Ein EU-Login-Konto einrichten, um auf das CPNP zuzugreifen

Was einem beim CPNP niemand vorher sagt: Man loggt sich nicht einfach ein und tippt Inhaltsstoffe ein. Davor liegt eine Login-Ebene, und wenn man noch nie mit einem System der EU-Kommission zu tun hatte, kann diese Ebene allein schon einen ganzen Nachmittag kosten, bevor auch nur ein einziges Produkt erfasst ist.

Hier erklären wir, was diese Ebene eigentlich ist und wie man sie ohne Rätselraten durchläuft.

EU Login ist nicht das CPNP selbst

EU Login (in manch älterer Dokumentation noch ECAS genannt, European Commission Authentication Service) ist das gemeinsame Identitätssystem der Kommission. Es ist derselbe Login, der für eine ganze Reihe unabhängiger EU-Portale genutzt wird, nicht etwas, das speziell für Kosmetik gebaut wurde. Man kann es sich wie den Haupteingang eines Bürogebäudes mit vielen verschiedenen Mietern vorstellen. CPNP ist einer dieser Mieter.

Man erstellt das EU-Login-Konto zuerst, separat, bevor CPNP für einen überhaupt eine Rolle spielt. Das bedeutet:

• Gehen Sie auf die Registrierungsseite von EU Login und legen Sie ein Konto mit einer echten E-Mail-Adresse an, die Sie kontrollieren.
• Bestätigen Sie die E-Mail-Adresse. Es gibt einen Bestätigungsschritt, und das Konto ist erst nutzbar, wenn Sie diesen abgeschlossen haben.
• Vergeben Sie ein Passwort, das die Komplexitätsanforderungen erfüllt, und erwägen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, falls sie angeboten wird. Manche Systeme der Kommission verlangen sie mittlerweile verpflichtend.

Danach brauchen Sie speziell den SAAS-Zugang

Sobald Ihr EU-Login-Konto existiert, weiß es noch lange nicht, dass Sie Zugang zum CPNP wollen. Sie müssen den Zugriff auf die konkrete Anwendung beantragen, was historisch über das sogenannte SAAS (Systeme d'Autorisation d'Accès Sécurisé) läuft, den Mechanismus zur Zugriffsanfrage, der zwischen EU Login und dem eigentlichen CPNP-Tool sitzt.

In der Praxis bedeutet das:

• Nach dem Einloggen mit Ihren neuen EU-Login-Daten werden Sie aufgefordert, eine Rolle beziehungsweise ein Zugriffsrecht für die CPNP-Anwendung zu beantragen.
• Üblicherweise beantragt man den Zugang entweder als Responsible Person (verantwortliche Person) oder als jemand, der in deren Namen handelt (ein Vertreter, ein Berater, ein Melder).
• Es kann eine kurze Genehmigungsverzögerung geben. Das geht nicht immer sofort, also sollte man das nicht auf den Tag vor dem geplanten Verkaufsstart verschieben.

Diese Unterscheidung zwischen EU Login und CPNP-Zugang bringt viele Leute ins Straucheln, weil die Fehlermeldungen, wenn etwas schiefläuft, oft vage sind. "Zugriff verweigert" oder ein leeres Dashboard bedeutet meistens, dass die Identitätsebene funktioniert hat, die anwendungsspezifische Berechtigung aber noch nicht erteilt wurde, nicht dass das Konto selbst defekt ist.

Die Unternehmensstruktur spielt hier eine Rolle

Bei einem kleinen Betrieb kann eine Person sowohl das EU-Login-Konto als auch die CPNP-Zugriffsrolle innehaben und alles selbst melden. Bei größeren Unternehmen oder wenn ein Berater eingesetzt wird, benötigen unter Umständen mehrere Personen Zugriff unter derselben Responsible-Person-Entität. Das CPNP unterstützt das, aber jemand muss sich vorher folgende Punkte durchdenken:

Klären Sie die Angaben zu Ihrer Responsible Person, bevor Sie starten

Die Kontoeinrichtung selbst ist reine Vorarbeit. Die eigentliche Meldung, sobald man drin ist, fragt nach Angaben zu Ihrer Responsible Person: deren EU-Adresse, Kontaktdaten sowie die Produktinformationen, die letztlich in der Product Information File landen. Wer die Kontoeinrichtung überstürzt und dann ohne fertige PIF oder unterschriebenen Cosmetic Product Safety Report dasitzt, hat die Verzögerung nur nach hinten verschoben, statt sie zu beseitigen.

Eine sinnvolle Reihenfolge:

1. Registrieren Sie das EU-Login-Konto und bestätigen Sie die E-Mail-Adresse.
2. Beantragen Sie den CPNP-spezifischen Zugang unter der richtigen Responsible Person.
3. Nutzen Sie die Wartezeit auf die Genehmigung, um mit Ihrem Sicherheitsbewerter die Product Information File und den CPSR zusammenzustellen.
4. Sobald der Zugang freigeschaltet ist, machen Sie eine Testeingabe mit einem Produkt, um sich mit der Oberfläche vertraut zu machen, bevor Sie etwas real melden.

Ein Hinweis, damit das nicht zum wiederkehrenden Ärgernis wird

Nichts davon ist schwierig, sobald man es einmal gemacht hat, aber es zum ersten Mal unter Zeitdruck vor einem Launch-Termin zu tun, ist genau der Punkt, an dem der Stress entsteht. Wer eine Responsible Person, einen Sicherheitsbewerter und eine wachsende Produktlinie koordiniert, hat mit der Kontoeinrichtung nur einmalige Kosten, aber die zugrunde liegenden Inhaltsstoffdaten sauber zu halten (INCI-Zuordnung, Prüfung eingeschränkter Substanzen, PIF-Dokumentation) ist eine laufende Aufgabe. Cosmetic Comply ist genau auf die Inhaltsstoffseite dieses Problems ausgerichtet, für die Märkte, die es unterstützt: Es gleicht Inhaltsstoffe mit INCI und CAS ab und markiert eingeschränkte Substanzen, bevor eine Meldung hinausgeht, was es wert ist zu wissen, selbst wenn die erste Hürde gerade nur darin besteht, sich überhaupt einzuloggen.