Registrierung eines Betriebs, der für andere Marken produziert

Ein Lohnhersteller hat mir letzte Woche eine Frage gemailt, die einfach klingt, bis man sie tatsächlich beantworten muss: "Wir stellen in einem Betrieb Produkte für sechs verschiedene Marken her. Müssen wir uns sechsmal registrieren?"

Nein. Du registrierst den Betrieb einmal. MoCRA interessiert sich für die Registrierung des Betriebs, nicht für jedes einzelne Etikett, das daraus hervorgeht.

Betrieb versus Produkt

MoCRA trennt zwei Dinge, die gerne vermischt werden. Bei der Betriebsregistrierung geht es um den physischen Ort, an dem Herstellung oder Verarbeitung stattfindet. Bei der Produktlistung geht es um jedes einzelne verkaufte kosmetische Produkt, gebunden an eine verantwortliche Person. Ein Lohnhersteller mit einem Werk braucht eine Betriebsregistrierung für dieses Werk, unabhängig davon, wie viele Produkte von Kundenmarken dort durchlaufen.

Bei den Kundenmarken sieht es anders aus. Jede von ihnen muss, als verantwortliche Person für ihr eigenes Produkt, dieses listen lassen. Diese Listung referenziert aber deinen Betrieb, statt deine Registrierung zu duplizieren.

Wo die Verwirrung meist beginnt

Die Verwechslung entsteht, weil beide Verfahren überlappende Angaben abfragen, etwa Adresse und Kontaktdaten, und es sich redundant anfühlt, denselben Betrieb aus zwei verschiedenen Konten heraus referenzieren zu müssen. Es ist nicht redundant, es sind zwei unterschiedliche regulatorische Objekte, die auf denselben physischen Ort verweisen. Stell es dir wie ein Gebäude mit einer Adresse vor, in dem mehrere Mieter jeweils eigene Mietunterlagen einreichen, die auf diese Adresse verweisen.

Praktische Aufschlüsselung:

• Du (der Lohnhersteller): registrierst deinen Betrieb einmal, hältst die Registrierung aktuell und erneuerst sie wie vorgeschrieben.
• Jede Kundenmarke (als verantwortliche Person für ihre eigenen Produkte): listet ihre Produkte und referenziert dabei die Registrierungsinformationen deines Betriebs, statt einen neuen Betriebseintrag anzulegen.
• Du, erneut: musst deinen Kunden tatsächlich korrekte Registrierungsdaten geben, damit sie ihre Listungen korrekt abschließen können. Dieser Schritt wird häufig übersehen, weil es eine Kommunikationsaufgabe ist, keine Einreichungsaufgabe.

Was deine Kunden von dir brauchen

Richte ein einfaches Standardpaket ein, das du jeder Marke aushändigst, die bei dir produzieren lässt:

1. Deine Betriebsregistrierungsnummer.
2. Bestätigung deines Registrierungsstatus, denn erlischt sie, wird das ein Problem für die Listungen deiner Kunden, das sie nicht verursacht haben, aber trotzdem beheben müssen.
3. Alle relevanten Herstellungsdetails, die sie für ihre eigene Produktlistung brauchen, etwa den Produktionsstandort, falls du mehrere Standorte betreibst.
4. Eine klare Kontaktperson für den Fall, dass die eigene Einreichungssoftware der Kunden oder der FDA-Prozess eine Frage stellt, die du besser beantworten kannst als sie.

Eine kurze Übersichtstabelle

Mehrere Standorte, ein Hersteller

Betreibst du mehr als einen Herstellungsstandort, braucht jeder physische Betrieb grundsätzlich eine eigene Registrierung, da MoCRA Standorte verfolgt, nicht Unternehmenseinheiten. Verlagerst du die Produktion eines Kunden von Standort A zu Standort B, ist das ein Punkt, den du unbedingt melden solltest, denn die Produktlistung des Kunden kann auf Betriebsinformationen verweisen, die an den ursprünglichen Standort gebunden sind.

Aktuell halten, nicht nur bei der Anmeldung korrekt

Registrierungen sind keine einmalige Aufgabe, die man einreicht und vergisst. Ändern sich deine Unternehmensdaten oder steht eine Erneuerung der Registrierung an, hat das Auswirkungen auf jede Marke, die auf dich verweist. Ein Lohnhersteller mit abgelaufener Registrierung erzeugt für jeden Kunden, der sich darauf verlässt, Compliance-Kopfschmerzen, und das ist eine unschöne Art zu merken, dass der Erneuerungstermin verpasst wurde.

Die genauen Registrierungsmechanismen und Erneuerungsfristen lohnt es sich, gegen die aktuellen FDA-Leitlinien gegenzuprüfen, da sich Umsetzungsdetails weiterhin festigen. Jonglierst du als Marke Formel- und Inhaltsstoffunterlagen über mehrere Lohnhersteller hinweg, ist Cosmetic Comply darauf ausgelegt, diese Inhaltsstoff- und INCI-Zuordnung auf deiner Seite organisiert zu halten, getrennt von dem, was dein Hersteller auf seiner Seite erledigt.