Le courriel exact à envoyer à un fournisseur de parfum pour les allergènes

Chaque fournisseur de parfum possède ces données. Presque aucun ne vous les envoie sans qu'on les demande. Ce n'est pas parce qu'ils cachent quoi que ce soit, c'est que la plupart des petites commandes n'incluent pas de demande à cet effet, alors le document n'est jamais joint. Demandez-le précisément, et vous l'obtiendrez généralement en quelques jours.

Pourquoi la FDS générique ne suffit pas

Une fiche de données de sécurité comporte 16 sections, et la section 3 liste la composition, mais les formules de parfum sont fréquemment protégées comme des secrets commerciaux, alors la section 3 de la FDS d'une huile parfumée dit souvent simplement « mélange de parfum » ou ne liste que les composants dangereux au-dessus d'un certain seuil. C'est légalement acceptable pour l'objectif de la FDS, qui est la sécurité en milieu de travail. Ce n'est pas suffisant pour ce dont vous avez besoin, soit le pourcentage de chaque allergène nommé afin de calculer s'il dépasse le seuil de divulgation pour produit non rincé ou rincé dans votre produit fini.

Ce dont vous avez réellement besoin, c'est un document distinct : une déclaration d'allergènes (parfois appelée certificat de conformité IFRA ou déclaration d'allergènes) qui liste chacun des allergènes de parfum nommés présents et leur pourcentage dans le composé de parfum lui-même, pas dans votre produit fini. C'est vous qui effectuez cette dernière multiplication une fois que vous avez le chiffre.

Le courriel

Voici un texte que vous pouvez copier et adapter :

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Objet : Demande de déclaration d'allergènes et de certificat IFRA, [Nom du parfum], Bon de commande n° [xxxx]

Bonjour [Contact du fournisseur],

Je finalise la documentation réglementaire pour un produit utilisant votre composé de parfum [Nom du parfum / Réf.], et j'ai besoin de deux documents pour compléter mon dépôt :

1. Une déclaration d'allergènes listant chacun des allergènes de parfum présents dans ce composé (par exemple limonène, linalol, citronellol, géraniol, eugénol, coumarine, et tout autre allergène présent dans les listes réglementaires actuelles), avec le pourcentage de chacun dans le composé lui-même.

2. Un certificat de conformité IFRA à jour pour ce composé précis.

Si vous disposez d'une répartition complète des ingrédients par nom INCI et numéro CAS, cela m'aiderait également, bien que je comprenne que certains composants puissent être retenus comme propriétaires.

Pourriez-vous me les envoyer, ou m'indiquer où je peux y accéder ? Je peux fournir notre numéro de compte ou les détails de la commande si cela accélère les choses.

Merci beaucoup, [Votre nom] [Nom de l'entreprise]

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C'est tout. Pas besoin de trop expliquer le raisonnement réglementaire, la plupart des maisons de parfum traitent cette demande constamment et ont déjà les documents en dossier.

Que faire une fois que vous avez les chiffres

Disons que la déclaration revient en indiquant que le linalol représente 1,2 % du composé. Si vous utilisez ce parfum à 0,8 % dans une lotion non rincée, le calcul est :

0,8 % (parfum dans la formule) x 1,2 % (linalol dans le parfum) = 0,0096 % de linalol dans le produit fini

Cela représente 96 ppm, ce qui dépasse le seuil de divulgation non rincé de 0,001 % (10 ppm) et doit être nommé sur le CNF et éventuellement sur l'étiquette. Effectuez cette même multiplication pour chaque allergène listé dans la déclaration, puisqu'un seul composé de parfum en contient souvent plusieurs à des niveaux différents.

Quelques points à revérifier dans la réponse

• Le pourcentage est-il donné comme une plage ou un chiffre unique ? Si c'est une plage, utilisez le haut de la plage pour votre calcul afin de rester prudent.
• La déclaration couvre-t-elle à la fois les allergènes de la Liste 1 et de la Liste 2 ? La Liste 2 du Canada, l'ensemble élargi aligné sur les listes internationales, devient obligatoire plus tard que la Liste 1, mais demander les deux maintenant vous évite un second cycle de courriels plus tard.
• Existe-t-il un certificat propre à un lot précis, ou un certificat général pour la gamme de produits ? Les certificats généraux conviennent pour la plupart des usages, mais si votre formule est sensible à une teneur en allergènes proche d'un seuil, un chiffre propre à un lot est plus précis.

Conservez-le dans un dossier, pas seulement dans votre boîte de réception

Une fois que vous avez la déclaration, enregistrez-la quelque part de manière liée à ce SKU de parfum précis et réutilisez-la pour chaque produit dans lequel ce parfum entre. Les fournisseurs mettent parfois à jour leurs formulations sans grand tapage, alors cela vaut la peine de redemander tous les un ou deux ans, surtout avant une échéance de dépôt.

Si vous gérez cela pour toute une gamme de produits avec plusieurs parfums, garder le calcul juste à la main devient vite fastidieux. Cosmetic Comply prend les chiffres bruts de la déclaration, les reporte sur vos taux d'utilisation réels, et signale quels allergènes dépassent le seuil de divulgation pour chaque produit précis, de sorte que le courriel au fournisseur ci-dessus devienne la seule étape manuelle du processus.