Manutenção de Registros da AICIS: O Que Guardar e Por Quanto Tempo

Recebo uma versão dessa pergunta o tempo todo de fabricantes que estão entrando no mercado australiano pela primeira vez: se a AICIS não exige uma notificação por produto como a Health Canada exige, o que exatamente eu preciso manter arquivado? A resposta é que a AICIS transfere o peso burocrático de um evento de registro para um registro contínuo que você mesmo mantém, e é esse registro que um fiscal ou uma auditoria vai pedir.

A AICIS funciona de forma diferente de um notificador por produto

A AICIS, o Australian Industrial Chemicals Introduction Scheme (Esquema Australiano de Introdução de Produtos Químicos Industriais), regula ingredientes cosméticos como produtos químicos industriais por meio de um Inventário e de um conjunto de categorias de introdução, em vez de exigir uma notificação para cada produto cosmético finalizado, como acontece no processo de CNF do Canadá. Você mesmo avalia em qual categoria sua introdução de ingrediente se enquadra, com base em fatores como se o produto químico já está listado no Inventário, o volume que você está introduzindo e o perfil de risco da substância.

Como não existe uma notificação por produto confirmando sua avaliação, o ônus é seu de ter um raciocínio documentado e defensável para a categoria escolhida, e de manter essa documentação pronta caso seja solicitada.

Quais registros realmente importam

Registros de categorização. Para cada produto químico industrial que você introduzir, incluindo ingredientes cosméticos, você precisa de registros mostrando como determinou a categoria de introdução correta. Isso significa documentar a identidade do produto químico, se você o verificou no Inventário, e os critérios específicos que levaram à sua decisão de categoria. Se o seu raciocínio foi "esse ingrediente é um extrato botânico comum já amplamente usado", isso não é suficiente por si só. Você precisa do rastro real da avaliação.

Registros de introdução. Separados da categorização, você precisa de registros da introdução em si: o que foi introduzido, em qual volume e quando. Isso é o que conecta sua categorização no papel à atividade real.

Informações técnicas de apoio. Qualquer coisa em que você tenha se baseado para fazer sua categorização, fichas de dados de segurança, documentação do fornecedor, informações toxicológicas ou avaliações de risco, deve ser mantida junto ao registro de categorização em si, não arquivada separadamente, onde poderia se perder ou se desconectar da decisão que sustenta.

Por quanto tempo guardar

A expectativa geral sob a AICIS é que esses registros precisam ser mantidos por um período definido após a introdução, e cinco anos é a janela de retenção que a maioria das empresas planeja. Na prática, isso significa que, se você introduziu um ingrediente cosmético sob uma determinada categoria em um determinado ano, você deve conseguir apresentar seu raciocínio de categorização e os registros de introdução desse ingrediente por cinco anos depois, não apenas no momento da introdução.

Como as exigências da AICIS e as obrigações específicas de retenção podem ser atualizadas, trate cinco anos como a base de planejamento e confirme a exigência atual diretamente com a orientação da AICIS antes de supor que seu programa de registros está totalmente em conformidade.

Uma estrutura simples de registro que se sustenta

Hábitos práticos que vale a pena construir agora

• Crie uma pasta ou sistema por ingrediente, não por produto finalizado, já que a unidade de regulação da AICIS é o produto químico industrial, não o SKU cosmético.
• Reavalie sua categorização sempre que seu volume de importação mudar significativamente ou você trocar de fornecedor de uma matéria-prima, já que qualquer um dos dois pode mudar qual categoria se aplica.
• Não trate "eu importo isso há anos sem problema" como substituto para ter a papelada real de categorização em mãos. As obrigações de manutenção de registros existem independentemente de há quanto tempo você opera sem que alguém as tenha solicitado.

O suporte de registro australiano da Cosmetic Comply está a caminho, como parte da expansão além do Canadá, e a mesma abordagem de mapeamento de ingredientes, associando cada matéria-prima à sua identidade correta e verificando-a adequadamente, funciona bem para acertar a categorização da AICIS desde o início, em vez de reconstruí-la depois.