Les règles cosmétiques de l'Irlande du Nord ne sont pas les mêmes qu'en Grande-Bretagne

Une cliente qui développait sa distribution au Royaume-Uni m'a demandé, raisonnablement, pourquoi son consultant en déclaration voulait deux soumissions distinctes pour ce qu'elle considérait comme un seul pays. C'est une question légitime, et elle piège beaucoup de marques qui supposent que « Royaume-Uni » signifie un seul système réglementaire. Ce n'est pas le cas, et la division remonte directement à la façon dont le Brexit a été mis en œuvre.

Deux systèmes sous un même drapeau

La Grande-Bretagne, c'est-à-dire l'Angleterre, l'Écosse et le pays de Galles, a quitté le cadre cosmétique de l'UE et applique maintenant son propre système de déclaration par l'entremise de l'Office for Product Safety and Standards. Vous déclarez un produit pour le marché britannique (GB) en utilisant le service OPSS Submit Cosmetic Product Notification, communément abrégé SCPN.

L'Irlande du Nord est différente. Selon les arrangements issus des négociations du Brexit, l'Irlande du Nord continue de s'aligner sur les règles de l'UE pour les produits, cosmétiques inclus. Cela signifie qu'un produit vendu en Irlande du Nord doit toujours satisfaire au Règlement (CE) n° 1223/2009, le même règlement cosmétique de l'UE qui s'applique dans l'ensemble des 27 pays de l'UE, déclaré par le portail CPNP avec une personne responsable établie dans l'UE, un dossier d'information sur le produit (Product Information File) et un rapport de sécurité du produit cosmétique signé par un évaluateur de sécurité qualifié.

Ainsi, un produit qui passe d'un entrepôt en Angleterre à une tablette à Belfast se déplace, sur papier, entre deux régimes réglementaires différents, même s'il n'y a ni frontière physique ni contrôle douanier entre les deux.

Ce que cela signifie réellement pour un lancement

Si vous voulez que votre produit soit réellement offert dans tout le Royaume-Uni, vous ne déposez pas une seule fois. Il vous faut :

• Une déclaration GB par l'entremise de l'OPSS SCPN pour les ventes en Angleterre, en Écosse et au pays de Galles.
• La conformité au Règlement de l'UE 1223/2009 pour les ventes en Irlande du Nord, ce qui, en pratique, signifie habituellement une déclaration par le CPNP et une personne responsable basée dans l'UE, puisque les arrangements du protocole d'Irlande du Nord maintiennent celle-ci à l'intérieur du cadre cosmétique de l'UE plutôt que du cadre GB.

Certaines marques règlent ce problème en traitant l'Irlande du Nord comme faisant partie de leur plan de lancement dans l'UE plutôt que de leur plan GB. Si vous avez déjà une personne responsable dans l'UE et une déclaration CPNP pour le reste de l'Europe, étendre cette couverture à l'Irlande du Nord est habituellement plus simple que d'essayer d'étirer une déclaration uniquement GB pour la couvrir, parce qu'une déclaration GB ne satisfait pas au cadre de l'UE sous lequel l'Irlande du Nord fonctionne toujours.

Où les gens se font prendre

L'erreur que je vois le plus souvent est une marque qui déclare une seule fois par l'OPSS, suppose que « Royaume-Uni » est couvert, et expédie vers Belfast ou Derry de la même façon que vers Londres. Techniquement, ce produit n'a pas satisfait à l'exigence qui s'applique en Irlande du Nord. Ce n'est habituellement pas une histoire d'application spectaculaire, mais c'est un vrai écart de conformité, et c'est le genre de chose qui remonte à la surface si l'équipe de conformité d'un détaillant, une question douanière ou une plainte d'un concurrent met vos documents sous la loupe.

L'autre confusion courante est le sens inverse. Certains supposent que, parce que l'Irlande du Nord est « encore essentiellement dans l'UE », une seule déclaration de l'UE couvre tout le Royaume-Uni. Ce n'est pas le cas. La Grande-Bretagne est sans ambiguïté en dehors du cadre cosmétique de l'UE maintenant et a besoin de sa propre déclaration OPSS, peu importe ce que vous avez fait pour l'UE ou l'Irlande du Nord.

Une liste de vérification pratique pour un lancement à l'échelle du Royaume-Uni

1. Confirmez si vous vendez en GB, en Irlande du Nord, ou les deux, puisque vos obligations divergent à partir de là.
2. Pour la GB : déclarez par l'OPSS SCPN.
3. Pour l'Irlande du Nord : traitez-la comme alignée sur l'UE, c'est-à-dire déclaration CPNP, une personne responsable dans l'UE, un dossier d'information sur le produit et un rapport de sécurité du produit cosmétique signé.
4. Gardez la documentation des deux systèmes organisée séparément, puisqu'un inspecteur ou un audit de détaillant dans une nation n'acceptera pas des documents conçus pour l'autre système.
5. Revoyez cela périodiquement. Les arrangements d'Irlande du Nord ont fait l'objet de négociations politiques continues, donc il vaut la peine de reconfirmer la mécanique pratique auprès de l'OPSS ou des directives actuelles de la Commission européenne plutôt que de supposer que la configuration d'aujourd'hui est permanente.

À vérifier avant de vous engager

C'est l'un des domaines où je dirais activement à une cliente de ne pas se fier aux mots d'un article de blogue, y compris le mien. Le protocole d'Irlande du Nord et ses arrangements subséquents ont changé plus d'une fois depuis le Brexit, et la mécanique exacte de la façon dont les règles cosmétiques de l'UE s'y appliquent vaut la peine d'être confirmée auprès des directives actuelles de l'OPSS et de la Commission européenne avant de finaliser un plan de lancement, surtout si vous vous fiez à un distributeur qui vous dit que « c'est tout un seul dépôt ».

L'outil de déclaration canadien de Cosmetic Comply est actif dès aujourd'hui, avec les États-Unis, l'UE et l'Australie en développement, donc une solution spécifique au Royaume-Uni n'est pas quelque chose que nous prétendons résoudre pour l'instant. Mais si votre feuille de route inclut une déclaration UE pour le volet Irlande du Nord d'un lancement au Royaume-Uni, organiser dès maintenant proprement vos noms INCI, vos numéros CAS et vos concentrations vous évitera de refaire ce travail lorsqu'un outil de déclaration britannique ou européen répondra à votre besoin.