Sechs Gründe, warum eine CPNP-Meldung zurückgewiesen wird

Es gibt eine ganz besondere Art von Frustration, wenn eine CPNP-Einreichung wegen etwas zurückgewiesen wird, das nichts mit der Sicherheit Ihrer Rezeptur zu tun hat. Meist ist es ein Datenproblem, kein Sicherheitsproblem, und die meisten dieser Fälle sind dieselbe Handvoll Fehler, die sich wiederholen.

1. Das Feld für die verantwortliche Person hält nicht stand

Nach der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 braucht jedes über das CPNP-Portal gemeldete Produkt eine in der EU niedergelassene verantwortliche Person. Das ist kein Formalitätsfeld, sondern eine rechtliche Rolle, und das Portal (oder eine nachgelagerte Prüfung) kann eine Einreichung zurückweisen, bei der diese Rolle nicht ordnungsgemäß von einer tatsächlich in der EU niedergelassenen Stelle ausgefüllt wird. Wenn Sie als Hersteller außerhalb der EU ansässig sind und ohne eine echte, in der EU niedergelassene verantwortliche Person melden wollen, ist das der strukturelle Fix, der nötig ist, bevor die Eingabedetails überhaupt eine Rolle spielen.

2. INCI-Namen, die nicht der Standardnomenklatur entsprechen

Das ist der häufigste Grund für eine Ablehnung wegen Dateneingabe bei nahezu jedem regulatorischen Portal, nicht nur bei CPNP. „Vitamin E" statt des tatsächlichen INCI-Namens einzutippen, oder eine Handelsbezeichnung statt der standardisierten Nomenklatur zu verwenden, erzeugt eine Unstimmigkeit, die das System nicht auflösen kann. Jede Zutat braucht ihren korrekten INCI-Namen, dasselbe weltweit verwendete standardisierte System, in dem selbst etwas so Grundlegendes wie Wasser eine bestimmte erforderliche Form hat (Aqua), egal wie ein Rezepturblatt es sonst nennt.

3. Prozentsätze, die nicht zusammenpassen

Rezepturen werden im Laufe der Zeit überarbeitet. Jemand tauscht einen Emulgator aus, passt die Duftmenge an oder ändert einen Feuchthaltestoff, und das Prozentblatt wird nicht vollständig entsprechend aktualisiert. Wenn die Zutatenprozentsätze auf Ihrer Meldung nicht sinnvoll aufsummieren oder nicht zur in Ihrer Produktinformationsdatei dokumentierten Rezeptur passen, ist diese Diskrepanz zwischen Gemeldetem und tatsächlich Enthaltenem genau die Art von Lücke, die ein Prüfschritt erkennen soll, und sie bremst den Prozess, bis sie geklärt ist.

4. Fehlender oder unvollständiger Cosmetic Product Safety Report

Die Produktinformationsdatei braucht einen Cosmetic Product Safety Report (Sicherheitsbericht), der von einer qualifizierten Sicherheitsbewerterin oder einem qualifizierten Sicherheitsbewerter unterzeichnet ist. Eine Meldung, die eingereicht wird, bevor dieser CPSR wirklich vollständig und ordnungsgemäß unterzeichnet ist, wird zu früh eingereicht. Das ist weniger ein Eingabefehler als ein Reihenfolgefehler: Die CPNP-Einreichung wird wie ein Schritt behandelt, der parallel zum Abschluss der Sicherheitsbewertung laufen kann, statt wie ein Schritt, der danach kommt.

5. Kategorie- oder Funktionsauswahl, die nicht zum tatsächlichen Produkt passt

Das Portal verlangt von Ihnen, das Produkt zu kategorisieren, und oft auch, die Funktion bestimmter Zutaten zu charakterisieren. Eine Körperlotion, die anders kategorisiert wird, als sie tatsächlich verwendet wird, oder eine Zutat, deren angegebene Funktion nicht zu ihrem tatsächlichen Einsatz in dieser Rezeptur passt, erzeugt Reibung. Das passiert meist, wenn Meldungen schnell eingereicht werden, indem die Kategorisierung eines ähnlichen früheren Produkts kopiert wird, ohne sie gegen das tatsächlich vorliegende Produkt gegenzuprüfen.

6. Rezepturänderungen, die nie ein Update ausgelöst haben

Eine Meldung, die zum damaligen Zeitpunkt korrekt eingereicht wurde, kann veralten. Ändert sich die Rezeptur nachträglich, sei es die Version eines Extrakts von einem neuen Lieferanten, ein umformulierter Duft oder ein anderes Konservierungssystem, und wird der CPNP-Eintrag nie entsprechend aktualisiert, landen Sie bei einer aktiven Meldung, die ein Produkt beschreibt, das in genau dieser Form nicht mehr existiert. Das wird nicht immer sofort bemerkt, aber es ist ein Haftungsrisiko, das still vor sich hin liegt, bis eine Inspektion oder eine Rückfrage die Diskrepanz zutage fördert.

Eine Checkliste vor der Einreichung, die sich jedes Mal lohnt

Diese Liste vor der Einreichung durchzugehen, statt erst nach einer Ablehnung, macht den Unterschied zwischen einer Fünf-Minuten-Prüfung und einem mehrwöchigen Zyklus aus erneuter Einreichung.

Der EU-Weg von Cosmetic Comply ist in Vorbereitung, neben dem derzeit aktiven kanadischen Meldeprozess, und dieselbe grundlegende Disziplin gilt für beide: jede Zutat ihrem korrekten INCI-Namen und ihrer CAS-Nummer zuordnen, Lieferantenmischungen in ihre tatsächlichen Komponenten auflösen und das Ergebnis von einer menschlichen Prüferin oder einem menschlichen Prüfer bestätigen lassen, bevor irgendetwas eingereicht wird, sodass der Papierkram beim ersten Mal hält, statt wegen etwas Vermeidbarem zurückzukommen.