Wie man mehrere Produkte unter einer Betriebsstätte listet

Die Frage taucht genau in dem Moment auf, in dem das zweite oder dritte Produkt eines Herstellers startbereit ist: Muss ich die Betriebsstätte erneut registrieren, oder liste ich nur das neue Produkt? Das ist eine berechtigte Frage, denn MoCRA trennt zwei Dinge, die sich anfühlen, als sollten sie ein einziger Schritt sein, und die Reihenfolge zu vertauschen kostet echte Zeit.

Betriebsregistrierung und Produktlistung sind zwei getrennte Vorgänge

Unter MoCRA, dem Modernization of Cosmetics Regulation Act, registriert sich eine Betriebsstätte, die Kosmetikprodukte herstellt oder verarbeitet, einmalig und erhält eine Betriebsregistrierungsnummer. Die Produktlistung ist ein separater, fortlaufender Vorgang, der an diese Betriebsstättennummer geknüpft ist. Jedes Kosmetikprodukt, das Sie auf den Markt bringen, wird bei der FDA gelistet, mit Verweis auf die Betriebsstätte, in der es hergestellt wird, sowie mit den Angaben zur verantwortlichen Person.

Ein hilfreiches Gedankenmodell: Die Betriebsstättennummer ist die Adresse, und jede Produktlistung ist ein Brief, der an diese Adresse geschickt wird. Sie registrieren die Betriebsstätte nicht für jedes neue Produkt erneut. Sie listen das Produkt und verweisen dabei auf die Betriebsstättennummer, die Sie bereits haben.

Ein Arbeitsablauf für einen wachsenden Katalog

Wenn Sie ein Produkt nach dem anderen starten, lässt sich das von Hand einfach genug nachverfolgen. Es wird schnell unübersichtlich, sobald Sie fünf, zehn oder zwanzig SKUs führen, besonders wenn Sie zusätzlich mit einem Lohnhersteller arbeiten oder über mehr als eine Produktionsstätte hinweg tätig sind. Hier ist ein Arbeitsablauf, der auch beim Wachsen trägt:

1. Bestätigen Sie, dass Ihre Betriebsregistrierungsnummer aktuell ist und zur tatsächlichen Stätte passt, an der jedes Produkt hergestellt wird
2. Führen Sie eine zentrale Tabelle oder Datenbank mit jedem Produkt, seinem Listungsstatus und der Betriebsstättennummer, an die es geknüpft ist
3. Bestätigen Sie vor dem Listen eines neuen Produkts, ob es an einer bereits registrierten Betriebsstätte oder an einer neuen hergestellt wird
4. Nutzen Sie Sammeleinreichungsoptionen, wo das System der FDA sie unterstützt, statt sich wiederholende Felder Produkt für Produkt neu einzugeben
5. Aktualisieren Sie Listungen, wenn sich eine Formel wesentlich ändert, und entfernen Sie Listungen für eingestellte Produkte, statt veraltete Einträge sich ansammeln zu lassen

Wo Hersteller sich verheddern

Die häufigste Verwechslung ist die Annahme, ein neuer Markenname oder eine neue Verpackung zähle als völlig neuer Registrierungsschritt statt als neue Listung unter derselben Betriebsstätte. Das stimmt nicht, solange das Produkt weiterhin an derselben registrierten Stätte hergestellt wird. Die Betriebsstätte jedes Mal erneut zu registrieren, ist unnötige Arbeit.

Die zweite häufige Verwechslung passiert bei der Lohnherstellung. Wenn Sie den Lohnhersteller wechseln oder für eine neue Produktlinie einen zweiten Lohnhersteller hinzunehmen, braucht diese neue Stätte eine eigene Betriebsregistrierung, sofern sie nicht bereits registriert ist, und Ihre neuen Produktlistungen müssen auf die korrekte Betriebsstättennummer verweisen, für den Ort, an dem sie tatsächlich produziert werden. Es passiert leicht, ein Produkt gegen die falsche Betriebsstättennummer zu listen, einfach weil das die Nummer war, die man in einem anderen Tab offen hatte.

Eine schnelle Übersicht, um das auseinanderzuhalten

Kleinunternehmen und Ausnahmen

MoCRA sieht für manche Kleinunternehmen Ausnahmen von den Registrierungs- und Listungspflichten vor, basierend auf im Gesetz festgelegten Kriterien. Wenn Ihr Unternehmen infrage kommen könnte, gehen Sie nicht automatisch von der Ausnahme aus, ohne die aktuellen Kriterien zu prüfen, denn Schwellenwerte und Definitionen sind genau das Detail, das sich lohnt, direkt anhand der aktuellen Leitlinien der FDA zu bestätigen, statt sich auf Zusammenfassungen aus zweiter Hand zu verlassen, besonders wenn Ihr Katalog und Umsatz in Bereiche hineinwachsen, in denen eine Ausnahme möglicherweise nicht mehr greift.

Die Angaben zur verantwortlichen Person konsistent halten

Jede Listung braucht eine namentlich benannte verantwortliche Person, die Stelle, die für den Sicherheitsnachweis und die Dokumentation unerwünschter Ereignisse zu diesem Produkt zuständig ist. Wenn Sie viele Produkte gleichzeitig listen, prüfen Sie doppelt, dass die genannte verantwortliche Person über alle Listungen hinweg konsistent und korrekt identifiziert ist, besonders wenn Sie seit Ihrer ersten Listung die Unternehmensstruktur geändert, einen Mitgründer aufgenommen oder eine formelle Compliance-Kontaktperson benannt haben.

Betriebsstättennummern, Listungen und Angaben zur verantwortlichen Person über einen wachsenden Katalog hinweg auseinanderzuhalten, ist genau die Art von Buchführung, die von einem System profitiert statt vom Gedächtnis. Cosmetic Comply ist in erster Linie für Anmeldungen bei Health Canada gebaut, mit US-Listungsunterstützung in Vorbereitung, und die zugrunde liegende Idee überträgt sich unabhängig vom Markt: jedes Produkt gegen die Betriebsstätte und Formel nachverfolgen, zu der es tatsächlich gehört, damit nichts verwaist, während Ihr Katalog wächst.