Welche Lieferantendokumente Sie für ein Kosmetik-Audit aufbewahren sollten

Niemand denkt über sein Ablagesystem nach, bis jemand nach einem Dokument fragt, das nicht griffbereit ist. Ein Audit, ob formelle behördliche Inspektion, Compliance-Prüfung eines Einzelhändlers oder Versicherungsanforderung, bringt tendenziell genau zutage, welche Lieferantenunterlagen Sie tatsächlich aufbewahrt haben im Vergleich zu denen, die Sie eigentlich aufbewahren wollten. Sich vor diesem Moment zu organisieren statt währenddessen, macht den Unterschied zwischen einem ruhigen Nachmittag und einer stressigen Woche.

Die zentralen Dokumente, die pro Zutat aufzubewahren sind

Für jeden Rohstoff oder jede Zutat, die Sie verwenden, umfasst eine einigermaßen vollständige Akte:

• Sicherheitsdatenblatt (SDS). Das Dokument mit 16 Abschnitten, das die Zusammensetzung, Gefahren und Handhabung des Stoffes beschreibt. Dies ist Ihre primäre Quelle zur Bestätigung von INCI-Namen und CAS-Nummer.
• Certificate of Analysis (CoA). Chargenspezifischer Beweis, dass die konkret erhaltene Charge den vom Lieferanten angegebenen Spezifikationen entsprach. Bewahren Sie das CoA verknüpft mit der tatsächlich in der Produktion verwendeten Chargen- oder Losnummer auf, nicht nur ein allgemeines von der Lieferanten-Website.
• Lieferanten-Datenblatt. Enthält oft den Handelsnamen, den INCI-Namen, das typische Einsatzniveau und manchmal eine CAS-Nummer, nützlich zum Abgleich mit dem SDS.

Dokumente auf Formel- und Produktebene

Über einzelne Zutaten hinaus möchte ein Auditor möglicherweise sehen:

• Die fertige Formel mit Prozentsätzen. Eine klare Aufzeichnung jeder Zutat nach INCI-Namen und ihrer Konzentration oder ihrem Konzentrationsbereich im Fertigprodukt.
• Ihre Meldeunterlagen. Für Kanada bedeutet das Ihre Cosmetic-Notification-Nummer (CN) und die über das Cosmetic Notification System eingereichten Details, zusammen mit allen Änderungen oder Einstellungsmeldungen, die im Laufe der Produktänderungen eingereicht wurden.
• Chargenproduktionsunterlagen. Verknüpfen einen bestimmten Fertigungslauf mit den darin verwendeten Rohstoffchargen, was einen Rückruf oder eine gezielte Untersuchung ermöglicht, ohne jede jemals hergestellte Einheit einbeziehen zu müssen.
• Etikettennachweise. Kopien des tatsächlich gedruckten Etiketts, einschließlich Zutatenliste, Chargencode und aller getroffenen Aussagen, damit Sie zeigen können, was tatsächlich auf dem Produkt stand, das ein Kunde erhalten hat.

Wie lange Sie Dinge aufbewahren sollten

Es gibt keine einzige universelle Aufbewahrungsfrist, die für jedes Dokument in jedem Markt gilt, und das ist wirklich einer der Bereiche, in denen die Prüfung der aktuellen Leitlinien für Ihren konkreten Markt wichtig ist, da Erwartungen sich unterscheiden und ändern können. Trotzdem ist eine sinnvolle allgemeine Praxis vieler Hersteller, Lieferantendokumentation und Chargenunterlagen so lange aufzubewahren, wie das Produkt auf dem Markt ist, plus ein angemessenes Zeitfenster danach, oft in Jahren statt Monaten gemessen, um das realistische Fenster abzudecken, in dem eine Beschwerde, eine Meldung eines unerwünschten Ereignisses oder ein Einzelhändler-Audit auf eine bestimmte Charge zurückgreifen könnte. Wenn Sie unter einem Rahmenwerk wie den ISO-22716-GMP-Leitlinien arbeiten, erwartet dieses Rahmenwerk im Allgemeinen ein dokumentiertes, verteidigungsfähiges Dokumentationssystem statt eines Ad-hoc-Systems, was ein guter Maßstab ist, selbst wenn Sie ein kleiner Betrieb sind.

Eine einfache Aufbewahrungstabelle zum Einstieg

Warum das über das bloße "Bestehen" eines Audits hinaus wichtig ist

Der eigentliche Wert dieser Unterlagen liegt nicht darin, einem Inspektor Compliance vorzuführen. Er liegt darin, dass Sie, wenn tatsächlich etwas schiefgeht, eine Kundenreaktion, eine Charge, die sich als außerhalb der Spezifikation herausstellt, eine Frage, ob eine Hotlist-Substanz korrekt geprüft wurde, mit einer sauberen Papierspur die Frage tatsächlich schnell beantworten können, statt sie aus dem Gedächtnis oder verstreuten E-Mails zu rekonstruieren. Ein Rückruf, falls jemals nötig, hängt vollständig davon ab, eine bestimmte Charge zu bestimmten Rohstoffen zurückverfolgen und zu bestimmten Kunden oder Verkaufsstellen vorwärts verfolgen zu können.

Für Hersteller mit mehreren SKUs mit überlappenden Zutaten wird die manuelle Organisation schnell mühsam, besonders die Verfolgung, welches CoA zu welchem Produktionslauf gehört. Cosmetic Comply hält Ihre Zutatenzuordnung, INCI- und CAS-Daten sowie Meldehistorie an jedem Produkt hinterlegt und erlaubt es, eine frühere Meldung für eine kleine Produktvariante zu duplizieren, sodass zumindest die Meldeseite Ihrer Papierspur konsistent bleibt, statt über alte E-Mails und Ordner verstreut zu sein.