Was die OPSS bei importierter Kosmetik tatsächlich prüft

Ein Produkt in Großbritannien notifiziert zu bekommen, fühlt sich wie die Ziellinie an. Ist es aber nicht. Die Notifizierung über den OPSS Submit Cosmetic Product Notification-Dienst ist das Eintrittsticket, die Durchsetzung ist die fortlaufende Beziehung, die Sie danach mit dem Markt haben, und es lohnt sich zu verstehen, was tatsächlich eine genauere Prüfung auslöst.

Notifizierung versus Durchsetzung, eine kurze Unterscheidung

Seit dem Brexit wird Kosmetik, die in Großbritannien verkauft wird, über den OPSS Submit Cosmetic Product Notification-Dienst (SCPN) notifiziert, nicht über das CPNP der EU. Bei diesem Notifizierungsschritt geht es darum, die Informationen zu Ihrem Produkt aktenkundig zu machen. Die Durchsetzung ist eine separate, fortlaufende Funktion: Das Office for Product Safety and Standards kann bereits am Markt befindliche Produkte untersuchen, auf Beschwerden reagieren und von der für das Produkt in Großbritannien verantwortlichen Person Unterlagen anfordern.

Beides ist wichtig, aber es sind unterschiedliche Momente im Leben eines Produkts, und Herstellerinnen nehmen manchmal an, dass sie nach der Notifizierung fertig sind. Sind sie nicht.

Was typischerweise Aufmerksamkeit erregt

Ein paar Muster bringen ein Produkt tendenziell ins Blickfeld einer Durchsetzungsbehörde:

• Verbraucherbeschwerden, besonders alles, was eine Hautreaktion, Verletzung oder allergische Reaktion betrifft und über Händler, Marktplätze oder direkt an die Behörde gemeldet wird
• Grenz- und Zollmarkierungen, besonders bei importierter Kosmetik, die in größeren Mengen ohne klare Kennzeichnung oder identifizierbare verantwortliche Person ankommt
• Marktplatz-Kontrollen, bei denen Online-Angebote in Stapeln auf fehlende Informationen wie Inhaltsstofflisten, Angaben zur verantwortlichen Person oder unbelegte Werbeaussagen geprüft werden
• Zufällige oder risikobasierte Stichproben, manchmal verknüpft mit einer Produktkategorie, bei der anderswo bereits bekannte Probleme aufgetreten sind (etwa bestimmte hautaufhellende Wirkstoffe oder nicht zugelassene Farbstoffe)

Was bei einer genaueren Prüfung angefordert wird

Wird Ihr Produkt markiert, ist die häufigste Anfrage Ihre Produktinformationsdatei (PIF), das zentrale Dokumentationspaket, das für jedes legal auf dem britischen Markt befindliche Produkt bereits existieren sollte. Rechnen Sie damit, dass Folgendes geprüft wird:

• Eine klare Produktbeschreibung, die mit dem tatsächlich verkauften Produkt übereinstimmt
• Die Sicherheitsbewertung und ihre zugrunde liegende Schlussfolgerung
• Herstellungsinformationen, meist mit Verweis auf Leitlinien guter Herstellungspraxis wie ISO 22716
• Belege für alle auf Verpackung oder in der Werbung gemachten Aussagen (feuchtigkeitsspendend, aufhellend, anti-aging und Ähnliches)
• Kennzeichnungsinformationen, einschließlich vollständiger Inhaltsstoffdeklaration

Eine Anfrage nach der PIF ist nicht automatisch ein Zeichen dafür, dass etwas nicht stimmt. Es ist ein Standardschritt zur Überprüfung, und die Fähigkeit, sie schnell und vollständig vorzulegen, ist selbst Teil des Nachweises der Compliance.

Was passiert, wenn Sie sie nicht vorlegen können

Die konkreten Konsequenzen hängen von der Schwere und Art des festgestellten Problems ab, und die aktuellen Durchsetzungsmechanismen und Sanktionen sollten Sie direkt anhand der OPSS-Leitlinien prüfen, da diese aktualisiert werden können. Allgemein gesagt können Lücken in der Dokumentation, eine unbelegte Werbeaussage oder eine fehlende verantwortliche Person von einer Aufforderung zu Korrekturmaßnahmen bis hin zu Verkaufsbeschränkungen eskalieren, und die Details dieses Eskalationspfads sollten Sie anhand der aktuellen veröffentlichten OPSS-Leitlinien bestätigen, statt sie anzunehmen.

Praktische Schritte, um vorbereitet zu bleiben

1. Halten Sie Ihre PIF aktuell, nicht nur abgelegt. Jede Formelanpassung, neue Werbeaussage oder Verpackungsaktualisierung sollte darin abgebildet werden, nicht erst später nachgeholt.
2. Wissen Sie, wer Ihre verantwortliche Person in Großbritannien ist, und stellen Sie sicher, dass sie schnell erreichbar ist. Eine verantwortliche Person, die langsam auf eine Anfrage reagiert, lässt eine Routineprüfung schlimmer aussehen, als sie ist.
3. Gleichen Sie Ihre Werbeaussagen mit Ihrer Belegakte ab. Wenn auf Ihrem Etikett irgendetwas als „klinisch erwiesen" steht, stellen Sie sicher, dass diese Dokumentation existiert und der PIF beiliegt, statt in einem alten E-Mail-Verlauf zu verstauben.
4. Überprüfen Sie Ihre Inhaltsstoffdeklaration auf Genauigkeit, besonders die INCI-Benennung, da eine Abweichung zwischen dem, was auf dem Etikett steht, und dem, was tatsächlich in der Formel ist, eines der offensichtlicheren Dinge ist, die ein Prüfer kontrolliert.

Das größere Bild

Die Durchsetzung ist nicht darauf ausgelegt, kleine Herstellerinnen bei einem ehrlichen Dokumentationsfehler zu erwischen und mit der härtesten möglichen Konsequenz zu belegen, sie ist darauf ausgelegt, unsichere oder falsch dargestellte Produkte aus den Regalen zu halten. Marken, die ihre PIF als lebendige Akte behandeln und nicht als einmalige Compliance-Übung, haben es tendenziell deutlich leichter, sollte die OPSS jemals anklopfen.

Wenn Sie neben anderen Märkten auch in Großbritannien notifizieren, hilft es, Ihre Aufzeichnungen zu Inhaltsstoffen, INCI-Namen, CAS-Nummern und Konzentrationen in einem einheitlichen Format zu führen, statt sie für jeden Markt neu zu erstellen. Cosmetic Comply übernimmt derzeit genau diese Art des Abgleichs und der Prüfung von Inhaltsstoffen für kanadische Einreichungen, weitere Märkte sind geplant, und genau diese Disziplin bei sauberer, sofort vorlegbarer Dokumentation ist es, wonach die britische Durchsetzungsprüfung sucht.