Como preencher um Formulário de Notificação Cosmética no Canadá

Então você fez um produto, uma loção, um sabonete ou um batom hidratante, e alguém finalmente pagou por ele. No Canadá, essa primeira venda dá início a uma contagem. A Health Canada dá 10 dias para você preencher um Formulário de Notificação Cosmética (Cosmetic Notification Form, CNF), e a maioria das pessoas que vende cosméticos artesanais não faz ideia de que esse prazo existe até que uma retenção na alfândega ou a remoção de um anúncio em um marketplace as force a descobrir.

A boa notícia é que o CNF não é um teste que você passa ou reprova por esperteza. É um formulário que faz um conjunto específico de perguntas, e se suas respostas estiverem de acordo com as regras de ingredientes, você recebe um número. Veja como o processo funciona na prática.

O que é o CNF, em poucas palavras

O Formulário de Notificação Cosmética é a forma de avisar a Health Canada de que um cosmético existe, quem é responsável por ele e o que ele contém. É uma notificação, não uma aprovação. Ninguém na Health Canada revisa e aprova sua fórmula antes da venda. Você notifica, recebe um número de Notificação Cosmética (o número CN), e a Health Canada mantém isso registrado caso surja alguma dúvida de segurança ou um recall.

Essa diferença importa porque muita gente presume que preencher o formulário significa que alguém verificou o produto e o aprovou. Não é o caso. A responsabilidade por uma fórmula segura e conforme continua sendo sua. O CNF é a documentação que torna você localizável e responsável.

Quem precisa fazer a notificação

Qualquer pessoa que venda um cosmético no Canadá. Isso é mais abrangente do que parece. Um cosmético é qualquer produto destinado a limpar, melhorar ou mudar a aparência ou o odor da pele, do cabelo, das unhas ou dos dentes. Loção, xampu, desodorante, maquiagem, perfume, a maioria dos sabonetes que fazem alguma alegação cosmética, produtos de banho, óleo para barba, tudo isso entra na regra.

Vender vinte barras de sabonete numa feira de produtores coloca você na mesma categoria de uma marca nacional. Não existe isenção para pequenos lotes que permita a um vendedor amador pular a notificação. Se há troca de dinheiro por um cosmético, a obrigação existe.

O que você precisa antes de começar

Reúna o seguinte e o preenchimento do formulário fica rápido:

• O nome do produto e para que ele serve.
• Os dados da sua empresa e a pessoa responsável pelo produto no Canadá.
• A lista completa de ingredientes, pelo nome INCI, com a concentração ou a faixa de concentração de cada um.
• A forma e a função do produto, ou seja, o tipo de cosmético e como ele é usado.

A lista de ingredientes é onde as notificações costumam travar. Seu fornecedor vendeu a você uma "solução de Cocamidopropyl Betaine a 30 por cento" sob algum nome comercial, e a Health Canada quer o nome INCI, idealmente com a concentração do ativo real, não da mistura diluída. Resolver isso é o verdadeiro trabalho, e é a parte que vale a pena fazer com calma.

As cinco etapas

1. Liste seus ingredientes pelo nome INCI. Nomes comerciais não entram no CNF. Cada matéria-prima corresponde a um ou mais nomes INCI. Uma única mistura de fornecedor pode se desdobrar em três ou quatro entradas INCI quando você a decompõe.
2. Atribua uma concentração ou faixa a cada um. A Health Canada aceita faixas, o que ajuda quando você ajusta os lotes. As faixas ainda precisam ser honestas e refletir o que realmente está no frasco.
3. Confira cada ingrediente na Cosmetic Ingredient Hotlist. Essa é a lista de substâncias que a Health Canada proíbe ou restringe. Um ingrediente restrito acima do limite, ou um ingrediente proibido presente em qualquer quantidade, transforma a notificação num problema à espera de aparecer.
4. Preencha os dados do produto e da empresa. Forma, função, uso pretendido, a pessoa responsável no Canadá, o fabricante e o importador, se houver.
5. Envie e aguarde o número CN. Assim que a Health Canada processa a notificação, você recebe um número CN vinculado a esse produto.

O prazo que ninguém espera

Dez dias a partir da primeira venda. Não a partir de quando você anuncia o produto, nem de quando começa a divulgação, mas da primeira vez que alguém compra. Perder esse prazo significa vender fora de conformidade, exatamente a situação que faz uma remessa ficar retida ou gera uma notificação para a loja.

Se você já vendeu algo há meses e nunca fez a notificação, a atitude certa não é entrar em pânico, é notificar agora. Atrasado é melhor do que nunca, e regularizar a situação remove o risco que paira sobre os produtos que você já está enviando.

Onde as pessoas realmente travam

Dois pontos, quase sempre.

O primeiro é a tradução para INCI. Extrair os nomes INCI corretos e os percentuais corretos de um documento do fornecedor é um trabalho minucioso, e é fácil acabar carregando um nome comercial ou usando a concentração da mistura inteira em vez da do ativo. Errar aqui faz com que sua lista de ingredientes não corresponda ao que realmente está no frasco.

O segundo é a verificação na hotlist. Um ingrediente pode ser perfeitamente comum e ainda assim ser restrito acima de determinada concentração. Ácido salicílico, certos conservantes, alguns componentes de óleos essenciais ligados a alérgenos de fragrância. A verificação não é difícil, mas não perdoa erros, e uma resposta errada dada com confiança é pior do que nenhuma resposta.

Foi em torno dessa parte que construímos a Cosmetic Comply. Você envia os ingredientes, cada um é associado ao seu nome INCI e verificado nas listas atuais de proibidos e restritos, e um revisor de conformidade de verdade analisa o resultado antes de qualquer notificação ser enviada. Você obtém o número CN sem gastar um fim de semana inteiro cruzando PDFs de fornecedores com a planilha de um regulador.

Se você tem um produto que já está sendo vendido, vale a pena levar esse prazo de 10 dias a sério hoje, e não na próxima vez que um marketplace pedir seu número de notificação.