Six raisons pour lesquelles une déclaration CPNP est rejetée

Il y a une frustration bien particulière à voir une soumission CPNP renvoyée pour une raison qui n'a rien à voir avec l'innocuité de votre formule. C'est généralement un problème de données, pas un problème de sécurité, et la plupart du temps il s'agit des mêmes erreurs qui se répètent.

1. Le champ Personne responsable ne tient pas la route

En vertu du Règlement (CE) n° 1223/2009, chaque produit déclaré par le portail CPNP a besoin d'une personne responsable établie dans l'UE. Ce n'est pas un champ de pure formalité, c'est un rôle juridique, et le portail (ou une vérification en aval) peut rejeter une soumission où ce rôle n'est pas correctement occupé par une entité véritablement établie dans l'UE. Si vous êtes un fabricant basé hors de l'UE qui tente de déclarer sans une véritable personne responsable établie dans l'UE, c'est la correction structurelle nécessaire avant même que les détails de saisie de données ne comptent.

2. Des noms INCI qui ne correspondent pas à la nomenclature normalisée

C'est la raison de rejet la plus courante liée à la saisie de données sur presque tous les portails réglementaires, pas seulement le CPNP. Écrire « Vitamine E » au lieu du véritable nom INCI, ou utiliser un nom commercial au lieu de la nomenclature normalisée, crée une discordance que le système ne peut pas résoudre. Chaque ingrédient a besoin de son nom INCI correct, le même système normalisé utilisé mondialement, où même quelque chose d'aussi élémentaire que l'eau a une forme précise exigée (Aqua) plutôt que n'importe quel terme utilisé sur une fiche de formule.

3. Des pourcentages qui ne s'additionnent pas correctement

Les formules sont révisées avec le temps. Quelqu'un change un émulsifiant, ajuste une charge de parfum, ou modifie un humectant, et la fiche de pourcentages n'est pas entièrement mise à jour pour correspondre. Si les pourcentages d'ingrédients de votre déclaration ne s'additionnent pas logiquement, ou ne correspondent pas à la formule documentée dans votre dossier d'information produit, cette incohérence entre ce qui est déclaré et ce qui se trouve réellement dans le produit est exactement le genre d'écart qu'une étape de révision est conçue pour détecter, et cela bloque le processus le temps de résoudre le problème.

4. Rapport sur la sécurité du produit cosmétique manquant ou incomplet

Le dossier d'information produit a besoin d'un rapport sur la sécurité du produit cosmétique signé par un évaluateur de sécurité qualifié. Une déclaration soumise avant que ce rapport ne soit véritablement complet et correctement signé est soumise trop tôt. C'est moins une erreur de saisie de données qu'une erreur de séquençage, traitant la soumission CPNP comme une étape qui peut se dérouler en parallèle de l'achèvement de l'évaluation de sécurité plutôt qu'une étape qui vient après.

5. Des sélections de catégorie ou de fonction qui ne correspondent pas au produit réel

Le portail vous demande de catégoriser le produit et, souvent, de caractériser la fonction de certains ingrédients. Une lotion pour le corps catégorisée d'une manière qui ne correspond pas à son usage réel, ou un ingrédient dont la fonction déclarée ne correspond pas à la façon dont il est réellement utilisé dans cette formule, crée des frictions. Cela arrive souvent quand des déclarations sont déposées rapidement en copiant la catégorisation d'un produit similaire précédent sans la vérifier par rapport au produit réellement devant vous.

6. Des changements de formule qui n'ont jamais déclenché de mise à jour

Une déclaration déposée avec exactitude à l'époque peut devenir obsolète. Si la formule change par la suite, que ce soit une nouvelle version d'un extrait chez un fournisseur, un parfum reformulé, ou un système conservateur différent, et que le dossier CPNP n'est jamais mis à jour pour en tenir compte, vous vous retrouvez avec une déclaration active qui décrit un produit qui n'existe plus exactement sous cette forme. Ce n'est pas toujours détecté immédiatement, mais cela demeure une responsabilité silencieuse jusqu'à ce qu'une inspection ou une demande fasse ressortir la discordance.

Une liste de vérification avant soumission à faire à chaque fois

Vérification	Ce qu'il faut confirmer
Personne responsable	Véritablement établie dans l'UE, correctement indiquée
Noms INCI	Chaque ingrédient sous forme INCI normalisée, aucun nom commercial
Pourcentages	S'additionnent et correspondent à la formule actuelle réelle
CPSR	Complet, signé par un évaluateur qualifié, avant soumission
Catégorie et fonction	Correspond au produit réel et aux rôles réels des ingrédients
Actualité de la formule	La déclaration reflète la formule telle que fabriquée actuellement

Passer en revue cette liste avant de soumettre, plutôt qu'après un rejet, fait toute la différence entre une vérification de cinq minutes et un cycle de nouvelle soumission de plusieurs semaines.

La voie européenne de Cosmetic Comply est en préparation en parallèle du processus de déclaration canadien actuellement en service, et la même rigueur sous-jacente s'applique aux deux : associer chaque ingrédient à son nom INCI et à son numéro CAS corrects, décomposer les mélanges du fournisseur en leurs véritables composants, et faire confirmer le résultat par un réviseur humain avant toute soumission, pour que la paperasse tienne dès la première fois plutôt que d'être rejetée pour quelque chose d'évitable.