Ein AICIS-Zeitplan für das erste Jahr einer neuen Kosmetikmarke

Eine australische Herstellerin, die ihre erste Produktlinie auf den Markt brachte, bat mich um „das AICIS-Meldeformular" und erwartete etwas wie Kanadas CNF, ein Dokument pro Produkt, eingereicht und erledigt. So funktioniert AICIS nicht, und diesen Unterschied früh zu verstehen erspart eine Menge verwirrter Suche nach einem Formular, das in dieser Form nicht existiert.

Der strukturelle Unterschied zu einem System pro Produkt

AICIS, das Australian Industrial Chemicals Introduction Scheme, reguliert kosmetische Inhaltsstoffe als Industriechemikalien über ein Inventar und eine Reihe von Einführungskategorien, statt zu verlangen, dass Sie jedes Fertigprodukt einzeln melden, wie es das kosmetische Meldesystem von Health Canada tut. Sie melden nicht „meine Lavendel-Körperlotion" als Einheit. Sie befassen sich mit den einzelnen Chemikalien, die in Ihre Produkte einfließen, prüfen, ob jede bereits im Inventar steht, und kategorisieren Ihre Einführung jeder Chemikalie, die es nicht ist.

Das bedeutet, Ihre Compliance-Arbeit findet größtenteils auf Inhaltsstoffebene statt, nicht auf Fertigproduktebene, was die Reihenfolge Ihres ersten Jahres verändert.

Eine grobe Abfolge für Jahr eins

Früh, bevor Sie ernsthaft formulieren: Registrieren Sie sich bei AICIS als Einführer, falls Ihre Tätigkeiten das erfordern. Die Registrierung ist im Allgemeinen an die Einführung von Industriechemikalien nach Australien gebunden, wozu auch kosmetische Inhaltsstoffe zählen, und die Anforderungen können von der Größe und dem Aktivitätsniveau Ihres Unternehmens abhängen, bestätigen Sie also Ihre konkrete Registrierungspflicht direkt bei AICIS, statt sie anzunehmen.

Während der Formulierung: Prüfen Sie für jeden Inhaltsstoff, den Sie in Betracht ziehen, ob er bereits im Inventar aufgeführt ist. Ein bereits gelisteter Inhaltsstoff hat im Allgemeinen einen klareren, schnelleren Weg. Ein noch nicht gelisteter Inhaltsstoff bedeutet, dass Sie etwas Neues einführen, und Sie müssen herausfinden, in welche Einführungskategorie er fällt.

Kategorisierung, der Schritt, den die meisten Hersteller unterschätzen: AICIS-Einführungskategorien basieren auf Faktoren wie dem Gefahrenprofil der Chemikalie, der Menge, die Sie einführen möchten, und ihrer Verwendungsart. Diese Kategorisierung bestimmt, welches Ausmaß an Bewertung, Berichterstattung oder Aufzeichnung für diesen konkreten Inhaltsstoff gilt. Das ist kein Abnickschritt, tun Sie es falsch, und Sie arbeiten möglicherweise unter den falschen Compliance-Pflichten, ohne es zu merken.

Vor dem ersten Verkauf: Stellen Sie sicher, dass alle Berichts- oder Aufzeichnungspflichten, die mit Ihren Inhaltsstoffkategorisierungen verbunden sind, tatsächlich umgesetzt sind, nicht nur geplant. AICIS-Compliance ist im Allgemeinen ein selbstverwaltetes, aufzeichnungsintensives System, was bedeutet, dass die Last bei Ihnen liegt, die Unterlagen bereit zu haben, falls sie jemals angefordert werden, statt dass eine Behörde Ihnen eine Zulassungsnummer ausstellt, bevor Sie verkaufen dürfen.

Laufend über das Jahr: Verfolgen Sie alle neuen Inhaltsstoffe, die Sie einführen, während Ihre Produktlinie wächst. Jeder neue Inhaltsstoff, der noch nicht im Inventar steht, löst möglicherweise seine eigene Kategorisierungsübung aus, das ist also keine einmalige Aufgabe, die Sie beim Start erledigen und dann vergessen.

Ende des Jahres, die jährliche Erklärung: AICIS beinhaltet periodische Berichtspflichten, gebunden an Ihre Einführungen über den Berichtszeitraum, allgemein verstanden als ein jährlicher Erklärungsprozess. Was genau das abdeckt und wie es eingereicht wird, lohnt es sich, direkt gegen die aktuelle AICIS-Anleitung für Ihre konkrete Kategorie von Einführungen zu prüfen, da diese Details am ehesten sich seit dem Verfassen eines allgemeinen Leitfadens geändert haben könnten.

Warum das Hersteller aus anderen Märkten stolpern lässt

Wenn Ihr mentales Modell von „Compliance" auf Kanadas CNF oder einem ähnlichen System der Meldung pro Produkt aufgebaut war, wirkt AICIS zunächst rückwärts, weil es keine einzelne Einreichung pro Produkt gibt, die eine ordentliche Referenznummer erzeugt, so wie es eine CN-Nummer tut. Die Compliance-Pflicht liegt bei den Inhaltsstoffen und Ihrer Einführungstätigkeit, und ein Fertigprodukt ist eigentlich nur ein Behälter für so viele separat kategorisierte Inhaltsstoffe, wie Sie darin kombiniert haben.

Gute Inhaltsstoffunterlagen unabhängig vom Markt führen

Egal in welchen Markt Sie zuerst verkaufen, die Disziplin, die überall dient, ist dieselbe: Kennen Sie den korrekten Namen jedes Inhaltsstoffs, seine CAS-Nummer, wo eine existiert, und woher er stammt, mit Lieferantendokumentation in der Akte. Diese Gewohnheit ist es, die eine AICIS-Kategorisierungsübung, eine kanadische CNF-Einreichung oder eine EU-Produktinformationsdatei schneller zusammenzustellen macht, weil sich die zugrunde liegenden Inhaltsstoffdaten nicht ändern, auch wenn sich die regulatorische Hülle darum ändert.

Cosmetic Comply ist heute für kanadische Meldungen live, Australien steht auf der Roadmap, und dieselbe Zuordnungsarbeit von Inhaltsstoff zu CAS, die Sie für eine AICIS-Kategorisierung bereit haben möchten, ist genau das, was es für Sie aufbaut, unabhängig davon, in welchem Markt Sie zuerst einreichen.