Ce que l'OPSS vérifie réellement sur les cosmétiques importés

Faire notifier un produit au Royaume-Uni donne l'impression d'être la ligne d'arrivée. Ce n'est pas le cas. La notification via le service OPSS Submit Cosmetic Product Notification est le billet d'entrée, l'application de la loi est la relation continue que vous entretenez avec le marché par la suite, et il vaut la peine de comprendre ce qui déclenche réellement un examen approfondi.

Notification et application de la loi, une distinction rapide

Depuis le Brexit, les cosmétiques vendus en Grande-Bretagne sont notifiés via le service OPSS Submit Cosmetic Product Notification (SCPN) plutôt que le CPNP de l'UE. Cette étape de notification consiste à faire enregistrer l'information de votre produit. L'application de la loi est une fonction distincte et continue : le bureau pour la sécurité et les normes des produits (Office for Product Safety and Standards) peut enquêter sur des produits déjà sur le marché, répondre à des plaintes, et demander de la documentation à la personne responsable du produit au Royaume-Uni.

Les deux comptent, mais ce sont des moments différents dans la vie d'un produit, et les fabricants présument parfois qu'une fois notifiés, ils ont terminé. Ce n'est pas le cas.

Ce qui attire habituellement l'attention

Quelques schémas ont tendance à amener un produit dans le champ de vision d'une autorité chargée de l'application de la loi :

• Les plaintes de consommateurs, particulièrement tout ce qui implique une réaction cutanée, une blessure ou une réponse allergique signalée par des détaillants, des places de marché, ou directement à l'autorité
• Les signalements aux frontières et à la douane, en particulier pour les cosmétiques importés arrivant en volume sans étiquetage clair ou sans personne responsable identifiable
• Les balayages de places de marché, où les annonces en ligne sont vérifiées par lots pour des informations manquantes comme les listes d'ingrédients, les détails de la personne responsable, ou des allégations non étayées
• L'échantillonnage aléatoire ou basé sur le risque, parfois lié à une catégorie de produits ayant connu des problèmes connus ailleurs (certains actifs éclaircissants pour la peau ou colorants non autorisés, par exemple)

Ce qui est demandé lorsqu'un examen a lieu

Si votre produit est signalé, la demande la plus courante est votre dossier d'information sur le produit (PIF), le dossier maître de documentation qui devrait déjà exister pour tout produit légalement présent sur le marché britannique. Attendez-vous à ce qu'il soit vérifié pour :

• Une description claire du produit correspondant à ce qui est réellement vendu
• L'évaluation de sécurité et sa conclusion sous-jacente
• L'information de fabrication, faisant habituellement référence à des lignes directrices de bonnes pratiques de fabrication comme la norme ISO 22716
• La justification de toute allégation faite sur l'emballage ou le marketing (hydratant, éclaircissant, anti-âge, et autres semblables)
• L'information d'étiquetage, y compris la déclaration complète des ingrédients

Une demande de PIF n'est pas automatiquement un signe que quelque chose ne va pas. C'est une étape de vérification standard, et pouvoir le produire rapidement et complètement fait partie en soi de la démonstration de conformité.

Ce qui se passe si vous ne pouvez pas le produire

Les conséquences précises dépendent de la gravité et de la nature du problème constaté, et les mécanismes d'application et les pénalités actuels sont des éléments que vous devriez vérifier directement auprès des lignes directrices de l'OPSS, puisqu'ils peuvent être mis à jour. En termes généraux, des lacunes dans la documentation, une allégation non étayée, ou une personne responsable manquante peuvent faire escalader la situation d'une demande de mesure corrective jusqu'à des restrictions de vente, et les détails de ce parcours d'escalade valent la peine d'être confirmés auprès des lignes directrices actuelles publiées par l'OPSS plutôt que présumés.

Étapes pratiques pour rester prêt

1. Gardez votre PIF à jour, pas seulement classé. Chaque ajustement de formule, nouvelle allégation ou mise à jour d'emballage devrait s'y refléter, et non être laissé pour plus tard.
2. Sachez qui est votre personne responsable au Royaume-Uni et assurez-vous qu'elle peut être jointe rapidement. Une personne responsable lente à répondre à une demande fait paraître une vérification de routine pire qu'elle ne l'est.
3. Faites correspondre vos allégations marketing à votre dossier de justification. Si votre étiquette indique « cliniquement prouvé » quoi que ce soit, assurez-vous que cette documentation existe et est jointe au PIF, pas enfouie dans un vieux fil de courriels.
4. Vérifiez l'exactitude de votre déclaration d'ingrédients, particulièrement la nomenclature INCI, puisqu'une divergence entre ce qui figure sur l'étiquette et ce qui est réellement dans la formule est l'une des choses les plus évidentes qu'un examinateur vérifie.

La vue d'ensemble

L'application de la loi n'est pas conçue pour surprendre de petits fabricants faisant une erreur documentaire honnête et leur infliger la conséquence la plus sévère possible, elle est conçue pour garder les produits dangereux ou mal représentés hors des tablettes. Les marques qui traitent leur PIF comme un document vivant, et non comme un exercice de conformité ponctuel, ont tendance à avoir une expérience beaucoup plus facile si l'OPSS vient un jour frapper à leur porte.

Si vous notifiez au Royaume-Uni en parallèle d'autres marchés, il est utile de garder vos registres d'ingrédients, noms INCI, numéros CAS et concentrations, organisés dans un format cohérent plutôt que de les recréer par marché. Cosmetic Comply gère actuellement ce genre d'appariement et de vérification d'ingrédients pour les dépôts canadiens, avec d'autres marchés prévus, et cette même discipline autour d'une documentation propre et prête à être produite est exactement ce que recherchent les vérifications d'application de la loi au Royaume-Uni.