Une chronologie AICIS pour la première année d'une nouvelle marque cosmétique

Une créatrice australienne qui lançait sa première gamme de produits m'a demandé « le formulaire de notification AICIS », s'attendant à quelque chose comme le CNF canadien, un document par produit, déposé et réglé. Ce n'est pas ainsi que fonctionne l'AICIS, et comprendre cette différence dès le départ évite bien des recherches confuses pour un formulaire qui n'existe tout simplement pas sous cette forme.

La différence structurelle par rapport à un système par produit

L'AICIS, le régime australien d'introduction de produits chimiques industriels (Australian Industrial Chemicals Introduction Scheme), réglemente les ingrédients cosmétiques comme des produits chimiques industriels au moyen d'un inventaire et d'un ensemble de catégories d'introduction, plutôt que d'exiger que vous notifiiez chaque produit fini individuellement comme le fait le système de notification cosmétique de Santé Canada. Vous ne déposez pas « ma lotion pour le corps à la lavande » comme une unité. Vous traitez avec les produits chimiques individuels qui entrent dans vos produits, vérifiant si chacun figure déjà à l'inventaire, et catégorisant votre introduction de tout produit chimique qui n'y figure pas.

Cela signifie que votre travail de conformité se déroule principalement au niveau de l'ingrédient, pas au niveau du produit fini, ce qui change la façon dont vous devez organiser votre première année.

Une séquence approximative pour la première année

Tôt, avant de formuler sérieusement : Enregistrez-vous comme introducteur auprès de l'AICIS si vos activités l'exigent. L'enregistrement est généralement lié à l'introduction de produits chimiques industriels, ce qui inclut les ingrédients cosmétiques, en Australie, et les exigences peuvent dépendre de la taille de votre entreprise et de votre niveau d'activité, alors confirmez votre obligation d'enregistrement précise directement auprès de l'AICIS plutôt que de présumer.

Pendant la formulation : Pour chaque ingrédient que vous envisagez, vérifiez s'il figure déjà à l'inventaire. Un ingrédient déjà répertorié a généralement une voie plus claire et plus rapide. Un ingrédient qui n'y figure pas encore signifie que vous introduisez quelque chose de nouveau, et vous devez déterminer dans quelle catégorie d'introduction il se situe.

La catégorisation, l'étape que la plupart des créateurs sous-estiment : Les catégories d'introduction de l'AICIS reposent sur des facteurs comme le profil de danger du produit chimique, le volume que vous prévoyez introduire, et la façon dont il sera utilisé. Cette catégorisation détermine le niveau d'évaluation, de rapport, ou de tenue de dossiers qui s'applique à cet ingrédient précis. Ce n'est pas une étape de simple formalité, se tromper peut vous placer sous de mauvaises obligations de conformité sans que vous vous en rendiez compte.

Avant la première vente : Assurez-vous que toute obligation de rapport ou de tenue de dossiers liée à vos catégorisations d'ingrédients est réellement en place, pas seulement planifiée. La conformité à l'AICIS est généralement un système autogéré et fortement axé sur la tenue de dossiers, ce qui signifie que le fardeau vous revient d'avoir les documents prêts si on vous les demande un jour, plutôt qu'un organisme réglementaire qui vous délivre un numéro d'approbation avant que vous puissiez vendre.

Tout au long de l'année : Suivez tout nouvel ingrédient que vous introduisez à mesure que votre gamme de produits s'élargit. Chaque nouvel ingrédient qui ne figure pas déjà à l'inventaire déclenche potentiellement son propre exercice de catégorisation, alors ce n'est pas une tâche ponctuelle que vous terminez au lancement et oubliez ensuite.

Fin d'année, la déclaration annuelle : L'AICIS comporte des obligations de rapport périodiques liées à vos introductions au cours de la période de rapport, généralement comprises comme un processus de déclaration annuelle. Ce que cela couvre exactement et la façon dont cela se soumet vaut la peine d'être confirmé directement auprès des directives actuelles de l'AICIS pour votre catégorie précise d'introductions, puisque les détails ici sont les plus susceptibles d'avoir changé depuis la rédaction de tout guide général.

Pourquoi cela déroute les créateurs venant d'autres marchés

Si votre modèle mental de la « conformité » s'est construit sur le CNF canadien ou un système similaire de notification par produit, l'AICIS semble à l'envers au premier abord, parce qu'il n'y a pas de dépôt unique par produit qui produit un numéro de référence bien rangé de la façon dont un numéro CN le fait. L'obligation de conformité réside dans les ingrédients et votre activité d'introduction, et un produit fini n'est vraiment qu'un contenant pour un certain nombre d'ingrédients catégorisés séparément que vous avez combinés à l'intérieur.

Tenez de bons registres d'ingrédients peu importe le marché

Peu importe le marché dans lequel vous vendez en premier, la discipline qui vous sert partout est la même : connaître le nom exact de chaque ingrédient, son numéro CAS lorsqu'il en existe un, et sa provenance, avec la documentation du fournisseur au dossier. Cette habitude est ce qui rend un exercice de catégorisation AICIS, un dépôt de CNF canadien, ou un Fichier d'information sur le produit de l'Union européenne plus rapides à assembler, parce que les données d'ingrédients sous-jacentes ne changent pas même si l'enveloppe réglementaire qui les entoure change.

Cosmetic Comply est actif dès aujourd'hui pour les notifications canadiennes, avec l'Australie sur la feuille de route, et le même travail de correspondance ingrédient-numéro CAS que vous voudriez prêt pour la catégorisation AICIS est exactement ce qu'il construit pour vous, peu importe dans quel marché vous déposez en premier.