Fabricando Cosméticos para Outras Marcas: Quem Registra o CNF?

Essa pergunta surge o tempo todo entre fabricantes terceirizados e as marcas para as quais produzem, geralmente bem no momento em que um produto de marca própria está pronto para embarque e ninguém tem certeza de quem deve apertar o botão de enviar a notificação. Vamos resolver isso.

A resposta curta

No Canadá, o Cosmetic Notification Form (CNF) geralmente é registrado por quem está vendendo o produto, ou seja, a parte cujo nome vai ao mercado como responsável por aquele produto no comércio. Muitas vezes esse é o dono da marca, não o fabricante terceirizado, especialmente em um arranjo clássico de marca própria, em que o fabricante produz conforme a especificação, mas o dono da marca controla o rótulo, o marketing e os relacionamentos de varejo.

Mas "geralmente" está fazendo um trabalho de verdade nessa frase, porque a resposta real depende do arranjo de negócios específico, e essa é genuinamente uma das áreas em que o contrato entre as duas partes deveria deixar isso explícito, em vez de deixar por conta de suposições.

Por que isso gera confusão

Alguns motivos pelos quais isso confunde as pessoas:

• O fabricante tem a fórmula. Ele conhece os percentuais exatos dos ingredientes, construiu o produto, e pode parecer natural que também cuide da submissão regulatória, já que possui o detalhe técnico.
• O dono da marca tem o relacionamento de mercado. É ele quem realmente vende para os consumidores canadenses, o nome dele está no rótulo, e é ele quem tem algo a perder se uma submissão estiver faltando ou errada.
• Alguns fabricantes registram em nome dos clientes como um serviço. Isso é comum e perfeitamente viável, mas precisa ser um arranjo explícito, não uma suposição que um lado faz sobre o outro.

O que realmente precisa ser verdade, independentemente de quem clica em enviar

Onde quer que esteja a responsabilidade pela submissão, algumas coisas precisam ser verdadeiras para que a notificação seja válida e útil:

1. O CNF precisa de informações precisas sobre quem está vendendo o produto, já que a submissão existe para identificar quem a Health Canada deve conseguir contatar sobre aquele produto.
2. A lista de ingredientes na submissão precisa corresponder à fórmula real, listada pelo nome INCI com uma concentração ou faixa de concentração, o que significa que quem faz o registro precisa do detalhe real da fórmula, não uma aproximação arredondada.
3. A parte responsável pelas alterações precisa estar clara. Se o dono da marca ajustar uma fragrância ou um sistema conservante mais adiante, alguém precisa assumir a responsabilidade de registrar essa alteração, e isso é muito mais fácil de resolver se já tiver sido tratado no contrato de fabricação desde o início.
4. As descontinuações também precisam de um responsável. Se o produto for retirado do mercado, alguém precisa registrar essa descontinuação, e isso não deveria ser um mistério.

Uma forma prática de resolver isso em uma relação de fabricação terceirizada

Várias marcas, um único fabricante

Se você é um fabricante terceirizado produzindo a mesma fórmula base para vários clientes de marca própria, o produto de cada cliente normalmente é notificado separadamente sob o nome daquele cliente, mesmo que a fórmula subjacente seja idêntica ou quase idêntica entre as marcas. É aqui que duplicar uma submissão anterior para uma variante menor se torna genuinamente útil, já que você não precisa começar o mapeamento e a avaliação de ingredientes do zero toda vez que um novo cliente quer a mesma fórmula base sob o próprio rótulo.

O resumo para o seu próximo contrato

Não deixe isso como uma suposição de nenhum dos lados. Deixe explícito no contrato de fabricação quem é responsável pela notificação inicial, quem cuida das alterações quando a fórmula muda, e quem é responsável pelas submissões de descontinuação se um produto for retirado. É uma conversa de cinco minutos que evita que ambas as partes descubram, geralmente no pior momento possível, que ninguém realmente fez o registro.

Se você é quem cuida das submissões em várias marcas ou variantes de produto, a capacidade da Cosmetic Comply de duplicar uma submissão anterior para uma variante menor pode reduzir bastante o trabalho repetitivo de mapeamento de ingredientes, o que faz muita diferença quando você está rodando a mesma fórmula base em vários relacionamentos de marca própria.