec les pourcentages. Un registre clair de chaque ingrédient par son nom INCI et sa concentration ou plage de concentration dans le produit fini.
• Votre registre de notification. Pour le Canada, cela signifie votre numéro de Notification cosmétique (CN) et les détails déposés par le biais du Système de notification des cosmétiques, ainsi que toute modification ou cessation déposée au fil des changements du produit.
• Les registres de production par lot. Reliant une production précise aux lots de matières premières utilisés, ce qui rend possible un rappel ou une enquête ciblée sans devoir retirer chaque unité que vous avez jamais fabriquée.
• Les épreuves d'étiquette. Des copies de l'étiquette telle qu'elle a été imprimée, incluant la liste d'ingrédients, le code de lot, et toute allégation faite, afin de pouvoir démontrer ce qui se trouvait réellement sur le produit reçu par un client.

Combien de temps conserver les documents

Il n'existe pas de période de conservation universelle unique qui couvre chaque document sur chaque marché, et c'est véritablement un de ces domaines où vérifier les directives actuelles de votre marché précis compte, puisque les attentes peuvent différer et peuvent changer. Cela dit, une pratique générale sensée que suivent beaucoup de fabricants consiste à conserver la documentation fournisseur et les registres de lots aussi longtemps que le produit est sur le marché, plus une fenêtre raisonnable par la suite, souvent mesurée en années plutôt qu'en mois, pour couvrir la fenêtre réaliste durant laquelle une plainte, un rapport d'événement indésirable, ou un audit de détaillant pourrait remonter jusqu'à un lot précis. Si vous fonctionnez sous des directives de bonnes pratiques de fabrication comme l'ISO 22716, ce cadre s'attend généralement à un système de tenue de dossiers documenté et défendable plutôt qu'improvisé, ce qui constitue une bonne barre à viser même pour une petite entreprise.

Un tableau simple de conservation pour commencer

Pourquoi cela compte au-delà de simplement « réussir » un audit

La vraie valeur de conserver ces registres n'est pas de faire semblant d'être conforme pour un inspecteur. C'est que si quelque chose tourne mal, une réaction de client, un lot qui s'avère hors spécification, une question sur si une substance de la Liste critique a été correctement vérifiée, avoir une piste documentaire claire vous permet de répondre réellement à la question rapidement au lieu de la reconstituer de mémoire ou à partir de courriels épars. Un rappel, si jamais un devient nécessaire, dépend entièrement de la capacité à retracer un lot précis jusqu'à des matières premières précises et en aval jusqu'à des clients ou des points de vente précis.

Pour les fabricants qui gèrent plusieurs références avec des ingrédients qui se chevauchent, garder cela organisé à la main devient vite fastidieux, surtout pour suivre quel CoA appartient à quelle production. Cosmetic Comply garde votre correspondance d'ingrédients, vos données INCI et CAS, et votre historique de dépôt rattachés à chaque produit, et vous permet de dupliquer un dépôt antérieur pour une variante mineure de produit, de sorte qu'au moins le volet notification de votre piste documentaire reste cohérent plutôt qu'éparpillé dans de vieux courriels et dossiers.