AICIS记录保存：应保留哪些记录，保留多久

第一次进入澳大利亚市场的厂商，总会以各种方式问我类似的问题：如果AICIS不像加拿大卫生部那样要求逐个产品通报，那我到底该保留哪些文件？答案是，AICIS把文书工作的负担，从一次性的申报事件，转移成了你自己持续维护的记录，而这份记录正是检查员或审计时会要求查看的内容。

AICIS的运作方式与逐个产品通报的模式不同

AICIS，即澳大利亚工业化学品引入计划，通过一份清单（Inventory）和一套引入类别体系，将化妆品成分作为工业化学品来监管，而不是像加拿大的CNF流程那样要求为每一款成品化妆品单独通报。你需要自行评估自己引入的成分属于哪个类别，评估依据包括该化学品是否已列入清单、你引入的数量，以及该物质的风险特征等因素。

由于没有逐个产品的申报来确认你的评估结果，举证责任就落在了你身上：你需要为自己选择的类别提供有文件支持、站得住脚的理由，并在被要求时随时能拿出这些文件。

哪些记录真正重要

**分类记录。**对于你引入的每一种工业化学品，包括化妆品成分，你都需要留存记录，说明你是如何确定正确的引入类别的。这意味着要记录该化学品的身份信息、你是否对照清单进行了核查，以及促成你做出该类别判断的具体标准。如果你的理由只是这种成分是已被广泛使用的常见植物提取物，这本身是不够的。你需要的是完整的评估过程记录。

**引入记录。**除分类记录外，你还需要记录实际的引入活动本身：引入了什么、数量多少、何时引入。这是把纸面上的分类和真实的实际活动联系起来的依据。

**支持性技术信息。**任何你在做出分类判断时所依据的材料，安全数据表、供应商文件、毒理学信息或风险评估，都应当与分类记录一并保存，而不是分开归档，以免遗失，或与其所支持的决定脱节。

应保留多长时间

AICIS的普遍要求是，这些记录需要在引入之后的一段规定期限内保留，大多数企业按五年的保留期来规划。实际操作中，这意味着如果你在某一年以某个类别引入了某种化妆品成分，你应当能够在之后的五年内，随时拿出该成分的分类理由和引入记录，而不只是在引入当下能拿出来。

由于AICIS的要求和具体的保留义务可能会更新，请把五年当作规划的基准线，并在认定自己的记录管理方案完全合规之前，直接对照AICIS现行指南进行核实。

一套经得起检验的简单记录结构

记录类型	应包含内容	一并保存的对象
分类记录	化学品身份信息、清单核查结果、类别判定及理由	引入记录
引入记录	引入数量、日期、进口商或制造商详情	分类记录
支持性技术文件	SDS、供应商文件、使用过的任何风险或毒理学数据	以上两项记录
复审记录	重新评估分类的任何日期，例如配方或数量变化后	分类记录

现在就值得养成的实用习惯

• 按每种成分而不是每款成品建立文件夹或系统，因为AICIS的监管单位是工业化学品，而不是化妆品SKU。
• 只要进口数量出现明显变化，或者更换了某种原料的供应商，就重新审视你的分类，因为这两者都可能改变适用的类别。
• 不要用我进口这个东西已经好多年都没出过问题来代替实际的分类文件。无论你在没有被要求提供文件的情况下运营了多久，记录保存的义务始终存在。

作为拓展加拿大以外市场的一部分，Cosmetic Comply针对澳大利亚的申报支持正在筹备中，而同样的成分匹配方法，即把每种原料对应到正确的身份信息并妥善筛查，同样很适合从一开始就把AICIS的分类工作做对，而不是事后再去补救重建。