L'adresse de la personne responsable qui doit figurer sur l'étiquette

Quelqu'un nous a récemment demandé pourquoi l'adresse de son fabricant sous contrat ne suffisait pas pour une étiquette destinée à l'UE. La réponse courte est que l'adresse figurant sur l'emballage ne sert pas à indiquer au client où se trouve l'usine. Elle sert à ce que n'importe qui, un consommateur, un douanier, une autorité de surveillance du marché, puisse retrouver l'entité légalement responsable du produit sans devoir mener une enquête.

Ce que l'étiquette doit réellement indiquer

Le règlement (CE) n° 1223/2009 exige que le nom et l'adresse de la personne responsable figurent sur l'emballage. Il doit s'agir d'une adresse réelle et vérifiable dans l'UE, où la PR peut être contactée, pas une boîte postale sans suite ni l'adresse du fabricant dans un pays hors UE. Si la PR possède plusieurs sites, celui qui est imprimé doit être celui où le dossier d'information sur le produit (DIP) est réellement conservé et accessible, puisque c'est ce dossier qu'une autorité peut demander à voir sans préavis.

Quelques points pratiques qui piègent souvent les gens :

• L'adresse doit permettre à une correspondance de parvenir à la PR, c'est-à-dire une adresse postale fonctionnelle, pas seulement un site web ou un courriel
• Si un distributeur ou un importateur agit à titre de PR, c'est son adresse qui figure sur l'étiquette, pas celle du fabricant d'origine
• Plusieurs produits d'une même marque peuvent partager une seule adresse de PR, tant que cette entité détient réellement le statut de PR pour tous ces produits
• Un changement d'adresse exige la mise à jour de l'étiquette et la modification de la notification CPNP, pour que les deux restent synchronisés

Le pays d'origine pour les produits importés

Si le produit est fabriqué hors de l'UE, l'étiquette doit aussi déclarer le pays d'origine. Cette exigence est distincte de celle concernant l'adresse de la PR. Vous pouvez avoir une PR établie en France alors que le produit lui-même est fabriqué dans une usine d'un tout autre pays, et ces deux faits doivent être visibles, ou du moins traçables, à travers l'étiquetage et le DIP. Les autorités douanières s'appuient fortement sur la déclaration du pays d'origine lors du passage des marchandises à la frontière, et une erreur ou une omission peut bloquer un envoi au port avant même qu'il n'atteigne l'entrepôt d'un distributeur.

Pourquoi une adresse inexacte est pire qu'une adresse absente

Une adresse de PR manquante est un vide évident qu'un contrôle douanier ou l'équipe de conformité d'un détaillant repérera généralement avant que le produit n'atteigne les rayons. Une adresse erronée est plus insidieuse. Elle paraît conforme à première vue, mais elle envoie quiconque tente de joindre la partie responsable, qu'il s'agisse d'un consommateur signalant un effet indésirable ou d'une autorité enquêtant sur une plainte, vers une impasse. C'est le scénario qui transforme un oubli d'étiquetage en problème de crédibilité pour la marque, car cela laisse penser que l'entreprise ne sait pas qui est sa PR, ou n'a pas pris la peine de mettre à jour l'étiquette lorsque quelque chose a changé.

Une courte liste de vérification avant d'imprimer l'emballage

Faire évoluer l'étiquette et le dossier ensemble

L'adresse de la PR n'est pas un détail que l'on fixe une fois pour toutes et qu'on oublie ensuite. Chaque fois que vous changez de fabricant, que vous changez de distributeur agissant comme PR, ou que vous déménagez votre propre bureau dans l'UE, cette chaîne doit être mise à jour simultanément sur l'étiquette et dans le dossier CPNP. Traiter l'étiquette comme un élément statique qu'on ne touche qu'au moment d'un changement de marque, c'est ainsi que des marques se retrouvent avec des emballages sur le marché pointant discrètement vers une adresse que plus personne ne vérifie.

Cosmetic Comply gère actuellement les dépôts de notification canadiens, avec un support pour l'UE prévu à venir, mais la rigueur de fond est la même partout : savoir exactement vers quelle entité pointe votre étiquette, et garder les documents honnêtes lorsque cette entité change.