Amazon Canada veut vos détails de CNF avant de vous laisser publier

Une vendeuse nous a écrit le mois dernier après qu'Amazon a suspendu sa fiche de baume à lèvres en plein lancement, trois jours après sa mise en ligne, alors qu'elle commençait tout juste à se vendre. Le message d'Amazon demandait une « documentation réglementaire confirmant la conformité aux exigences cosmétiques de Santé Canada ». Elle n'avait rien de tel sous la main, parce qu'elle ignorait que ça existait comme document distinct de son étiquette d'ingrédients.

Ce document, c'est votre dépôt de Formulaire de notification cosmétique (CNF), ou plus précisément la preuve que vous en avez déposé un. Amazon Canada resserre son contrôle sur les catégories beauté et soins personnels, et les cosmétiques sont en plein dans la mire parce qu'ils sont faciles à vendre et faciles à mal faire.

Ce qu'Amazon vérifie réellement

Amazon ne vérifie pas votre formule. La plateforme ne compare pas votre liste INCI à la Liste critique des ingrédients cosmétiques, et elle ne lit pas votre fiche de données de sécurité ligne par ligne. Ce qu'elle veut, c'est une preuve que vous avez fait ce que Santé Canada exige, soit la notification. En pratique, ça veut dire :

• Votre numéro de notification cosmétique (CN), émis après le dépôt via le Système de notification cosmétique.
• Parfois une capture d'écran ou un PDF de la confirmation de ce système.
• Occasionnellement, une demande de preuve d'étiquette bilingue, puisque c'est une exigence distincte mais liée.

Si vous ne pouvez pas produire de numéro CN, l'équipe de révision d'Amazon traite la fiche comme non vérifiée et la retire, ou bloque sa mise en ligne. Ça arrive plus souvent aux petits vendeurs et aux marques de marque privée qu'aux fabricants établis, probablement parce que la logique de détection d'Amazon tient compte de l'ancienneté du compte et de l'historique dans la catégorie.

La notification elle-même, en bref

Déposer un CNF, ce n'est pas une approbation avant mise en marché. Santé Canada ne révise pas votre formule avant que vous la vendiez. C'est une notification, c'est-à-dire que vous informez le gouvernement de ce que vous vendez et de ce qu'il contient, et vous devez le faire dans les 10 jours suivant la première vente au Canada. Vous listez chaque ingrédient par son nom INCI avec une concentration ou une plage de concentration, et le système vérifie ça contre les substances restreintes et interdites connues.

Une fois soumis, vous recevez un numéro CN. Ce numéro est votre preuve de dépôt. Conservez le courriel de confirmation ou exportez le dossier, parce que vous en aurez besoin chaque fois qu'une marketplace, un détaillant ou un agent des douanes vous le demandera.

Où les vendeurs se font prendre

Quelques schémas reviennent sans cesse dans les suspensions sur Amazon.ca :

1. Vendre avant de déposer. La fenêtre de 10 jours commence à la première vente, pas à la première fiche Amazon. Si vous publiez avant de déposer, vous êtes déjà dans ce compte à rebours, et la révision d'Amazon peut aller plus vite que vous.
2. Déposer sous le mauvais nom d'entité légale. Si votre CNF a été déposé sous un nom personnel et que votre compte vendeur Amazon est sous une société ou une compagnie à numéro, l'écart peut déclencher une révision manuelle qui prend des semaines à régler.
3. Aucune modification après un ajustement de formule. Si vous avez reformulé votre baume à lèvres pour changer un conservateur, et que l'équipe d'Amazon compare une ancienne liste d'ingrédients à votre étiquette actuelle, cet écart ressemble à une non-conformité même si votre numéro CN d'origine était légitime.
4. Présumer que la conformité d'un fournisseur vous couvre. Si vous faites de la marque privée sur un produit qu'un fabricant vend déjà, le CNF doit être déposé par celui qui met le produit en première vente au Canada. C'est souvent vous, pas eux, selon l'entente.

Un ordre d'opérations pratique

Pour quiconque construit une nouvelle fiche plutôt que d'éteindre un feu sur une fiche suspendue, cette séquence évite la plupart des frictions :

1. Finalisez votre formule et faites correspondre chaque ingrédient à son nom INCI.
2. Déposez votre CNF avant votre première vente au Canada, pas après la mise en ligne de votre fiche.
3. Conservez le numéro CN et la confirmation quelque part de facilement récupérable, pas enterrés dans une boîte de réception.
4. Confirmez que votre étiquette est bilingue, anglais et français, puisque c'est une vérification distincte que certaines marketplaces font en parallèle de la notification.
5. Publiez sur Amazon, et gardez la documentation du CN à portée de main en cas de demande de révision.

Si vous reformulez plus tard, déposez une modification. Si vous discontinuez un produit, déposez ça aussi. Amazon ne demande pas ces éléments directement, mais un dépôt périmé qui ne correspond plus à votre liste d'ingrédients est exactement le genre de chose qui ressort lors d'un balayage de conformité.

Si vous ne savez pas où vous en êtes

Certains vendeurs découvrent seulement qu'ils devaient déposer un CNF après qu'Amazon les a signalés, et à ce moment-là la priorité est de déposer correctement plutôt que rapidement. Cosmetic Comply a été conçu exactement pour ce genre de situation : vous lui donnez votre produit et votre liste d'ingrédients, il fait correspondre chaque ingrédient à son nom INCI et son numéro CAS appropriés, décompose les mélanges de fournisseurs en leurs vrais composants, fait un dépistage contre la Liste critique avec un score de confiance, et un véritable réviseur de conformité vérifie le résultat avant le dépôt et le retour de votre numéro CN. C'est pensé pour être une voie autonome et abordable pour les fabricants qui n'ont pas de consultant réglementaire sous contrat, ce qui décrit la plupart des petits vendeurs de cosmétiques sur Amazon.

Les exigences au niveau de la marketplace peuvent changer sans grand préavis, alors si quelque chose dans les politiques vendeurs d'Amazon semble différent de ce qui est décrit ici, ça vaut la peine de vérifier directement leurs directives actuelles pour Seller Central, en parallèle des propres instructions de CNF de Santé Canada.