Um Cronograma de Primeiro Ano do AICIS para uma Nova Marca Cosmética

Uma fabricante australiana lançando a sua primeira linha de produtos me pediu "o formulário de notificação do AICIS", esperando algo parecido com o CNF do Canadá, um documento por produto, registrado e pronto. Não é assim que o AICIS funciona, e entender essa diferença logo de cara poupa muita busca confusa por um formulário que não existe nesse formato.

A diferença estrutural em relação a um sistema por produto

O AICIS, o Australian Industrial Chemicals Introduction Scheme (Esquema Australiano de Introdução de Produtos Químicos Industriais), regula ingredientes cosméticos como produtos químicos industriais por meio de um Inventário e de um conjunto de categorias de introdução, em vez de exigir que você notifique cada produto acabado individualmente, como faz o Cosmetic Notification System da Health Canada. Você não está registrando "a minha loção corporal de lavanda" como uma unidade. Você está lidando com os produtos químicos individuais que entram nos seus produtos, verificando se cada um já está no Inventário, e categorizando a introdução de qualquer produto químico que ainda não esteja.

Isso significa que o seu trabalho de conformidade acontece majoritariamente no nível do ingrediente, não no nível do produto acabado, o que muda como você sequencia o seu primeiro ano.

Uma sequência aproximada para o ano um

Cedo, antes de formular a sério: Registre-se como introdutor junto ao AICIS, se as suas atividades exigirem isso. O registro geralmente está atrelado à introdução de produtos químicos industriais, o que inclui ingredientes cosméticos, na Austrália, e as exigências podem depender do tamanho e do nível de atividade da sua empresa, então confirme a sua obrigação específica de registro diretamente com o AICIS, em vez de presumir.

Durante a formulação: Para cada ingrediente que você estiver considerando, verifique se ele já aparece no Inventário. Um ingrediente já listado ali geralmente tem um caminho mais claro e rápido. Um ingrediente ainda não listado significa que você está introduzindo algo novo, e precisa descobrir em qual categoria de introdução ele se encaixa.

Categorização, a etapa que a maioria dos fabricantes subestima: As categorias de introdução do AICIS se baseiam em fatores como o perfil de risco do produto químico, o volume que você pretende introduzir e como ele será usado. Essa categorização determina qual nível de avaliação, relatório ou manutenção de registros se aplica a esse ingrediente específico. Não é uma etapa de mero carimbo, errar aqui pode significar que você está operando sob as obrigações de conformidade erradas sem perceber.

Antes da primeira venda: Certifique-se de que quaisquer obrigações de relatório ou manutenção de registros atreladas às categorizações dos seus ingredientes estejam de fato em vigor, não apenas planejadas. A conformidade com o AICIS geralmente é um sistema autogerido e pesado em manutenção de registros, o que significa que o ônus é seu de ter a papelada pronta caso seja solicitada, em vez de um regulador emitir um número de aprovação antes de você poder vender.

Ao longo do ano: Acompanhe qualquer novo ingrediente que você introduzir à medida que a sua linha de produtos crescer. Cada novo ingrediente ainda não presente no Inventário potencialmente aciona o seu próprio exercício de categorização, então isso não é uma tarefa única que você conclui no lançamento e esquece.

Fim do ano, a declaração anual: O AICIS envolve obrigações periódicas de relatório atreladas às suas introduções ao longo do período de referência, geralmente entendidas como um processo de declaração anual. Exatamente o que isso cobre e como é submetido vale a pena confirmar diretamente com a orientação vigente do AICIS para a sua categoria específica de introduções, já que esses são os detalhes com maior probabilidade de terem mudado desde a redação de qualquer guia geral.

Por que isso confunde fabricantes vindos de outros mercados

Se o seu modelo mental de "conformidade" foi construído em torno do CNF do Canadá ou de um sistema similar de notificação por produto, o AICIS parece invertido a princípio, porque não existe um único registro por produto que produz um número de referência organizado, como acontece com um número de CN. A obrigação de conformidade vive com os ingredientes e com a sua atividade de introdução, e um produto acabado é, na verdade, apenas um recipiente para tantos ingredientes categorizados separadamente quanto você tiver combinado nele.

Mantenha bons registros de ingredientes independentemente do mercado

Seja qual for o mercado para o qual você está vendendo primeiro, a disciplina que serve em qualquer lugar é a mesma: conheça o nome correto de cada ingrediente, o seu número CAS quando existir um, e de onde ele veio, com documentação do fornecedor em arquivo. Esse hábito é o que torna um exercício de categorização do AICIS, uma notificação de CNF canadense ou um Product Information File da UE mais rápidos de montar, porque os dados de ingredientes subjacentes não mudam, mesmo que o invólucro regulatório ao redor deles mude.

A Cosmetic Comply já está ativa para notificações canadenses hoje, com a Austrália no roteiro, e o mesmo trabalho de mapeamento de ingrediente para CAS que você gostaria de ter pronto para a categorização do AICIS é exatamente o que ela constrói para você, independentemente de qual mercado você notifique primeiro.