Was eine CPNP-Meldung wirklich kostet und wie lange sie dauert

Jemand hat mir einmal erzählt, die CPNP-Meldung sei "kostenlos", und technisch lag diese Person nicht falsch, sie ließ nur so ziemlich alles aus, was existieren muss, bevor man überhaupt auf Absenden klicken darf. Reden wir darüber, was hier wirklich Geld und Zeit kostet, denn die Portalgebühr ist die uninteressanteste Zahl im ganzen Prozess.

Die Meldung selbst kostet nichts

Die Einreichung über CPNP, das Portal der Kommission unter der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009, ist mit keiner staatlichen Gebühr verbunden. Wenn man nur misst, "was verlangt die EU von mir, um ein Produkt zu melden", lautet die ehrliche Antwort: nichts. Aber das ist ein bisschen so, als würde man sagen, eine Fahrprüfung sei kostenlos, während man die Kosten für das Auto, die Fahrstunden und die Versicherung ignoriert, die einen dorthin gebracht haben.

Wo die echten Kosten tatsächlich liegen

Drei Dinge müssen existieren, bevor eine Meldung überhaupt sinnvoll ist, und alle drei kosten Geld und Zeit.

Eine Responsible Person, in der EU niedergelassen. Wenn Sie selbst kein EU-ansässiges Unternehmen sind, müssen Sie eine benennen, und das ist in der Regel eine laufende bezahlte Vereinbarung mit einem externen RP-Dienstleister statt einer einmaligen Gebühr. Die Kosten variieren stark je nach Anbieter und danach, wie viele Produkte und Märkte Sie abdecken. Das ist also wirklich etwas, wofür man Angebote vergleichen sollte, statt eine Pauschalzahl anzunehmen.

Ein Cosmetic Product Safety Report, unterschrieben von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter. Hier steckt ein erheblicher Teil der echten Kosten. Der CPSR ist kein Formular, das man selbst ausfüllt, er verlangt, dass ein qualifizierter Bewerter Ihre Formel, Ihren beabsichtigten Verwendungszweck und unterstützende Daten prüft und dann unterschreibt. Die Preisgestaltung hängt stark davon ab, wie etabliert Ihre Inhaltsstoffe sind (eine Formel, die vollständig aus gut dokumentierten, gängigen Inhaltsstoffen besteht, bedeutet für einen Bewerter deutlich weniger Arbeit als eine mit neuartigen oder ungewöhnlichen Materialien) und wie viele Produkte gleichzeitig bewertet werden.

Unterstützende Tests, sofern tatsächlich nötig. Nicht jedes Produkt braucht neue Tests von Grund auf, manchmal stützt sich eine Formel auf bestehende Sicherheitsdaten für ihre Inhaltsstoffe. Aber je nach den gemachten Claims und den beteiligten Inhaltsstoffen können zusätzliche Tests (Stabilität, Mikrobiologie, Challenge-Test und so weiter) Teil dessen sein, was Ihr Sicherheitsbewerter für den CPSR benötigt. Das ist einer der variableren Kostenfaktoren im gesamten Prozess und sollte früh direkt mit Ihrem Bewerter besprochen werden, nicht erst, nachdem Sie bereits einen Launch-Zeitplan darum herum gebaut haben.

Eine realistische Reihenfolge

1. Finalisieren Sie Ihre Formel und beschaffen Sie genaue INCI-Namen und CAS-Nummern für jeden Inhaltsstoff, einschließlich allem, was in Lieferantenmischungen versteckt ist.
2. Engagieren Sie eine Responsible Person, falls Sie selbst nicht EU-ansässig sind.
3. Engagieren Sie einen Sicherheitsbewerter, um Ihre Product Information File und Ihren CPSR zu erstellen, unter Berücksichtigung aller zusätzlichen Tests, die er für nötig hält.
4. Sobald der CPSR unterschrieben ist und die PIF existiert, reichen Sie die CPNP-Meldung selbst ein.
5. Halten Sie die PIF zugänglich und aktuell, da sie den Behörden laufend zur Verfügung stehen muss, nicht nur zum Zeitpunkt der Meldung.

Warum der Zeitrahmen länger ist, als Leute erwarten

Der Meldeschritt ist, sobald alles bereit ist, schnell. Der Engpass liegt fast immer bei den Schritten zwei und drei oben. Eine Responsible Person zu finden und einzubinden braucht Zeit, wenn noch keine Beziehung besteht. Ein Sicherheitsbewerter, der einen ordentlichen CPSR erstellt, liefert nicht am selben Tag, besonders wenn Ihre Formel Inhaltsstoffe enthält, die mehr Prüfung brauchen, oder wenn Tests in Auftrag gegeben statt aus bestehenden Daten gezogen werden müssen.

Eine grobe Erwartungshaltung: Wenn Ihre Formel einfach ist, mit gut etablierten Inhaltsstoffen, ohne ungewöhnliche Claims, und Sie bereits eine RP-Beziehung haben, könnten Sie sich vergleichsweise schnell bewegen. Wenn Sie eine neue Marke zum ersten Mal in die EU bringen, eine RP von Grund auf beschaffen müssen und Ihr Bewerter feststellt, dass Sie unterstützende Tests brauchen, sollten Sie deutlich mehr Zeit einplanen und das als Projekt mit echtem Vorlauf behandeln, nicht als Formular, das man die Woche vor dem Launch ausfüllt.

Eine Tabelle, um den Kostenüberblick zu behalten

Wo die Inhaltsstoffseite hineinpasst

Ein guter Teil dessen, was einen CPSR schneller oder langsamer, günstiger oder teurer macht, hängt davon ab, wie sauber Ihre Inhaltsstoffdokumentation ist, wenn Sie zur Tür hereinkommen. Wenn Ihr Sicherheitsbewerter selbst nachforschen muss, was eine Lieferantenmischung tatsächlich enthält, oder selbst nach einer CAS-Nummer suchen muss, ist das Zeit und Kosten, die Ihrem Projekt hinzugefügt werden, bevor die eigentliche Sicherheitsanalyse überhaupt begonnen hat. Cosmetic Complys Inhaltsstoffabgleich, der Mischungen in ihre tatsächlichen Bestandteile mit durchgereichten INCI- und CAS-Angaben aufschlüsselt, ist derzeit um den kanadischen CNF-Prozess herum aufgebaut, mit EU-Unterstützung in Vorbereitung, und diese Inhaltsstoffdaten frühzeitig zu organisieren ist einer der besser kontrollierbaren Wege, damit Ihr späterer CPSR-Prozess in Bewegung bleibt, statt an Papierkram hängen zu bleiben, den Ihr Bewerter selbst rekonstruieren muss.