Wer rechtlich verantwortlich ist, wenn ein Vertriebspartner im Ausland verkauft

Jemand in einem anderen Land liebt Ihre Seife, möchte sie in seinem Geschäft führen und bittet Sie, eine Palette zu verschicken. Leicht verdientes Geld, bis jemand die Frage stellt, die niemand laut beantworten möchte: Wer haftet eigentlich, wenn die Behörde jenes Landes ein Problem mit dem Produkt hat?

Die ehrliche Antwort lautet: Es hängt vollständig davon ab, wessen Name im System der Behörde als verantwortliche Partei geführt wird, und das ist ebenso eine geschäftliche wie eine rechtliche Entscheidung. Sie sollte geklärt werden, bevor die Palette verschickt wird, nicht danach.

Das allgemeine Muster über verschiedene Märkte hinweg

Die meisten kosmetikrechtlichen Regelwerke bauen auf einer zentralen Idee auf: Jemand vor Ort, oder zumindest jemand mit einer formellen rechtlichen Präsenz in diesem Markt, muss für das Produkt geradestehen. Die genaue Bezeichnung ändert sich von Land zu Land, aber das Konzept wiederholt sich:

• In der EU ist es die verantwortliche Person, die innerhalb der EU niedergelassen sein muss, die Produktinformationsdatei führt und deren Name mit der CPNP-Meldung verknüpft ist.
• In Kanada wird das Cosmetic Notification Form von demjenigen eingereicht, der das Produkt auf den kanadischen Markt bringt, und der Name dieses Anmelders ist mit der Cosmetic-Notification-Nummer verknüpft.
• In den USA gibt es unter MoCRA eine benannte verantwortliche Person, die mit der Betriebsregistrierung und der Produktauflistung verknüpft ist, in der Regel der Hersteller, Abfüller oder Vertriebspartner, dessen Name auf dem Etikett erscheint.
• Im Vereinigten Königreich läuft die Meldung über den SCPN-Dienst der OPSS, wiederum verknüpft mit demjenigen, der das Produkt auf den britischen Markt bringt.

Erkennen Sie das Muster: Es ist selten automatisch der ursprüngliche Hersteller. Es ist derjenige, der das Produkt formell auf diesen spezifischen Markt bringt, was der Hersteller selbst, ein Importeur oder ein Vertriebspartner sein kann, je nachdem, wie das Geschäft strukturiert ist.

Drei gängige Vereinbarungen und was sie jeweils bedeuten

Sie melden selbst, der Vertriebspartner verkauft nur weiter. Sie als Hersteller halten die Meldung oder Auflistung für diesen Markt in Ihrem eigenen Namen, und der Vertriebspartner ist schlicht ein Kunde, der Fertigware kauft und weiterverkauft. Sie tragen die Compliance-Last und die Haftung. Das gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre eigenen Inhaltsstoffdaten und Ihre eigene Meldehistorie, was wichtig ist, wenn Sie Ihre Produktlinie später erweitern wollen, ohne von den Unterlagen anderer abhängig zu sein.

Der Vertriebspartner meldet als verantwortliche Partei. Der Vertriebspartner übernimmt die Rolle der verantwortlichen Person, die Meldung und die Etikettenkonformität für diesen Markt, meist weil er bereits die rechtliche Niederlassung besitzt und dies sein Geschäftsmodell ist. Im Gegenzug möchte er üblicherweise ein Mitspracherecht bei Kennzeichnung, Verpackung und manchmal Rezepturdokumentation, weil sein Name jetzt mit der Sicherheitsakte verknüpft ist. Lesen Sie den Vertriebsvertrag hier genau. Endet die Beziehung, müssen Sie wissen, ob die Meldung bei ihm verbleibt oder an Sie zurückübertragen wird.

Ein separater Importeur übernimmt die Rolle. Manchmal arbeitet ein Vertriebspartner mit einem externen Importeur oder Vertreter zusammen, der die regulatorische Rolle gegen Gebühr übernimmt, während der Vertriebspartner rein kommerziell bleibt. Das fügt eine zusätzliche Ebene hinzu, kann aber effizient sein, wenn Sie mit einem Vertriebspartner ohne eigene regulatorische Infrastruktur zusammenarbeiten.

Warum das wichtiger ist, als es aussieht

Geht eine Beschwerde über eine Nebenwirkung von einem Kunden in diesem Markt ein, ruft die Behörde zuerst denjenigen an, dessen Name auf der Meldung oder Auflistung steht, nicht zwangsläufig Sie. Ist das Ihr Vertriebspartner und ist dieser nicht darauf vorbereitet, damit umzugehen, oder schlimmer, weiß gar nicht, dass er die verantwortliche Partei sein sollte, haben Sie eine Lücke, die genau im ungünstigsten Moment zutage tritt.

Dasselbe gilt für Rückrufe. Muss ein Produkt aus den Regalen genommen werden, ist die verantwortliche Partei diejenige, von der die Behörde erwartet, dass sie das koordiniert. Klären Sie schriftlich und vor dem Versand genau, wer diese Rolle für jeden Markt innehat, in den Sie verkaufen.

Fragen, die vor der ersten Lieferung geklärt werden sollten

1. Wer ist als verantwortliche Person, Importeur oder Anmelder für diesen konkreten Markt benannt?
2. Verfügt diese Partei bereits über eine etablierte rechtliche Präsenz dort, oder plant sie erst, eine aufzubauen?
3. Wem gehören die Sicherheitsbewertung und die Inhaltsstoffdokumentation, falls die Beziehung endet?
4. Wer bearbeitet eine Meldung über eine Nebenwirkung, falls eine aus diesem Markt eingeht?
5. Spiegelt das Etikett Name und Anschrift der korrekten verantwortlichen Partei für diesen Markt wider, nicht nur Ihre eigenen?

Ihre eigenen Unterlagen in Ordnung halten, egal wer meldet

Selbst wenn ein Vertriebspartner die formelle Meldung im Ausland übernimmt, lohnt es sich, eigene, saubere Inhaltsstoffaufzeichnungen unabhängig von ihm zu führen. Cosmetic Comply hält Ihre INCI- und CAS-Zuordnung sowie frühere Meldungen unter Ihrem eigenen Konto organisiert, was wichtig ist, falls sich eine Vertriebsbeziehung später ändert und Sie unter einer neuen Vereinbarung neu melden müssen, ohne Ihre Inhaltsstoffdokumentation von null aufzubauen. Aktuell deckt diese Unterstützung kanadische Meldungen ab, mit den USA, der EU und Australien in Entwicklung, aber die zugrunde liegende Gewohnheit, die eigenen Inhaltsstoffdaten zu besitzen, unabhängig davon, wer als verantwortlich gelistet ist, lohnt sich aufzubauen, ganz gleich, in welchen Markt Sie zuerst liefern.