Quels documents obtenir de votre fabricant sous contrat

Travailler avec un fabricant sous contrat est excellent pour mettre un produit en marché sans construire votre propre laboratoire, et cela crée un casse-tête de conformité précis : c'est votre nom qui figure sur la notification, mais souvent ce n'est pas vous qui avez acheté les matières premières. Si votre fabricant sous contrat vous remet un produit fini et une liste d'ingrédients d'une page, vous n'avez pas ce dont vous avez besoin pour déposer avec précision.

Pourquoi cette responsabilité ne se transfère pas avec la fabrication

Recourir à un fabricant sous contrat change qui mélange votre produit. Cela ne change pas qui est responsable du dépôt du Formulaire de notification cosmétique pour ce produit. Si vous êtes la marque qui vend sous votre propre nom, l'obligation de notification repose sur vous, et Santé Canada n'acceptera pas « mon fabricant s'en occupe » comme substitut à vous d'effectivement déposer, ou de déposer avec précision.

Cela signifie que la qualité des documents que votre fabricant vous remet détermine directement si votre dépôt est exact. Une liste d'ingrédients vague avec des noms commerciaux et des pourcentages arrondis ne suffit pas pour faire correspondre à de véritables noms INCI et déposer une concentration défendable.

La liste de documents à réellement demander

• Une ventilation complète de la formule par nom INCI et pourcentage. Pas une liste d'ingrédients marketing, la véritable fiche de formule interne avec le pourcentage réel de chaque ingrédient, y compris tout ce qui est sous 1 % et qui pourrait autrement se retrouver regroupé dans une ligne « autres ingrédients ».
• Des fiches de données de sécurité pour chaque matière première et mélange utilisé. Une SDS comporte 16 sections, et la section 3 liste la composition, ce qui est souvent l'endroit où se trouve la véritable ventilation des composants d'un mélange, si votre fabricant ne veut pas partager sa fiche de formule exclusive directement.
• Des certificats d'analyse pour les lots, le cas échéant. Ceux-ci confirment ce qui se trouvait réellement dans un lot de production donné, ce qui compte si votre formule présente une variabilité d'un lot à l'autre.
• Une documentation de tout composant de mélange fournisseur. Si votre fabricant utilise un mélange de conservateur ou d'actif exclusif provenant de l'un de ses propres fournisseurs, vous avez besoin des composants et pourcentages de ce mélange, pas seulement du nom commercial du mélange et de son taux d'usage total dans votre produit.
• Une confirmation des pratiques de fabrication. Beaucoup de fabricants sous contrat opèrent sous les directives de bonnes pratiques de fabrication ISO 22716 pour les cosmétiques. Demandez une confirmation de ceci, puisque cela appuie votre propre dossier de justification de l'innocuité.
• Une confirmation écrite de qui est responsable de quoi. Certains fabricants sous contrat offrent de gérer le dépôt de notification dans le cadre de leur service. Si c'est le cas du vôtre, obtenez par écrit exactement ce qu'ils déposent et quand, puisque vous demeurez responsable même s'ils font la paperasse en votre nom.

Un tableau de référence de travail

Quand votre fabricant ne veut pas partager la formule complète

Certains fabricants sous contrat traitent leur formule exacte comme exclusive et ne vous donneront qu'une plage de pourcentage ou une ventilation partielle, protégeant leur propre propriété intellectuelle de formulation. C'est une tension réelle, et il vaut mieux la résoudre avant de signer une entente de fabrication plutôt qu'après que votre premier CNF soit déjà en retard. Un compromis viable : votre fabricant dépose la notification directement en utilisant sa propre connaissance de la formule complète, avec vous qui confirmez en tant que marque responsable, ou il vous fournit une plage de pourcentage suffisamment précise pour que vous puissiez quand même faire une vérification exacte de la Liste critique et des allergènes, même s'il retient certains détails exclusifs.

Ce qui ne fonctionne pas, c'est d'accepter une liste d'ingrédients vague, de déposer des concentrations arrondies ou devinées, et d'espérer que rien ne survienne plus tard. Si une concentration est un jour remise en question, « mon fabricant ne voulait pas me donner le vrai chiffre » n'est pas une défense qui vous aide.

Terminer le dépôt une fois que vous avez la paperasse

Une fois que vous avez réellement une ventilation INCI complète avec des pourcentages réels, que cela vienne directement de votre fabricant ou après quelques échanges, le reste du processus de dépôt est le même que si vous aviez formulé vous-même : faire correspondre chaque ingrédient, décomposer tout mélange, vérifier par rapport à la Liste critique actuelle et aux seuils d'allergènes, et déposer dans les 10 jours suivant la première vente.

Si vous gérez plusieurs produits de marque privée provenant du même fabricant sous contrat ou de fabricants différents, Cosmetic Comply peut prendre quelle que soit la documentation de formule que vous recevez, la faire correspondre à des noms INCI et des numéros CAS, décomposer les mélanges fournisseurs et reporter les pourcentages, puis vérifier le résultat par rapport à la Liste critique, avec un réviseur humain qui le vérifie avant le dépôt. Cela n'amènera pas un fabricant réticent à remettre sa formule exclusive, mais cela garantira qu'une fois que vous avez les chiffres, rien dans le dépôt lui-même ne passe inaperçu.