Ce que coûte réellement la notification CPNP et combien de temps elle prend

Quelqu'un m'a dit un jour que la notification CPNP était « gratuite », et techniquement il n'avait pas tort, il omettait simplement à peu près tout ce qui doit exister avant qu'on ait le droit de cliquer sur soumettre. Parlons de ce qui coûte réellement de l'argent et du temps ici, car les frais du portail sont le chiffre le moins intéressant de tout ce processus.

La notification elle-même ne coûte rien

Soumettre par le CPNP, le portail de la Commission sous le Règlement (CE) n° 1223/2009, ne comporte pas de frais gouvernementaux. Si tout ce qu'on mesurait était « combien l'UE me facture-t-elle pour notifier un produit », la réponse honnête est rien. Mais c'est un peu comme dire qu'un examen de conduite est gratuit tout en ignorant le coût de la voiture, des leçons et de l'assurance qui vous y ont mené.

Où se trouve réellement le coût

Trois éléments doivent exister avant qu'une notification n'ait un sens, et les trois coûtent de l'argent et du temps.

Une personne responsable établie dans l'UE. Si vous n'êtes pas vous-même une entreprise basée dans l'UE, vous devez en désigner une, et il s'agit typiquement d'un arrangement payant et continu avec un service de personne responsable tiers plutôt que de frais ponctuels. Les coûts varient beaucoup selon le fournisseur et selon le nombre de produits et de marchés couverts, alors c'est réellement un poste à magasiner et à comparer plutôt que de présumer un chiffre fixe.

Un rapport de sécurité du produit cosmétique (CPSR), signé par un évaluateur de la sécurité qualifié. C'est là que réside une part importante du coût réel. Le CPSR n'est pas un formulaire que vous remplissez vous-même, il exige qu'un évaluateur qualifié examine votre formule, votre usage prévu et les données à l'appui, puis appose sa signature. La tarification dépend fortement du degré d'établissement de vos ingrédients (une formule construite entièrement à partir d'ingrédients bien documentés et couramment utilisés représente beaucoup moins de travail pour un évaluateur qu'une formule avec des matières nouvelles ou inhabituelles) et du nombre de produits évalués en même temps.

Des tests à l'appui, là où réellement nécessaires. Tous les produits n'ont pas besoin de nouveaux tests à partir de zéro, parfois une formule s'appuie sur des données de sécurité existantes pour ses ingrédients. Mais selon les allégations que vous faites et les ingrédients en cause, des tests additionnels (stabilité, microbiologie, tests de mise à l'épreuve, et ainsi de suite) peuvent faire partie de ce dont votre évaluateur de la sécurité a besoin pour compléter le CPSR. C'est l'un des coûts les plus variables de tout le processus, et il vaut la peine d'en discuter directement avec votre évaluateur tôt, pas après avoir déjà bâti un échéancier de lancement autour de cela.

Un ordre d'opérations réaliste

1. Finalisez votre formule et obtenez les noms INCI exacts et les numéros CAS de chaque ingrédient, y compris tout ce qui est caché dans des mélanges de fournisseurs.
2. Retenez une personne responsable si vous n'êtes pas vous-même basé dans l'UE.
3. Retenez un évaluateur de la sécurité pour bâtir votre dossier d'information produit et votre CPSR, en tenant compte de tout test additionnel qu'il jugera nécessaire.
4. Une fois le CPSR signé et le dossier d'information produit en place, soumettez la notification CPNP elle-même.
5. Gardez le dossier d'information produit accessible et à jour, car il doit être disponible pour les autorités de façon continue, pas seulement au moment de la notification.

Pourquoi l'échéancier est plus long qu'on ne le pense

L'étape de notification, une fois que tout est prêt, est rapide. Le goulot d'étranglement se trouve presque toujours dans les étapes deux et trois ci-dessus. Trouver et intégrer une personne responsable prend du temps si vous n'avez pas déjà une relation en place. Un évaluateur de la sécurité qui fait un CPSR en bonne et due forme ne livre pas le jour même, surtout si votre formule comprend des ingrédients qui nécessitent plus d'examen ou si des tests doivent être commandés plutôt que tirés de données existantes.

Une façon approximative de fixer les attentes : si votre formule est simple, avec des ingrédients bien établis, sans allégations inhabituelles, et que vous avez déjà une relation avec une personne responsable, vous pourriez avancer relativement vite. Si vous introduisez une nouvelle marque dans l'UE pour la première fois, que vous trouvez une personne responsable à partir de zéro, et que votre évaluateur détermine que des tests à l'appui sont nécessaires, prévoyez considérablement plus de temps et traitez cela comme un projet avec un véritable échéancier, pas comme un formulaire à remplir la semaine avant le lancement.

Un tableau pour garder le portrait des coûts en tête

Poste de coût	Ponctuel ou continu, approximativement	Ce qui détermine le prix
Soumission au portail CPNP	Aucuns frais	Sans objet
Service de personne responsable	Généralement continu	Nombre de produits/marchés couverts
CPSR / évaluateur de la sécurité	Par produit ou par lot d'évaluation	Familiarité avec les ingrédients, allégations faites, tests nécessaires
Tests à l'appui	Au cas par cas	Allégations, ingrédients nouveaux, besoins de stabilité/mise à l'épreuve

Où se situe le volet des ingrédients

Une bonne part de ce qui rend un CPSR plus rapide ou plus lent, moins cher ou plus coûteux, tient à la propreté de votre documentation d'ingrédients en entrant dans le processus. Si votre évaluateur de la sécurité doit lui-même retracer ce que contient réellement un mélange de fournisseur ou chercher un numéro CAS, c'est du temps et des coûts ajoutés à votre projet avant même qu'il n'ait commencé l'analyse de sécurité proprement dite. La correspondance d'ingrédients de Cosmetic Comply, qui décompose les mélanges en leurs composants réels avec les noms INCI et numéros CAS transmis, est actuellement construite autour du processus de CNF canadien, avec un soutien pour l'UE à venir, et organiser tôt ces données d'ingrédients est l'une des façons les plus maîtrisables de garder votre futur processus de CPSR en mouvement plutôt que bloqué sur une paperasse que votre évaluateur doit reconstruire lui-même.