Qu'est-ce que le CPNP et qui doit réellement faire une déclaration

Le terme CPNP circule dans les forums de cosmétique comme si tout le monde savait déjà exactement de quoi il s'agit, et puis quelqu'un demande « attends, est-ce moi qui dépose ça ou mon fabricant? » et la discussion part dans tous les sens. Démêlons à la fois le quoi et le qui.

Ce qu'est réellement le CPNP

CPNP signifie Cosmetic Products Notification Portal (portail de notification des produits cosmétiques), le système centralisé en ligne de l'UE pour déclarer les produits cosmétiques avant leur mise sur le marché. C'est le mécanisme de dépôt concret exigé en vertu du Règlement (CE) n° 1223/2009, le règlement qui encadre les cosmétiques dans toute l'UE. Voyez-le comme l'équivalent européen du Système de déclaration des cosmétiques du Canada, en ce sens qu'il s'agit du portail où les renseignements exigés sur un produit sont soumis, bien que les cadres juridiques sous-jacents et ce qu'on doit y soumettre diffèrent considérablement entre les deux.

Par le CPNP, vous soumettez la catégorie du produit, la présence de nanomatériaux, une photo de l'emballage, des renseignements sur la formule, et d'autres détails liés au produit. Ce n'est pas un processus d'examen et d'approbation où un organisme de réglementation donne son feu vert avant que vous puissiez vendre. Comme le système canadien, il s'agit d'une divulgation en amont plutôt que d'une approbation préalable à la mise en marché, mais le système de l'UE comporte davantage d'exigences documentaires en soutien qu'un simple formulaire de déclaration.

Les deux documents derrière chaque dépôt au CPNP

La déclaration elle-même n'est que la partie visible. En dessous, les règles de l'UE exigent deux pièces documentaires substantielles :

• Dossier d'information sur le produit (PIF) : un dossier compilé couvrant la description du produit, la méthode de fabrication, l'évaluation de sécurité, et plus encore, conservé et mis à la disposition des autorités sur demande.
• Rapport sur la sécurité du produit cosmétique (CPSR) : une évaluation de sécurité spécifique, qui doit être signée par un évaluateur de sécurité qualifié, pas simplement compilée par la marque.

Aucun de ces documents n'est téléversé en entier dans le CPNP lui-même, mais tous deux doivent exister et être tenus à jour avant la mise en marché du produit, et tous deux doivent pouvoir être produits rapidement si un organisme de réglementation le demande.

Qui porte réellement l'obligation légale de déclarer

C'est là que les gens trébuchent, parce que « déclarer » semble devoir revenir par défaut à quiconque a son nom de marque sur la bouteille, mais la réponse réelle passe par un rôle juridique précis.

Le Règlement 1223/2009 attribue l'obligation de déclaration à la personne responsable, un rôle qui doit être établi au sein de l'UE. Ce n'est pas nécessairement le propriétaire de la marque et ce n'est pas nécessairement le fabricant non plus. C'est la partie qui a été formellement désignée pour porter cette responsabilité, et il doit s'agir d'une entité ayant une présence réelle dans l'UE, pas une marque étrangère agissant seule.

En pratique, la personne responsable est habituellement l'une des suivantes :

1. Le fabricant, s'il est établi dans l'UE.
2. L'importateur, si le produit est fabriqué hors de l'UE et y est introduit.
3. Un distributeur, s'il commercialise le produit sous son propre nom ou sa propre marque, ce qui transfère l'obligation vers lui.
4. Un service tiers de personne responsable, engagé spécifiquement pour remplir ce rôle, courant pour les marques hors UE qui entrent sur le marché européen sans y établir leur propre entité.

Si vous êtes une marque hors UE (par exemple basée au Canada ou aux États-Unis) souhaitant vendre dans l'UE, vous ne pouvez pas déclarer vous-même directement par le CPNP en tant qu'entité étrangère sans présence dans l'UE. Vous avez besoin de l'une de ces avenues pour qu'une véritable personne responsable soit inscrite, établie dans l'UE, qui assume l'obligation de déclaration en plus de tenir à jour le PIF et de conserver le CPSR signé.

Pourquoi cette structure existe

La logique est la même que celle derrière l'exigence d'un importateur national en Corée ou le système OPSS du Royaume-Uni après le Brexit : les organismes de réglementation veulent quelqu'un de joignable, à l'intérieur de leur juridiction, qui peut être tenu responsable en cas de problème de sécurité, de rappel ou d'inspection. Une marque entièrement établie à l'étranger sans présence locale est beaucoup plus difficile à réglementer efficacement, alors la règle pousse l'obligation vers quiconque a des racines sur le terrain.

Ce que cela signifie pour une petite marque qui vise l'UE

Si l'expansion vers l'UE fait partie de votre feuille de route, prévoyez du temps pour trouver un service de personne responsable ou structurer une entente de distribution où votre distributeur européen assume explicitement ce rôle par écrit. Ne présumez pas qu'un distributeur est automatiquement disposé à être votre personne responsable simplement parce qu'il vend votre produit. C'est une véritable obligation légale assortie d'une véritable responsabilité, et les distributeurs sérieux voudront en discuter directement plutôt que de le tenir pour acquis.

Le modèle canadien est plus simple pour une marque qui commence tout juste à envisager les déclarations internationales, puisque le vendeur peut déposer la déclaration de cosmétique directement, sans exigence de personne responsable à l'européenne, et obtient un numéro DC comme preuve dans la fenêtre de 10 jours suivant la première vente. C'est le marché que Cosmetic Comply prend actuellement en charge de bout en bout, en associant vos ingrédients aux noms INCI et numéros CAS, en les vérifiant par rapport à la Liste critique, et en déposant la déclaration une fois qu'un réviseur a validé le résultat. L'UE, avec son exigence de personne responsable, son PIF et son CPSR, représente un effort plus lourd et mérite d'être planifiée séparément à mesure que ce soutien sera disponible.