Wie Sie Annex-III-Grenzwerte in korrekte Warnhinweise auf dem Etikett umsetzen

Ein Inhaltsstoff kann jede Konzentrationsprüfung bestehen, die Sie durchführen, und Ihr Etikett trotzdem unvollständig lassen, denn die Liste eingeschränkter Substanzen der EU begrenzt nicht nur, wie viel Sie verwenden dürfen, sie schreibt oft auch vor, was auf die Verpackung gedruckt werden muss, allein weil Sie den Stoff überhaupt verwendet haben.

Zwei getrennte Pflichten, ein Inhaltsstoff

Unter der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 tragen eingeschränkte Inhaltsstoffe typischerweise zwei Arten von Bedingungen gleichzeitig: eine Anwendungsbedingung, etwa eine Höchstkonzentration oder eine Produktkategoriegrenze, und eine Kennzeichnungsbedingung, das heißt einen bestimmten Wortlaut, der auf der Verpackung erscheinen muss, wenn der Inhaltsstoff vorhanden ist. Es ist durchaus möglich, das Erste richtig und das Zweite falsch zu machen. Ihre Rezeptur liegt innerhalb der erlaubten Konzentration, Ihr Sicherheitsbewerter hat abgezeichnet, und Ihr Cosmetic Product Safety Report (Sicherheitsbericht) spiegelt die korrekte Anwendung wider. Aber wenn der gedruckte Warntext fehlt, umschrieben ist oder irgendwo versteckt ist, wo ein Kunde ihn vor der Anwendung nicht sehen würde, bleibt das Etikett selbst hinter dem zurück, was die Verordnung verlangt.

Warum das übersehen wird

Die meisten kleinen und mittleren Hersteller entwickeln zuerst ihre Rezeptur und schreiben den Etikettentext zuletzt, oft als separate Aufgabe, die an denjenigen übergeben wird, der die Verpackung gestaltet. Wenn die Person, die das Etikett layoutet, nicht dieselbe war, die die Liste eingeschränkter Inhaltsstoffe geprüft hat, kann der Warnhinweis bei der Übergabe verloren gehen. Niemand hat entschieden, ihn wegzulassen. Er ist einfach in eine Lücke zwischen Formulierung und Design gefallen.

Die Lösung ist verfahrenstechnisch: Welches Dokument auch immer die eingeschränkten Inhaltsstoffe Ihrer Rezeptur erfasst, sollte auch den exakt vorgeschriebenen Wortlaut neben jedem einzelnen tragen, damit er mit der Rezepturdatei in das Etikettenbriefing wandert, statt erneut von Grund auf nachgeschlagen werden zu müssen.

Wie das in der Praxis aussieht

Angenommen, Ihr fertiges Kosmetikprodukt enthält ein Konservierungsmittel oder einen UV-Filter, der unter der entsprechenden Einschränkung zulässig ist, aber nur innerhalb einer festgelegten Konzentration und nur mit einem vorgeschriebenen Warnhinweis zu einem bestimmten Anwendungsmuster, zum Beispiel einem Hinweis zur Vermeidung von Augenkontakt oder einer Anmerkung zur Verwendung bei Kindern. Der Wortlaut ist nichts, das Sie sinngemäß selbst entwerfen. Er wird vom Eintrag vorgeschrieben und muss im Wesentlichen so, wie er geschrieben steht, auf dem Etikett erscheinen, nicht als Umschreibung, die denselben allgemeinen Gedanken erfasst.

Eine kurze interne Checkliste für jeden eingeschränkten Inhaltsstoff in einer Rezeptur:

Die Product Information File ist Ihre Papierspur

Ihre Product Information File (PIF) und Ihr Cosmetic Product Safety Report, beide erforderlich, bevor Sie über das CPNP melden können, und beide unter der Aufsicht Ihrer in der EU niedergelassenen Responsible Person geführt, sollten bereits dokumentieren, welche eingeschränkten Inhaltsstoffe Sie in welcher Konzentration verwendet haben. Behandeln Sie den Etikettenwarnhinweis als vorgeschriebenes Ergebnis genau dieser Dokumentation, nicht als separate Aufgabe. Wenn Ihre PIF einen eingeschränkten UV-Filter und dessen Grenzwert aufführt, sollte Ihr Etikettenbriefing direkt daneben den Wortlaut zeigen, den dieser Grenzwert vorschreibt. Wenn diese beiden Dinge in unterschiedlichen, von unterschiedlichen Personen geführten Dateien liegen, öffnet sich genau hier die Lücke.

Eine praktische Gewohnheit für wiederkehrende Rezepturen

Wenn Sie eine Basisrezeptur über mehrere Fertigprodukte hinweg wiederverwenden, zum Beispiel ein Konservierungssystem über eine ganze Hautpflegelinie, führen Sie die Etikettentext-Recherche einmal durch und speichern Sie sie zentral, statt sie für jede einzelne SKU neu herzuleiten. Stellen Sie nur sicher, dass jemand jedes Mal, wenn sich die Rezeptur ändert, und sei es nur geringfügig, erneut prüft, ob die Änderung die Konzentration ausreichend verändert hat, um einen vorgeschriebenen Warnhinweis hinzuzufügen, zu entfernen oder zu ändern. Eine kleine Umformulierung, die die Konzentration eines eingeschränkten Inhaltsstoffs verschiebt, ist genau die Art von Änderung, die eine Etikettenanforderung kippen kann, ohne dass es jemand bemerkt, da sich die Änderung selbst klein anfühlt.

Das Inhaltsstoff-Screening von Cosmetic Comply markiert eingeschränkte Substanzen anhand der Konzentration, die Sie tatsächlich deklarieren, ein naheliegender Punkt, um auch jeden mit diesem Eintrag verbundenen Etikettentext sichtbar zu machen, sodass er direkt neben Ihrer Rezepturunterlage liegt, statt erst während einer Verpackungsprüfung entdeckt zu werden.