Warum jedes EU-Kosmetikprodukt eine rückverfolgbare Chargennummer braucht

Stellen Sie sich Folgendes vor: Eine Kundin in Lyon bekommt nach der Anwendung einer Körperbutter, die Sie vor drei Monaten hergestellt haben, einen Hautausschlag. Ihre verantwortliche Person fragt, aus welcher Charge das Produkt stammt, welche Lieferanten in diese Charge eingeflossen sind und wie die pH-Werte in jener Woche aussahen. Wenn Ihre einzige Antwort lautet: „Irgendwann im Frühling, glaube ich", haben Sie ein Problem, das ein einfacher Stempel auf dem Tiegel verhindert hätte.

Genau darum geht es bei der Pflicht zur Chargennummer nach der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009. Sie ist keine Dekoration. Sie ist der rote Faden, der eine verkaufte Einheit mit einem bestimmten Herstellungsvorgang verbindet, damit Sie im Ernstfall rückwärts bis zu den Rohstoffen und vorwärts bis zu jedem Kunden zurückverfolgen können, der diese Einheit möglicherweise im Badezimmer stehen hat.

Was der Chargencode tatsächlich leisten muss

Eine Chargennummer (manchmal auch Losnummer genannt) hat genau eine Aufgabe: einen Produktionslauf eindeutig zu identifizieren, damit er mit den Aufzeichnungen in Ihrer Produktinformationsdatei verknüpft werden kann. Sie muss keine geheime Rezeptur verschlüsseln oder besonders eindrucksvoll aussehen. Sie muss:

• Eindeutig für genau diesen Produktionslauf sein und darf nie wiederverwendet werden
• Lesbar auf dem Etikett sein, auch bei kleinen Verpackungen mit wenig Platz
• Verknüpft in Ihren eigenen Aufzeichnungen mit einem Datum, den Rohstoffchargen und der Person sein, die sie hergestellt hat

Wenn Sie den Chargendatensatz zu einem bestimmten Code nicht innerhalb weniger Minuten finden können, erfüllt der Code seinen Zweck nicht, egal wie offiziell er aussieht.

Ein einfaches System für kleine Produktionsmengen aufbauen

Dafür brauchen Sie keine Unternehmenssoftware. Die meisten Seifen- und Hautpflegehersteller nutzen ein Format aus Jahr-Monat-Tag plus laufender Nummer. Eine Charge, die am 14. März 2026 hergestellt wurde, könnte zum Beispiel den Code 260314-01 tragen, wobei die -01 anzeigt, dass es die erste an diesem Tag gegossene Charge war. Wenn Sie an diesem Tag zwei Chargen unterschiedlicher Produkte hergestellt haben, erhält die zweite die Endung -02.

Welches Muster Sie auch wählen, halten Sie es als feste Regel schriftlich fest und bleiben Sie dabei konsequent. Das System selbst muss nicht von einer Behörde genehmigt werden. Wichtig ist nur, dass es konsistent ist und Sie vom Code jederzeit zu Ihren Aufzeichnungen zurückfinden.

Was Ihr Chargenprotokoll enthalten sollte

Führen Sie für jede Chargennummer ein einfaches Protokoll mit:

1. Datum und Uhrzeit der Herstellung
2. Produktname und verwendete Rezepturversion
3. Rohstoffchargennummern für jeden Bestandteil, insbesondere Wirkstoffe und Konservierungsmittel
4. Chargengröße (Gesamtgewicht oder produzierte Stückzahl)
5. Durchgeführte Qualitätskontrollen, etwa pH-Wert-Messung oder Sichtprüfung
6. Wer die Charge hergestellt hat

Dieses Protokoll wird Teil Ihrer Produktinformationsdatei, zusammen mit dem Sicherheitsbericht zum kosmetischen Mittel (Cosmetic Product Safety Report) und der übrigen Dokumentation, die Ihre verantwortliche Person führt. Falls eine Behörde eines Mitgliedstaats jemals danach fragt, sollten Sie sie sauber vorlegen können, statt sie aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.

Wo die Chargennummer auf dem Etikett steht

Der Chargencode gehört auf die Primärverpackung und idealerweise auch auf die Sekundärverpackung, falls Sie Schachteln verwenden. Er kann gedruckt, gestempelt, geprägt oder handschriftlich angebracht werden, solange er über die gesamte Haltbarkeitsdauer des Produkts lesbar bleibt. Gummistempel und handschriftliche Nummerierung sind für Kleinstchargen-Hersteller völlig in Ordnung. Niemand erwartet von einem Heimseifenbetrieb, dass er Codes per Laser in die Verpackung der Seifenstücke ätzt.

Ein praktischer Hinweis: Wenn Sie Seifenstücke aus einer einzigen großen Charge in ein Dutzend Formen gießen, gilt das für die Rückverfolgbarkeit weiterhin als eine Charge, sofern Sie zwischen den Formen nichts neu gemischt oder verändert haben. Wo Leute stolpern, ist wenn sie unverkaufte Reste einer alten Charge in einen neuen Guss mischen und dabei den alten Code weiterverwenden. Das untergräbt den ganzen Zweck. Neues Material bedeutet eine neue Chargennummer.

Chargennummern und Rezepturänderungen

Wenn Sie eine Rezeptur anpassen, auch nur eine kleine Änderung am Duftanteil oder ein Austausch des Konservierungsmittels, handelt es sich um eine neue Rezepturversion. Diese sollte ab sofort eine eigene Chargennummerierung erhalten, die an die aktualisierte Sicherheitsbewertung gekoppelt ist. Ihr CPSR muss die Version widerspiegeln, die tatsächlich verkauft wird. Eine angepasste Rezeptur unter demselben Chargensystem wie das Original zu verkaufen, ohne die zugrunde liegende Sicherheitsakte zu aktualisieren, ist eine der häufigsten Lücken, die Inspektoren finden.

Eine Rückverfolgbarkeitsgewohnheit, die sich unabhängig vom Markt lohnt

Auch außerhalb der EU zahlt sich diese Gewohnheit aus. Health Canada erwartet, dass Sie Änderungen und Einstellungen anhand echter Produktionsdaten nachverfolgen, und die Aufzeichnungspflichten unter MoCRA in den USA gehen in dieselbe Richtung. Egal, in welchem Markt Cosmetic Comply irgendwann aktiv wird, ein sauberes Chargenprotokoll haben Sie dann bereits vorliegen, und es beschleunigt jede Meldung oder Aktualisierung einer Auflistung, weil Sie die Historie nicht unter Zeitdruck rekonstruieren müssen. Aktuell unterstützt Cosmetic Comply kanadische Meldungen, gleicht Ihre Inhaltsstoffe mit INCI-Namen und CAS-Nummern ab und prüft sie gegen die Hotlist. Die Disziplin guter Chargenaufzeichnungen ist jedoch universell und lohnt sich früh aufzubauen, unabhängig davon, in welchem Markt Sie zuerst melden.