Qui est légalement responsable lorsqu'un distributeur vend à l'étranger

Quelqu'un dans un autre pays adore votre savon, veut le vendre dans sa boutique, et vous demande d'expédier une palette. De l'argent facile, jusqu'à ce que quelqu'un pose la question à laquelle personne ne veut répondre à voix haute : qui est réellement responsable si l'organisme de réglementation de ce pays a un problème avec le produit?

La réponse honnête, c'est que cela dépend entièrement de quel nom figure dans le système de l'organisme de réglementation comme partie responsable, et c'est une décision d'affaires autant qu'une décision juridique. Cela vaut la peine de le régler avant que la palette ne parte, pas après.

Le modèle général à travers les marchés

La plupart des régimes de réglementation cosmétique s'articulent autour d'une idée centrale : quelqu'un de local, ou au moins quelqu'un ayant une présence juridique formelle rattachée à ce marché, doit se porter garant du produit. Le titre exact change selon le pays, mais le concept se répète :

• Dans l'UE, c'est la Personne Responsable, qui doit être établie au sein de l'UE, tient le dossier d'information produit, et est celle dont le nom est rattaché à la notification CPNP.
• Au Canada, le Formulaire de notification de cosmétique est déposé par quiconque met le produit sur le marché canadien, et le nom de ce déposant est rattaché au numéro de notification cosmétique.
• Aux États-Unis, en vertu du MoCRA, il y a une personne responsable nommée, rattachée à l'enregistrement de l'établissement et à l'inscription du produit, généralement le fabricant, l'emballeur ou le distributeur dont le nom apparaît sur l'étiquette.
• Au Royaume-Uni, la notification passe par le service SCPN de l'OPSS, encore une fois rattachée à quiconque met le produit sur le marché britannique.

Remarquez le schéma. Ce n'est rarement automatiquement le fabricant d'origine. C'est quiconque met formellement le produit sur ce marché précis, ce qui peut être le fabricant lui-même, un importateur, ou un distributeur, selon la façon dont l'entente est structurée.

Trois arrangements courants et ce que chacun signifie

Vous déposez vous-même, le distributeur ne fait que revendre. Vous, le fabricant, détenez la notification ou l'inscription en votre propre nom pour ce marché, et le distributeur est simplement un client qui achète des produits finis et les revend. Vous portez le fardeau de conformité et la responsabilité. Cela vous donne le contrôle sur vos propres données d'ingrédients et votre propre historique de dépôt, ce qui compte si vous voulez élargir votre gamme de produits plus tard sans dépendre de la paperasse de quelqu'un d'autre.

Le distributeur dépose en tant que partie responsable. Le distributeur assume le rôle de Personne Responsable, le dépôt de notification et la conformité d'étiquetage pour ce marché, habituellement parce qu'il possède déjà l'établissement juridique et que c'est son modèle d'affaires. En échange, il voudra typiquement avoir son mot à dire sur l'étiquetage, l'emballage, et parfois la documentation de formule, car son nom est maintenant rattaché au dossier de sécurité. Lisez attentivement l'accord de distribution ici. Si la relation se termine, vous devez savoir si la notification reste avec lui ou revient vers vous.

Un importateur officiel distinct s'en charge. Parfois, un distributeur travaille avec un importateur tiers ou un agent qui assume le rôle réglementaire moyennant des frais, gardant le distributeur purement commercial. Cela ajoute une couche mais peut être efficace si vous travaillez avec un distributeur qui n'a aucune infrastructure réglementaire propre.

Pourquoi cela compte plus qu'il n'y paraît

Si une plainte de réaction indésirable arrive d'une cliente sur ce marché, le premier appel de l'organisme de réglementation va vers celui dont le nom figure sur la notification ou l'inscription, pas nécessairement vers vous. Si c'est votre distributeur et qu'il n'est pas préparé à la gérer, ou pire, qu'il n'est même pas conscient qu'il était censé être la partie responsable, vous avez une lacune qui refait surface au pire moment possible.

Il en va de même pour les rappels. Si un produit doit être retiré des tablettes, la partie responsable est celle que l'organisme de réglementation s'attend à voir coordonner cela. Établissez clairement, par écrit, avant l'expédition, exactement qui détient ce rôle pour chaque marché où vous vendez.

Questions à poser avant la première expédition

1. Qui est nommé comme Personne Responsable, importateur officiel, ou déposant de notification pour ce marché précis?
2. Cette partie a-t-elle déjà une présence juridique établie là-bas, ou prévoit-elle d'en mettre une en place?
3. Qui possède l'évaluation de sécurité et la documentation d'ingrédients si la relation se termine?
4. Qui gère un rapport de réaction indésirable s'il en arrive un de ce marché?
5. L'étiquette reflète-t-elle le bon nom et la bonne adresse de la partie responsable pour ce marché, pas seulement les vôtres?

Garder votre propre paperasse en ordre peu importe qui dépose

Même lorsqu'un distributeur assume le rôle formel de notification à l'étranger, cela vaut la peine de maintenir vos propres registres d'ingrédients propres, indépendamment de lui. Cosmetic Comply garde votre correspondance INCI et CAS ainsi que vos dépôts passés organisés sous votre propre compte, ce qui compte si une relation de distribution change plus tard et que vous devez redéposer sous un nouvel arrangement sans repartir de zéro sur votre documentation d'ingrédients. À l'heure actuelle, ce soutien couvre les notifications canadiennes, avec les États-Unis, l'UE et l'Australie en développement, mais l'habitude sous-jacente, posséder vos propres données d'ingrédients peu importe qui est inscrit comme responsable, vaut la peine d'être développée peu importe le marché pour lequel vous expédiez en premier.