Registrando uma Instalação Que Fabrica para Outras Marcas

Um fabricante terceirizado me enviou um e-mail semana passada com uma pergunta que parece simples até você realmente tentar respondê-la: "Fabricamos produtos para seis marcas diferentes em uma única instalação. Precisamos registrar seis vezes?"

Não. Você registra a instalação uma única vez. A instalação é o que importa para o registro da MoCRA, não cada rótulo que sai dela.

Instalação versus produto

A MoCRA separa duas coisas que as pessoas tendem a misturar. O registro de instalação diz respeito ao local físico onde ocorre a fabricação ou o processamento. A listagem de produto diz respeito a cada produto cosmético vendido, vinculado a uma pessoa responsável. Um fabricante terceirizado que opera uma única planta precisa de um único registro de instalação para essa planta, independentemente de quantas marcas clientes passam por ela.

As marcas clientes são uma história diferente. Cada uma delas, como pessoa responsável pelo seu próprio produto, precisa listar seu produto. Mas essa listagem referencia a sua instalação em vez de duplicar o seu registro.

Onde a confusão costuma começar

A confusão acontece porque os dois processos pedem informações que se sobrepõem, como endereço e dados de contato, e parece redundante ter que referenciar uma instalação duas vezes a partir de duas contas diferentes. Não é redundante, são dois objetos regulatórios diferentes apontando para o mesmo local físico. Pense em um prédio que tem um único endereço, mas vários inquilinos, cada um preenchendo sua própria papelada de aluguel que referencia esse endereço.

Detalhamento prático:

• Você (o fabricante terceirizado): registra sua instalação uma vez, mantém o registro atualizado e renova conforme exigido.
• Cada marca cliente (a pessoa responsável pelos próprios produtos): lista seus produtos e, ao fazer isso, referencia as informações de registro da sua instalação em vez de criar um novo registro de instalação.
• Você, novamente: precisa fornecer aos seus clientes dados de registro precisos para que eles consigam completar suas listagens corretamente. Essa é a etapa que costuma ser esquecida, porque é uma tarefa de comunicação, não uma tarefa de registro.

O que seus clientes precisam de você

Monte um pacote padrão simples para entregar a cada marca que fabrica com você:

1. O número de registro da sua instalação.
2. Confirmação do status do seu registro, já que, se ele expirar, as listagens que o referenciam se tornam um problema que eles não criaram, mas ainda precisam corrigir.
3. Quaisquer detalhes de fabricação relevantes de que precisem para a própria listagem de produto, como o local de produção, caso você opere várias unidades.
4. Um ponto de contato claro para quando o software de registro deles ou o processo da FDA fizer uma pergunta que você está mais bem posicionado para responder do que eles.

Uma tabela de referência rápida

Várias unidades, um único fabricante

Se você opera mais de uma unidade de fabricação, cada instalação física geralmente precisa do seu próprio registro, já que a MoCRA rastreia locais, não entidades empresariais. Se você transferir a produção de um cliente da Unidade A para a Unidade B, vale a pena avisá-lo dessa mudança, porque a listagem do produto dele pode referenciar informações de instalação vinculadas ao local original.

Mantenha isso atualizado, não apenas correto no cadastro inicial

Registros não são uma tarefa única que você faz e esquece. Se os dados do seu negócio mudarem, ou se o seu registro precisar de renovação, isso tem efeitos em cadeia sobre todas as marcas que referenciam você. Um fabricante terceirizado com registro expirado cria uma dor de cabeça de conformidade para todo cliente que depende dessa referência, o que é uma péssima forma de descobrir que o seu calendário de renovação atrasou.

Vale a pena conferir os detalhes exatos do registro e o prazo de renovação junto às orientações atuais da FDA, já que os detalhes de implementação continuam sendo definidos. Se você é uma marca lidando com registros de fórmula e ingredientes em vários fabricantes terceirizados, a Cosmetic Comply foi feita para manter esse mapeamento de ingredientes e INCI organizado do seu lado, separado do que o seu fabricante cuida do lado dele.