Vous vendez une base cosmétique en vrac à une autre marque : qui notifie

Une cliente fabricante à façon a passé un après-midi complet convaincue qu'elle devait déposer un CNF pour chaque marque privée à qui elle fournit une base de lotion en vrac. Ce n'est pas le cas, dans la plupart des arrangements qu'elle a réellement, et démêler pourquoi a pris plus de temps que prévu, car la réponse dépend entièrement de qui fait quoi à cette base avant qu'elle n'atteigne une tablette.

L'obligation du CNF suit la première vente au Canada, pas la fabrication

Le Formulaire de notification cosmétique existe pour aviser Santé Canada qu'un cosmétique est vendu au Canada, et l'obligation est généralement liée à celui qui vend le cosmétique fini, exigible dans les 10 jours suivant la première vente. Si vous fabriquez une base en vrac et la remettez à une autre entreprise qui la finit (en ajoutant un parfum, en l'emballant, en la marquant, parfois en ajustant la formule), et que cette deuxième entreprise est celle qui met un produit fini et étiqueté dans le commerce canadien, l'obligation de notification revient habituellement à elle, pas à vous en tant que fournisseur en vrac.

Cela dit, le mot « habituellement » fait un vrai travail dans cette phrase, car l'arrangement réel entre les deux entreprises détermine cela, et il vaut la peine de le préciser explicitement dans votre contrat d'approvisionnement plutôt que de le supposer par défaut.

Où cela devient moins net

Quelques situations brouillent cette ligne et méritent une réponse directe avant de signer une entente d'approvisionnement, pas après :

• Vous vendez un produit fini, prêt à étiqueter, et l'acheteur ne fait qu'apposer sa propre marque. Si votre base est déjà la formule complète avec rien de plus qu'une marque privée appliquée, la ligne entre « fournisseur en vrac » et « l'entreprise qui vend réellement le cosmétique » devient plus mince. Certains arrangements de cette forme placent quand même l'obligation de notification sur la marque qui vend, mais l'information sur la formule sous-jacente doit venir de quelque part, et cette source, c'est vous.
• Vous êtes celui qui exporte ou importe réellement le produit au Canada. Si vous expédiez directement au commerce de détail canadien ou remplissez vous-même des commandes canadiennes sous votre propre opération, même si le nom d'une autre marque figure sur l'étiquette, vous êtes peut-être plus proche du vendeur inscrit qu'un simple fournisseur en amont.
• Plusieurs marques privées, une seule formule de base. Si vous fournissez la même base en vrac à cinq marques différentes qui ajoutent chacune leur propre parfum et emballage, chacun de ces cinq produits finis constitue sans doute un cosmétique distinct aux fins du CNF, et chaque marque doit gérer la notification pour sa propre version finie, même si la formule de base dont elles sont parties est identique.

Ce que le fournisseur en vrac devrait quand même faire, dans tous les cas

Même quand l'obligation de notification revient légalement à votre client, vous n'êtes pas dispensé des bonnes pratiques. Fournissez à vos clients une ventilation INCI complète et exacte de la formule de base, y compris les concentrations ou plages de concentration, pour qu'ils puissent réellement construire un CNF correct. Si vous ne pouvez pas leur dire ce qui se trouve dans votre propre base au niveau INCI et pourcentage, vous leur avez remis un problème de conformité déguisé en matière première.

Il vaut aussi la peine de mettre par écrit, dans votre entente d'approvisionnement, qui est responsable du dépôt du CNF pour le produit fini. Les suppositions verbales du genre « évidemment que tu t'en occuperas » ont une façon de refaire surface comme litiges seulement après que Santé Canada pose une question à laquelle aucune des deux parties n'est préparée à répondre.

Un cadre simple

Ce qu'il faut retenir en pratique

Ne laissez pas « qui dépose le CNF » être une supposition. Mettez-le dans le contrat, et assurez-vous que celui qui finit par déposer dispose d'une ventilation INCI et de concentration exacte à partir de laquelle travailler, pas d'une fiche marketing avec des noms commerciaux dessus.

Si vous êtes la marque qui reçoit une base en vrac et devez transformer la fiche de formule d'un fournisseur en un CNF réellement déposé, cette transition, de la documentation du fournisseur à une notification associée, filtrée et déposée, est exactement l'écart que Cosmetic Comply est conçu pour combler.