经销商向海外销售时,法律责任究竟在谁身上

另一个国家有人喜欢上了你的香皂,想在自己的店里销售,请你发一整托盘的货过去。这看起来是一笔轻松的生意,直到有人问出那个谁都不想大声回答的问题:如果那个国家的监管机构对产品有意见,真正要承担责任的人是谁?

诚实的答案是,这完全取决于谁的名字出现在监管机构系统中作为负责方,而这既是一个法律问题,也是一个商业决策。这件事值得在货物发运之前就谈妥,而不是等发运之后。

各市场通行的一般模式

大多数化妆品监管体系都建立在一个核心理念之上:必须有本地的某个人,或者至少是与该市场有正式法律关联的某个人,来为产品担责。具体的名称因国家而异,但概念是重复出现的:

• 在欧盟,这是责任人(Responsible Person),必须在欧盟境内设立,负责维护产品信息档案,其名字与CPNP通报绑定。
• 在加拿大,化妆品通报表由把产品投放到加拿大市场的一方提交,该提交方的名字与化妆品通报号绑定。
• 在美国,根据MoCRA,有一个指定的责任人与设施注册和产品列名绑定,通常是标签上出现名称的生产商、包装商或经销商。
• 在英国,通报通过OPSS的SCPN服务进行,同样与把产品投放到英国市场的一方绑定。

请注意其中的规律。这个角色很少自动落到最初的生产商身上,而是取决于谁正式把产品投放到那个具体的市场,可能是生产者本人,也可能是进口商或经销商,具体取决于交易结构如何安排。

三种常见安排及各自的含义

你自己申报,经销商只负责转售。 你,作为生产者,以自己的名义在该市场持有通报或备案,而经销商只是购买成品并转售的客户。你承担合规负担和法律责任。这样做的好处是,你能掌控自己的成分数据和自己的备案历史,如果你以后想扩展产品线而不依赖别人的文件,这一点很重要。

经销商作为负责方申报。 经销商承担该市场的责任人角色、通报申报和标签合规工作,通常是因为他们已经具备当地的法律实体资格,而这本来就是他们的业务模式。作为交换,他们通常会要求对标签、包装乃至配方文件有一定的话语权,因为他们的名字现在与安全档案绑定在一起。这里要仔细阅读经销协议。如果合作关系终止,你需要清楚通报究竟会留在他们名下,还是转回到你名下。

由独立的进口记录方(importer of record)处理。 有时经销商会与第三方进口商或代理机构合作,由后者收费承担监管角色,让经销商保持纯商业性质。这会多一个环节,但如果你合作的经销商自身没有任何监管基础设施,这种方式可能会更有效率。

为什么这件事比看起来更重要

如果该市场的顾客提出不良反应投诉,监管机构首先联系的是通报或备案上署名的一方,而不一定是你。如果那是你的经销商,而他们没有准备好处理这种情况,或者更糟,他们甚至都不知道自己本应是负责方,那么你就会在最糟糕的时刻暴露出一个漏洞。

召回问题也是同样的道理。如果某产品需要下架,监管机构期望的协调方就是负责方。在发货之前,就每个你销售进入的市场,把谁承担这个角色白纸黑字地写清楚。

首次发货前值得问的问题

1. 在这个具体市场,谁被指定为责任人、进口记录方或通报申报人?
2. 该方是否已经在当地建立了法律实体,还是打算设立?
3. 如果合作关系终止,安全评估和成分文件归谁所有?
4. 如果该市场传来不良反应报告,由谁处理?
5. 标签上体现的负责方名称和地址,是否是该市场正确的负责方信息,而不仅仅是你自己的?

无论谁申报,都要理清自己的文件

即便经销商在海外承担了正式的通报角色,维护一份独立于他们、属于你自己的干净成分记录仍然是值得的。Cosmetic Comply把你的INCI和CAS映射以及过往备案整理保存在你自己的账户下,如果日后经销商关系发生变化,你需要按新的安排重新备案,这一点就很重要,你不必从零开始重建成分文件。目前这项支持覆盖加拿大通报,美国、欧盟和澳大利亚的支持正在开发中,但无论你首先要向哪个市场发货,拥有自己的成分数据、不依赖谁被列为负责方,都是值得建立的底层习惯。