Traduire les limites de l'Annexe III en mises en garde correctes sur l'étiquette

Un ingrédient peut réussir tous les contrôles de concentration que vous effectuez et laisser tout de même votre étiquette incomplète, car la liste des substances réglementées de l'UE ne se contente pas de plafonner la quantité que vous pouvez utiliser, elle vous indique souvent ce qui doit être imprimé sur l'emballage du simple fait que vous l'avez utilisé.

Deux obligations distinctes, un seul ingrédient

En vertu du Règlement (CE) n° 1223/2009, les ingrédients réglementés portent généralement deux types de conditions à la fois : une condition d'usage, comme une concentration maximale ou une limite de catégorie de produit, et une condition d'étiquetage, c'est-à-dire un libellé précis qui doit apparaître sur l'emballage lorsque l'ingrédient est présent. Il est tout à fait possible de respecter la première et de manquer la seconde. Votre formule respecte la concentration permise, votre évaluateur de sécurité a donné son aval, et votre Rapport sur la sécurité du produit cosmétique (CPSR) reflète le bon usage. Mais si le texte de la mise en garde imprimée est absent, paraphrasé, ou enfoui quelque part où un client ne le verra pas avant l'utilisation, l'étiquette elle-même ne répond pas à ce qu'exige le règlement.

Pourquoi cela passe inaperçu

La plupart des petits et moyens fabricants élaborent d'abord leur formule, puis le texte de l'étiquette en dernier, souvent comme une tâche distincte confiée à la personne qui conçoit l'emballage. Si la personne qui met en page l'étiquette n'est pas celle qui a vérifié la liste des ingrédients réglementés, le libellé de précaution peut se perdre dans le transfert. Personne n'a décidé de l'omettre. Il est simplement tombé dans un vide entre la formulation et la conception.

La solution est procédurale : quel que soit le document qui suit les ingrédients réglementés de votre formule, il devrait aussi porter le libellé exact requis à côté de chacun, afin qu'il accompagne le dossier de formule jusque dans le cahier des charges de l'étiquette plutôt que d'avoir à être recherché de nouveau à partir de zéro.

À quoi cela ressemble en pratique

Disons que votre cosmétique fini contient un conservateur ou un filtre UV permis en vertu de la restriction pertinente, mais seulement dans une concentration précise et seulement avec une mise en garde obligatoire concernant un mode d'usage particulier, par exemple une mention sur le fait d'éviter le contact avec les yeux ou une note pertinente à l'usage auprès des enfants. Le libellé n'est pas quelque chose que vous rédigez vous-même dans l'esprit du texte. Il est prescrit par l'entrée, et il doit apparaître sur l'étiquette essentiellement tel qu'il est écrit, pas comme une paraphrase qui reprend la même idée générale.

Une courte liste de vérification interne pour chaque ingrédient réglementé d'une formule :

Le dossier d'information sur le produit, c'est votre trace documentaire

Votre Dossier d'information sur le produit (PIF) et votre Rapport sur la sécurité du produit cosmétique (CPSR), tous deux requis avant de pouvoir faire votre déclaration par l'entremise du CPNP et tous deux tenus sous la supervision de votre Personne responsable établie dans l'UE, devraient déjà documenter quels ingrédients réglementés vous avez utilisés et à quelle concentration. Traitez la mise en garde de l'étiquette comme un résultat requis de cette même documentation, pas comme une tâche distincte. Si votre PIF énumère un filtre UV réglementé et sa limite, votre cahier des charges d'étiquette devrait montrer, juste à côté, le libellé qu'exige cette limite. Quand ces deux éléments vivent dans des dossiers différents tenus par des personnes différentes, c'est là que l'écart se creuse.

Une habitude pratique pour les formules récurrentes

Si vous réutilisez une formule de base pour plusieurs produits finis, par exemple un même système de conservation dans toute une gamme de soins de la peau, faites la recherche du libellé d'étiquette une seule fois et conservez-la de façon centralisée, plutôt que de la refaire pour chaque référence. Assurez-vous simplement que chaque fois que la formule change, même légèrement, quelqu'un revérifie si le changement a modifié la concentration au point d'ajouter, de retirer ou de modifier une mise en garde obligatoire. Une reformulation mineure qui déplace légèrement la concentration d'un ingrédient réglementé est exactement le genre de changement qui peut faire basculer une exigence d'étiquetage sans que personne ne s'en aperçoive, puisque le changement lui-même semble minime.

Le contrôle des ingrédients de Cosmetic Comply signale les substances réglementées en fonction de la concentration que vous déclarez réellement, ce qui constitue un point naturel pour aussi faire ressortir tout libellé d'étiquette rattaché à cette entrée, afin qu'il se trouve à côté de votre dossier de formule plutôt que d'attendre d'être découvert lors d'une révision de l'emballage.