Amazon Canada will Ihre CNF-Angaben, bevor Sie listen

Eine Verkäuferin schrieb uns letzten Monat, nachdem Amazon ihr Lippenbalsam-Listing mitten im Launch gesperrt hatte, drei Tage nachdem es live gegangen war und sich zu verkaufen begann. Amazons Nachricht verlangte "behördliche Unterlagen, die die Einhaltung der Kosmetikanforderungen von Health Canada bestätigen". Sie hatte nichts davon vorbereitet, weil sie nicht wusste, dass es als eigenständiges Dokument neben ihrem Zutatenetikett überhaupt existiert.

Dieses Dokument ist Ihre eingereichte Cosmetic Notification Form (CNF), genauer gesagt der Nachweis, dass Sie eine eingereicht haben. Amazon Canada hat die Zugangskontrollen für Beauty- und Körperpflegekategorien verschärft, und Kosmetik steht dabei genau im Visier, weil sie sich leicht verkaufen, aber auch leicht falsch machen lässt.

Was Amazon tatsächlich prüft

Amazon überprüft nicht Ihre Formel. Amazon gleicht Ihre INCI-Liste nicht mit der Cosmetic Ingredient Hotlist ab und liest Ihr Sicherheitsdatenblatt (SDS) nicht Zeile für Zeile. Was Amazon will, ist ein Nachweis, dass Sie das getan haben, was Health Canada verlangt, nämlich die Notifizierung. In der Praxis bedeutet das:

• Ihre Cosmetic-Notification-Nummer (CN-Nummer), die nach der Einreichung über das Cosmetic Notification System vergeben wird.
• Manchmal einen Screenshot oder ein PDF der Bestätigung aus diesem System.
• Gelegentlich eine Anfrage nach dem Nachweis Ihres zweisprachigen Etiketts, da dies eine separate, aber verwandte Anforderung ist.

Wenn Sie keine CN-Nummer vorlegen können, behandelt Amazons Prüfteam das Listing als unverifiziert und entfernt es, oder verhindert von vornherein, dass es live geht. Das trifft kleinere Verkäufer und Eigenmarken häufiger als etablierte Hersteller, vermutlich weil Amazons Erkennungslogik Kontoalter und Kategorienhistorie mit einbezieht.

Die Notifizierung selbst, kurz erklärt

Das Einreichen einer CNF ist keine Zulassung vor Markteintritt. Health Canada prüft Ihre Formel nicht, bevor Sie sie verkaufen. Es handelt sich um eine Meldung, das heißt, Sie teilen der Regierung mit, was Sie verkaufen und was darin enthalten ist, und Sie müssen das innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf in Kanada tun. Sie listen jede Zutat mit ihrem INCI-Namen sowie einer Konzentration oder einem Konzentrationsbereich auf, und das System gleicht dies mit bekannten eingeschränkten und verbotenen Substanzen ab.

Nach der Einreichung erhalten Sie eine CN-Nummer zurück. Diese Nummer ist Ihr Nachweis der Meldung. Bewahren Sie die Bestätigungs-E-Mail auf oder exportieren Sie den Datensatz, denn Sie werden ihn griffbereit brauchen, sobald ein Marktplatz, ein Händler oder ein Zollbeamter danach fragt.

Wo Verkäufer typischerweise ins Straucheln geraten

Bei Sperrungen auf Amazon.ca tauchen ein paar Muster immer wieder auf:

1. Verkauf vor der Meldung. Das 10-Tage-Fenster beginnt mit dem ersten Verkauf, nicht mit dem ersten Amazon-Listing. Wenn Sie listen, bevor Sie gemeldet haben, laufen Sie bereits innerhalb dieser Frist, und Amazons eigene Prüfung kann schneller sein als Sie.
2. Meldung unter dem falschen Rechtsträgernamen. Wenn Ihre CNF unter einem Privatnamen eingereicht wurde und Ihr Amazon-Verkäuferkonto auf eine LLC oder eine nummerierte Gesellschaft läuft, kann diese Abweichung eine manuelle Prüfung auslösen, die Wochen dauern kann, bis sie geklärt ist.
3. Keine Änderungsmeldung nach einer Formelanpassung. Wenn Sie Ihren Lippenbalsam umformuliert haben, um ein Konservierungsmittel auszutauschen, und Amazons Team zufällig eine alte Zutatenliste mit Ihrem aktuellen Etikett vergleicht, wirkt diese Lücke wie ein Verstoß, selbst wenn Ihre ursprüngliche CN-Nummer völlig korrekt war.
4. Die Annahme, die Compliance eines Lieferanten decke Sie ab. Wenn Sie ein Produkt unter Eigenmarke vertreiben, das ein Hersteller bereits verkauft, muss die CNF von demjenigen eingereicht werden, der das Produkt zum ersten Mal in Kanada in den Verkauf bringt. Je nach Vereinbarung sind das oft Sie, nicht der Hersteller.

Eine praktische Reihenfolge der Schritte

Für alle, die ein neues Listing aufbauen, statt ein gesperrtes zu retten, vermeidet diese Reihenfolge die meisten Reibungspunkte:

1. Finalisieren Sie Ihre Formel und ordnen Sie jeder Zutat ihren INCI-Namen zu.
2. Reichen Sie Ihre CNF vor Ihrem ersten Verkauf in Kanada ein, nicht erst, nachdem Ihr Listing live gegangen ist.
3. Speichern Sie die CN-Nummer und die Bestätigung an einem auffindbaren Ort, nicht irgendwo in einem Posteingang vergraben.
4. Stellen Sie sicher, dass Ihr Etikett zweisprachig ist, Englisch und Französisch, denn das ist eine separate Prüfung, die manche Marktplätze zusätzlich zur Meldung durchführen.
5. Listen Sie auf Amazon und halten Sie die CN-Dokumentation griffbereit, falls eine Prüfanfrage kommt.

Wenn Sie später umformulieren, reichen Sie eine Änderungsmeldung ein. Wenn Sie ein Produkt einstellen, melden Sie auch das. Amazon fragt nicht direkt danach, aber eine veraltete Meldung, die nicht mehr mit Ihrer Zutatenliste übereinstimmt, ist genau die Art von Sache, die bei einer Compliance-Prüfung ans Licht kommt.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie stehen

Manche Verkäufer merken erst, dass sie eine CNF hätten einreichen müssen, nachdem Amazon sie markiert hat, und in diesem Moment zählt eine korrekte Meldung mehr als eine schnelle. Cosmetic Comply wurde genau für solche Situationen entwickelt: Sie geben Ihre Produkt- und Zutatenliste ein, das System ordnet jeder Zutat den richtigen INCI-Namen und die CAS-Nummer zu, entfaltet Lieferantenmischungen in ihre echten Bestandteile, gleicht sie mit einem Konfidenzwert gegen die Hotlist ab und lässt einen echten Compliance-Prüfer das Ergebnis kontrollieren, bevor es eingereicht wird und Ihre CN-Nummer zurückkommt. Es soll ein selbstbedienbarer, erschwinglicher Weg für Hersteller sein, die keinen Regulierungsberater auf Abruf haben, was auf die meisten kleinen Kosmetikverkäufer auf Amazon zutrifft.

Anforderungen auf Marktplatzebene können sich kurzfristig ändern. Wenn also etwas in Amazons Verkäuferrichtlinien anders aussieht als hier beschrieben, lohnt es sich, die aktuellen Seller-Central-Richtlinien direkt zu prüfen, zusammen mit Health Canadas eigenen CNF-Anweisungen.