حفظ السجلات في AICIS: ماذا تحفظ ولأي مدة

أُسأل باستمرار نسخة من هذا السؤال من صانعين يدخلون السوق الأسترالية لأول مرة: إذا كان AICIS لا يتطلب إخطارا لكل منتج على حدة كما تفعل صحة كندا، فما الذي يُفترض بي فعليا أن أحتفظ به في ملف؟ الجواب هو أن AICIS ينقل عبء الأوراق من حدث تقديم واحد إلى سجل مستمر تحتفظ به بنفسك، وهذا السجل هو ما سيطلبه المفتش أو عملية التدقيق.

يعمل AICIS بشكل مختلف عن نظام الإخطار لكل منتج

ينظم AICIS، وهو المخطط الأسترالي لإدخال المواد الكيميائية الصناعية، مكونات مستحضرات التجميل بوصفها مواد كيميائية صناعية من خلال قائمة جرد (Inventory) ومجموعة من فئات الإدخال، بدلا من اشتراط إخطار عن كل منتج تجميلي نهائي كما تفعل عملية CNF في كندا. تقوم أنت بتقييم ذاتي لتحديد الفئة التي يندرج تحتها إدخال مكونك، بناء على عوامل مثل ما إذا كانت المادة الكيميائية مدرجة أصلا في قائمة الجرد، وحجم الكمية التي تدخلها، ومستوى المخاطر الذي تحمله المادة.

بما أنه لا يوجد تقديم لكل منتج يؤكد تقييمك، يقع العبء عليك لتوثيق تبرير مدروس وقابل للدفاع عنه للفئة التي اخترتها، وأن تبقي هذا التوثيق جاهزا إذا طُلب في أي وقت.

ما السجلات التي تهم فعليا

سجلات التصنيف. لكل مادة كيميائية صناعية تُدخلها، بما في ذلك مكونات مستحضرات التجميل، تحتاج إلى سجلات تُظهر كيف حددت فئة الإدخال الصحيحة. وهذا يعني توثيق هوية المادة الكيميائية، وما إذا كنت قد راجعتها مقابل قائمة الجرد، والمعايير المحددة التي أوصلتك إلى قرار الفئة. فإذا كان تبريرك هو أن هذا المكون خلاصة نباتية شائعة ومستخدمة على نطاق واسع أصلا، فهذا وحده لا يكفي. تحتاج إلى مسار التقييم الفعلي.

سجلات الإدخال. بمعزل عن التصنيف، تحتاج إلى سجلات للإدخال الفعلي نفسه: ماذا أُدخل، وبأي كمية، ومتى. هذا ما يربط تصنيفك الورقي بالنشاط الفعلي.

المعلومات التقنية الداعمة. أي شيء اعتمدت عليه لاتخاذ قرار التصنيف، مثل أوراق بيانات السلامة (SDS)، ووثائق الموردين، والمعلومات السمية، أو تقييمات المخاطر، يجب أن يُحفظ إلى جانب سجل التصنيف نفسه، لا أن يُودع بشكل منفصل حيث قد يُفقد أو ينفصل عن القرار الذي يدعمه.

لأي مدة تحتفظ بها

التوقع العام بموجب AICIS هو أن هذه السجلات يجب الاحتفاظ بها لفترة محددة بعد الإدخال، وخمس سنوات هي مدة الاحتفاظ التي تخطط لها معظم الشركات. عمليا، هذا يعني أنك إذا أدخلت مكون تجميل ضمن فئة معينة في سنة ما، يجب أن تكون قادرا على تقديم مبررات التصنيف وسجلات الإدخال لذلك المكون لمدة خمس سنوات بعد ذلك، لا فقط في لحظة الإدخال.

بما أن متطلبات AICIS والتزامات الاحتفاظ المحددة يمكن أن تُحدَّث، اعتبر خمس السنوات خط أساس للتخطيط وتحقق من المتطلب الحالي مباشرة من إرشادات AICIS قبل أن تفترض أن برنامج سجلاتك متوافق بالكامل.

بنية سجلات بسيطة وفعالة

نوع السجل	ما يجب أن يحتويه	يُحفظ إلى جانب
سجل التصنيف	هوية المادة الكيميائية، نتيجة فحص قائمة الجرد، تحديد الفئة ومبرراتها	سجل الإدخال
سجل الإدخال	الكمية المُدخلة، التاريخ، تفاصيل المستورد أو المصنّع	سجل التصنيف
الملف التقني الداعم	أوراق بيانات السلامة، وثائق الموردين، أي بيانات مخاطر أو سمية مستخدمة	كلا السجلين أعلاه
سجل المراجعة	أي تاريخ أُعيد فيه تقييم التصنيف، مثلا بعد تغيير في التركيبة أو الكمية	سجل التصنيف

عادات عملية تستحق البناء الآن

• أنشئ مجلدا أو نظاما لكل مكون، لا لكل منتج نهائي، إذ إن وحدة التنظيم في AICIS هي المادة الكيميائية الصناعية، لا رمز المنتج التجميلي (SKU).
• أعد النظر في تصنيفك كلما تغيرت كمية الاستيراد بشكل ملموس أو غيّرت موردي مادة خام، إذ يمكن لكل من الأمرين أن يغير الفئة المنطبقة.
• لا تعتبر عبارة أستورد هذا منذ سنوات دون مشكلة بديلا عن امتلاك أوراق التصنيف الفعلية بين يديك. تظل التزامات حفظ السجلات قائمة بغض النظر عن المدة التي عملت خلالها دون أن يُطلب منك ذلك.

دعم التقديم الأسترالي في Cosmetic Comply قادم كجزء من التوسع إلى ما هو أبعد من كندا، ونفس نهج مطابقة المكونات، أي مطابقة كل مادة خام مع هويتها الصحيحة وفحصها بشكل ملائم، يصلح جيدا لضبط تصنيف AICIS بشكل صحيح منذ البداية بدلا من إعادة بنائه لاحقا.