Une marque cosmétique américaine qui expédie à des clients canadiens et le CNF

Une fabricante de soins de la peau basée aux États-Unis nous a contactés après que sa boutique en ligne a commencé à recevoir des commandes régulières de Toronto et de Vancouver, voulant savoir si cela changeait quelque chose du côté de la conformité. Cela change effectivement quelque chose, et la réponse surprend beaucoup de marques américaines qui présument que leur conformité MoCRA aux États-Unis les couvre partout où leurs produits se retrouvent physiquement.

La conformité MoCRA ne voyage pas avec le produit

Si vous avez enregistré votre installation et listé vos produits auprès de la FDA sous MoCRA, cela satisfait vos obligations américaines. Cela n'a aucune incidence sur les règles du Canada. Santé Canada opère son propre système distinct, le formulaire de notification cosmétique déposé par le biais du système de notification cosmétique, et il ne reconnaît ni n'accepte l'enregistrement américain comme substitut.

Le déclencheur de l'exigence de notification du Canada est de vendre le produit sur le marché canadien, pas où se trouve le siège social de votre entreprise ou où vous fabriquez. Dès qu'un client canadien peut acheter votre produit et le recevoir, vous avez fait une vente au Canada.

Qui exactement porte l'obligation

C'est la partie qui surprend les marques américaines. L'exigence de notification de Santé Canada s'applique généralement à quiconque vend le cosmétique au Canada, ce qui, dans un scénario de commerce électronique direct, est habituellement vous, la marque, même si vous êtes une entité américaine sans bureau canadien. Il n'y a pas d'intermédiaire canadien qui absorbe cette responsabilité simplement parce que la vente s'est faite en ligne à travers une frontière. Si c'est vous qui prenez la commande et expédiez le produit à une adresse canadienne, c'est vous qui avez besoin de la notification au dossier.

Le dépôt doit se faire dans les 10 jours suivant la première vente sur ce marché, comme pour une marque canadienne domestique. « Première vente » signifie ici votre première vente au Canada spécifiquement, ce qui pourrait être bien après votre date de lancement originale aux États-Unis si les commandes canadiennes ont commencé à arriver plus tard.

Ce qui doit réellement se passer

1. Confirmez que votre liste d'ingrédients est exacte en INCI. Les étiquettes américaines utilisent parfois des conventions de nommage d'ingrédients ou des noms commerciaux qui ne correspondent pas proprement à ce que le Canada attend. C'est un bon moment pour revérifier chaque ingrédient par rapport à son nom INCI réel et confirmer que les concentrations ou plages sont documentées.
2. Filtrez par rapport à la liste critique des ingrédients cosmétiques. Un ingrédient parfaitement acceptable sous les règles de la FDA n'est pas automatiquement acceptable sous la liste critique. Les deux listes de substances interdites et restreintes ne se reflètent pas exactement, donc une formule autorisée pour le marché américain a quand même besoin de sa propre vérification par rapport à la liste précise du Canada.
3. Déposez le CNF et obtenez votre numéro de CN. Une fois déposé et accepté, vous recevrez un numéro de notification cosmétique lié à cette formule précise.
4. Réglez votre étiquette. Les étiquettes canadiennes doivent être bilingues, anglais et français. Une étiquette américaine avec du texte uniquement en anglais ne satisfait pas cette exigence telle quelle, donc soit une refonte d'étiquette bilingue, soit une étiquette ou un autocollant supplémentaire pour les expéditions destinées au Canada devient nécessaire.

Une comparaison de ce que chaque marché exige réellement

Exigence	États-Unis (MoCRA)	Canada (Règlement sur les cosmétiques)
Mécanisme	Enregistrement de l'installation + liste des produits auprès de la FDA	Formulaire de notification cosmétique (CNF)
Approbation préalable à la mise en marché ?	Non	Non, c'est une notification
Partie responsable nommée	Oui, une personne responsable nommée	Effectivement, le notifiant
Nommage des ingrédients	INCI attendu	INCI requis
Liste de substances restreintes	Substances interdites/restreintes propres à la FDA	Liste critique des ingrédients cosmétiques
Langue de l'étiquette	Anglais (typiquement)	Bilingue, anglais et français
Échéance de dépôt	Échéanciers d'enregistrement/de liste sous MoCRA	Dans les 10 jours suivant la première vente

Avez-vous besoin d'une adresse ou d'un représentant canadien ?

C'est réellement l'un de ces détails qui mérite d'être confirmé directement auprès de Santé Canada ou en vérifiant leurs directives publiées actuelles, puisque les exigences procédurales précises concernant les notifiants étrangers peuvent changer et que les détails comptent exactement pour la façon dont vous remplissez les informations de notifiant du CNF. Ne présumez pas que votre seule adresse d'entreprise américaine constitue une entrée complète et correcte sans vérifier les exigences actuelles du formulaire.

La question de l'échelle

Si les ventes canadiennes représentent une poignée de commandes par mois depuis votre site web, cela peut sembler être une quantité disproportionnée de paperasse pour un si petit flux de revenus. Mais l'obligation n'est pas proportionnelle à votre volume de ventes canadiennes, elle est déclenchée par la première vente, aussi petite soit-elle. Les marques qui prévoient continuer à expédier vers le nord ont généralement intérêt à déposer tôt et correctement plutôt que d'espérer que le volume reste sous un seuil imaginaire, parce qu'il n'y en a pas.

Le flux de travail de notification canadienne de Cosmetic Comply est conçu exactement pour cette situation, associant les ingrédients d'un produit formulé aux États-Unis à leurs noms INCI, filtrant par rapport à la liste critique, et déposant le CNF, de sorte qu'une marque américaine qui étend ses ventes au Canada n'a pas à reconstruire son processus de conformité à partir de zéro pour un marché additionnel.