Quais Documentos de Fornecedor Guardar Para uma Auditoria Cosmética

Ninguém pensa no próprio sistema de arquivos até alguém pedir um documento que não está à mão. Uma auditoria, seja uma inspeção regulatória formal, uma checagem de conformidade de um varejista, ou uma exigência de seguro, tende a revelar exatamente quais registros de fornecedor você realmente guardou versus quais pretendia guardar. Se organizar antes desse momento, em vez de durante, é a diferença entre uma tarde tranquila e uma semana estressante.

Os documentos centrais que vale a pena guardar por ingrediente

Para cada matéria-prima ou ingrediente que você usa, um arquivo razoavelmente completo inclui:

• Ficha de segurança (SDS). O documento de 16 seções descrevendo a composição, os perigos e o manuseio da substância. Essa é a sua fonte principal para confirmação de nome INCI e número CAS.
• Certificado de Análise (CoA). Prova específica de lote de que a partida específica que você recebeu atendeu às especificações declaradas pelo fornecedor. Mantenha o CoA vinculado ao número de lote realmente usado na produção, não apenas um genérico do site do fornecedor.
• Ficha técnica do fornecedor. Muitas vezes inclui o nome comercial, o nome INCI, o nível de uso típico e, às vezes, um número CAS, útil para checagem cruzada com o SDS.

Documentos em nível de fórmula e produto

Além dos ingredientes individuais, um auditor pode querer ver:

• A fórmula finalizada com porcentagens. Um registro claro de cada ingrediente pelo nome INCI e sua concentração ou faixa de concentração no produto final.
• Seu registro de notificação. Para o Canadá, isso significa o seu número de Cosmetic Notification (CN) e os detalhes registrados através do Cosmetic Notification System, junto com quaisquer alterações ou descontinuações registradas conforme o produto mudou.
• Registros de produção por lote. Ligando uma corrida de fabricação específica aos lotes de matéria-prima usados nela, o que é o que torna possível um recall ou uma investigação direcionada sem precisar retirar cada unidade que você já fabricou.
• Comprovantes de rótulo. Cópias do rótulo real como impresso, incluindo lista de ingredientes, código de lote e quaisquer alegações feitas, para que você possa mostrar o que realmente estava no produto que um cliente recebeu.

Por quanto tempo guardar as coisas

Não existe um único período de retenção universal que cubra todo documento em todo mercado, e essa é genuinamente uma daquelas áreas em que checar a orientação atual do seu mercado específico importa, já que as expectativas podem diferir e podem mudar. Dito isso, uma prática geral sensata que muitos fabricantes seguem é reter a documentação do fornecedor e os registros de lote pelo tempo em que o produto estiver no mercado, mais uma janela razoável depois, muitas vezes medida em anos em vez de meses, para cobrir a janela realista em que uma reclamação, um relatório de evento adverso, ou uma auditoria de varejista poderia remontar a um lote específico. Se você opera sob algo como a orientação de boas práticas de fabricação da ISO 22716, essa estrutura geralmente espera um sistema de registro documentado e defensável, em vez de um improvisado, o que é uma boa régua para se manter mesmo sendo uma operação pequena.

Uma tabela simples de retenção para começar

Por que isso importa além de apenas "passar" em uma auditoria

O valor real de manter esses registros não é encenar conformidade para um inspetor. É que, se algo realmente der errado, uma reação de cliente, um lote que se revela fora de especificação, uma pergunta sobre se uma substância da Hotlist foi devidamente triada, ter um rastro documental limpo permite que você realmente responda à pergunta rapidamente em vez de reconstruí-la de memória ou de e-mails espalhados. Um recall, se algum dia for necessário, depende inteiramente da capacidade de rastrear um lote específico até matérias-primas específicas e adiante até clientes ou pontos de venda específicos.

Para fabricantes que operam vários SKUs com ingredientes sobrepostos, manter isso organizado manualmente fica cansativo rapidamente, especialmente rastrear qual CoA pertence a qual corrida de produção. O Cosmetic Comply mantém o mapeamento de ingredientes, os dados de INCI e CAS, e o histórico de registros anexados a cada produto, e permite duplicar um registro anterior para uma variante menor de produto, então pelo menos o lado da notificação do seu rastro documental permanece consistente em vez de espalhado por e-mails e pastas antigas.