Das Analysenzertifikat erklärt für Einkäufer von Rohstoffen

Ein Lieferant schickt Ihnen ein PDF namens Analysenzertifikat (Certificate of Analysis, CoA), und Sie legen es ab, ohne es wirklich zu lesen. Das ist verständlich, die meisten Hersteller machen das so. Aber wenn Sie jemals belegen müssen, dass eine Charge Öl oder Tensid tatsächlich das war, was das Etikett behauptet, ist das CoA das Dokument, das darauf antwortet, und es lohnt sich zu wissen, was Sie da eigentlich in der Hand halten.

Was ein CoA tatsächlich ist

Ein Analysenzertifikat ist ein Laborbericht, der an eine bestimmte Produktionscharge eines Rohstoffs gebunden ist. Es hält fest, welche Tests an dieser Charge durchgeführt wurden und welche Ergebnisse sich dabei ergaben, verglichen mit dem eigenen Akzeptanzbereich des Lieferanten. Es wird vom Hersteller oder einem beauftragten Labor ausgestellt und soll die Charge begleiten, nicht den Inhaltsstoff im Allgemeinen.

Das ist das Detail, das am häufigsten übersehen wird: Ein CoA ist ein Chargendokument. Es sagt etwas über Losnummer 4471 aus, nicht über den Inhaltsstoff als Kategorie für alle Zeit. Bestellen Sie im nächsten Quartal dasselbe Öl erneut, erhalten Sie ein neues CoA für ein neues Los, möglicherweise mit leicht abweichenden Werten innerhalb des akzeptierten Bereichs.

Was üblicherweise darauf steht

• Chargen- oder Losnummer, der Bezeichner, der das Zertifikat mit dem physischen Material verknüpft
• Prüfparameter, die je nach Inhaltsstofftyp variieren, aber häufig Aussehen, Geruch, pH-Wert, spezifisches Gewicht, Brechungsindex, Verseifungszahl (bei Ölen und Fetten), Peroxidzahl oder mikrobielle Keimzahlen umfassen
• Spezifikationsbereich für jeden Parameter, das eigene Akzeptanzfenster des Lieferanten
• Ergebnis, der tatsächlich gemessene Wert für diese Charge
• Erklärung zu Bestehen/Nichtbestehen oder Konformität
• Herstellungs- und/oder Prüfdatum, häufig auch ein Verfalls- oder Nachprüfungsdatum

CoA vs. SDS vs. Spezifikationsblatt

Diese drei Dokumente werden ständig verwechselt, dabei erfüllen sie unterschiedliche Zwecke:

Keines dieser drei Dokumente ersetzt die anderen. Ein SDS sagt Ihnen, wie Sie ein Material sicher lagern und handhaben. Ein Spezifikationsblatt sagt Ihnen, was der Inhaltsstoff im Allgemeinen ist. Ein CoA sagt Ihnen, dass diese konkrete Lieferung dem entsprach, was versprochen wurde.

Warum das nicht nur für die Qualitätskontrolle wichtig ist, sondern auch für Compliance

Wenn Sie eine kosmetische Meldung einreichen, sei es Kanadas CNF oder das Äquivalent eines anderen Marktes, deklarieren Sie Inhaltsstoffe nach INCI-Bezeichnung und Konzentration. Das CoA fließt nicht direkt in diese Meldung ein, ist aber Teil der Nachweiskette, die Ihre Angaben stützt. Wenn ein Regulator oder ein Kunde jemals fragt, „woher wissen Sie, dass dieser Inhaltsstoff das ist, was Sie behaupten", lautet Ihre Antwort: Lieferantendokumentation, einschließlich des CoA für die verwendete Charge, plus Ihre eigenen Formulierungsunterlagen.

Organisieren Sie CoAs nach Charge und verknüpfen Sie sie mit den Fertigproduktchargen, in denen sie verwendet wurden. Wenn Sie jemals eine Reklamation oder einen Rückruf bis zu einem bestimmten Inhaltsstoff-Los zurückverfolgen müssen, ist genau diese Aufzeichnung es, die das in einem Nachmittag statt in einer Woche möglich macht.

Die Zahlen lesen, ohne ein Chemiestudium zu haben

Sie müssen nicht jeden Parameter selbst interpretieren. Was Sie prüfen sollten:

1. Stimmt die Chargennummer auf dem CoA mit der tatsächlich erhaltenen Charge überein? Lieferanten schicken gelegentlich das falsche Zertifikat.
2. Liegen die Ergebnisse innerhalb des angegebenen Spezifikationsbereichs, und nicht nur einfach vor?
3. Gibt es ein Nachprüfungs- oder Verfallsdatum, und wird Ihr Lagerbestand davor umgeschlagen?
4. Bewegt sich bei einem bekanntermaßen sicherheitsrelevanten Parameter (etwa der Peroxidzahl bei ranzigkeitsanfälligen Ölen) der Wert über mehrere Chargen hinweg in eine Richtung, die Sie im Auge behalten sollten?

Wo CoAs an ihre Grenzen stoßen

Ein CoA kann Ihnen nicht sagen, ob ein Inhaltsstoff in der geplanten Konzentration legal verwendet werden darf, ob er auf der Beschränkungsliste eines Marktes steht oder ob er ein deklarationspflichtiges Allergen ist. Diese Arbeit ist eine andere und erfolgt anhand der INCI-Bezeichnung und der CAS-Nummer, nicht anhand des CoA. Genau auf dieses Zuordnungsproblem konzentriert sich Cosmetic Comply: Ihre Inhaltsstoffliste, einschließlich Lieferantenmischungen, wird genommen, und INCI und CAS jeder Komponente werden gegen die aktuellen verbotenen und beschränkten Listen des Marktes geprüft, für den Sie melden, wobei ein Compliance-Prüfer das Ergebnis kontrolliert, bevor irgendetwas eingereicht wird. Das CoA belegt die Charge. Die INCI- und CAS-Zuordnung belegt, dass Sie den Stoff überhaupt verwenden dürfen, und das sind zwei unterschiedliche Aufgaben, die beide in Ihre Unterlagen gehören.