Eine US-Kosmetikmarke, die an kanadische Kunden liefert, und das CNF

Ein in den USA ansässiger Pflegeproduktehersteller meldete sich, nachdem sein Onlineshop begonnen hatte, regelmäßig Bestellungen aus Toronto und Vancouver zu erhalten, und wollte wissen, ob sich dadurch auf der Compliance-Seite etwas ändert. Das tut es, und die Antwort überrascht viele amerikanische Marken, die annehmen, dass ihre MoCRA-Konformität zu Hause sie überall dort absichert, wo ihre Produkte physisch landen.

MoCRA-Konformität reist nicht mit dem Produkt mit

Wenn Sie Ihre Betriebsstätte registriert und Ihre Produkte unter MoCRA bei der FDA gelistet haben, erfüllt das Ihre US-Pflichten. Es hat keine Auswirkung auf die kanadischen Regeln. Health Canada betreibt ein eigenes, separates System, das Cosmetic Notification Form, eingereicht über das Cosmetic Notification System, und erkennt eine US-Registrierung nicht als Ersatz an.

Der Auslöser für die kanadische Meldepflicht ist der Verkauf des Produkts in den kanadischen Markt, nicht der Sitz Ihres Unternehmens oder der Ort der Herstellung. Sobald ein kanadischer Kunde Ihr Produkt kaufen und erhalten kann, haben Sie einen Verkauf nach Kanada getätigt.

Wer genau die Pflicht trägt

Das ist der Teil, der US-Marken überrascht. Health Canadas Meldepflicht knüpft in der Regel an denjenigen an, der das Kosmetikprodukt in Kanada verkauft, was in einem direkten E-Commerce-Szenario typischerweise Sie sind, die Marke, auch wenn Sie ein US-Unternehmen ohne kanadisches Büro sind. Es gibt keinen kanadischen Zwischenhändler, der diese Verantwortung übernimmt, nur weil der Verkauf online über eine Grenze hinweg stattfand. Wenn Sie diejenigen sind, die die Bestellung entgegennehmen und das Produkt an eine kanadische Adresse versenden, sind Sie diejenigen, die die Meldung vorliegen haben müssen.

Die Meldung muss innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf in diesen Markt erfolgen, genau wie bei einer inländischen kanadischen Marke. "Erster Verkauf" bedeutet hier speziell Ihren ersten Verkauf nach Kanada, der durchaus deutlich nach Ihrem ursprünglichen US-Launch-Datum liegen kann, wenn kanadische Bestellungen erst später allmählich eintrafen.

Was tatsächlich geschehen muss

1. Bestätigen Sie, dass Ihre Zutatenliste INCI-korrekt ist. US-Etiketten verwenden manchmal Namenskonventionen oder Handelsnamen für Zutaten, die sich nicht sauber auf das übertragen lassen, was Kanada erwartet. Das ist ein guter Moment, um jede Zutat gegen ihren tatsächlichen INCI-Namen zu prüfen und zu bestätigen, dass Konzentrationen oder Bereiche dokumentiert sind.
2. Prüfen Sie gegen die Cosmetic Ingredient Hotlist. Eine Zutat, die nach FDA-Regeln völlig in Ordnung ist, ist nicht automatisch auch nach der Hotlist in Ordnung. Die beiden Listen verbotener und eingeschränkter Substanzen decken sich nicht exakt, sodass eine für den US-Markt freigegebene Formulierung dennoch eine eigene Prüfung gegen Kanadas spezifische Liste braucht.
3. Reichen Sie das CNF ein und erhalten Sie Ihre CN-Nummer. Sobald die Meldung eingereicht und angenommen ist, erhalten Sie eine Cosmetic-Notification-Nummer, die an diese konkrete Formulierung gebunden ist.
4. Klären Sie Ihr Etikett. Kanadische Etiketten müssen zweisprachig sein, Englisch und Französisch. Ein US-Etikett mit rein englischem Text erfüllt diese Anforderung so nicht, sodass entweder ein zweisprachiges Etikettenredesign oder ein zusätzliches Etikett beziehungsweise ein Aufkleber für Sendungen nach Kanada nötig wird.

Ein Vergleich dessen, was jeder Markt tatsächlich verlangt

Brauchen Sie eine kanadische Adresse oder einen Vertreter?

Das ist wirklich einer jener Details, die Sie direkt bei Health Canada bestätigen oder in deren aktuell veröffentlichten Leitlinien prüfen sollten, da sich spezifische Verfahrensanforderungen für ausländische Melder ändern können und die Details genau dafür wichtig sind, wie Sie die Melderangaben im CNF ausfüllen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre US-Geschäftsadresse allein ein vollständiger und korrekter Eintrag ist, ohne die aktuellen Formularanforderungen zu prüfen.

Die Frage der Größenordnung

Wenn kanadische Verkäufe nur eine Handvoll Bestellungen im Monat über Ihre Website sind, kann sich das nach einem unverhältnismäßigen Papierkram für eine kleine Einnahmequelle anfühlen. Doch die Pflicht ist nicht an Ihr kanadisches Verkaufsvolumen gekoppelt, sie wird durch den ersten Verkauf ausgelöst, egal wie klein. Marken, die weiterhin nach Norden liefern wollen, fahren in der Regel besser damit, früh und korrekt zu melden, als zu hoffen, dass das Volumen unter einer eingebildeten Schwelle bleibt, denn eine solche gibt es nicht.

Cosmetic Complys Kanada-Meldeworkflow ist genau für diese Situation gebaut: Er ordnet die Zutaten eines in den USA formulierten Produkts INCI-Namen zu, prüft sie gegen die Hotlist und reicht das CNF ein, sodass eine US-Marke, die ihren Verkauf nach Kanada ausweitet, ihren Compliance-Prozess nicht für einen zusätzlichen Markt komplett neu aufbauen muss.