向香精供应商索要过敏原资料的邮件范本

每家香精供应商都有这份数据,但几乎没有人会主动发给你。这不是因为他们在隐瞒什么,而是因为大多数小订单根本没人提出这个要求,所以它就从来没被附上过。具体地开口要,通常几天内就能拿到。

为什么普通的SDS不够用

一份安全数据表(SDS)有16个部分,其中第3部分列出成分组成,但香精配方往往作为商业机密受到保护,所以一份香精油SDS的第3部分,常常只写"香精混合物",或者只列出超过某个门槛的危险成分。这在SDS的用途上是完全合规的,因为它的目的是工作场所安全。但对你的需求来说不够,你需要的是每个具名过敏原在成品中的百分比,这样你才能算出它是否达到了驻留型或冲洗型的申报门槛。

你真正需要的是一份单独的文件:过敏原声明(有时也叫IFRA符合性证书,或过敏原声明书),它列出该香精化合物中存在的每一个具名香精过敏原,以及各自在该香精化合物本身(而非你的成品)中的百分比。拿到这个数字后,最后那步乘法运算由你自己来完成。

邮件内容

以下是可以直接复制并调整的措辞:

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主题:过敏原声明及IFRA证书申请,[香精名称],采购单/订单号 #[xxxx]

您好[供应商联系人],

我正在为使用贵司香精化合物[香精名称/SKU]的产品完善监管文件,需要以下两份文件来完成我的申报:

1. 一份过敏原声明,列出该化合物中存在的每一种香精过敏原(例如柠檬烯、芳樟醇、香茅醇、香叶醇、丁香酚、香豆素,以及当前监管清单中的其他任何一种),以及各自在该化合物本身中的百分比。

2. 一份该特定化合物当前有效的IFRA符合性证书。

如果贵司有按INCI名称和CAS编号列出的完整成分明细,也请一并提供,不过我理解某些成分可能因专有配方而无法披露。

能否将这些文件发给我,或者告知我可以在哪里获取?如果需要账户编号或订单细节以加快流程,我很乐意提供。

非常感谢, [您的姓名] [公司名称]

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就这样。不需要过多解释监管方面的原因,大多数香精公司经常收到这类请求,通常手头都已备有相关文件。

拿到数字之后该怎么做

假设声明回函显示,芳樟醇占该香精化合物的1.2%。如果你在一款驻留型乳液中以0.8%的比例使用该香精,计算方式是:

0.8%(配方中的香精)× 1.2%(香精中的芳樟醇)= 成品中0.0096%的芳樟醇

也就是96 ppm,超过了驻留型0.001%(10 ppm)的申报门槛,需要在CNF乃至最终标签上列出。对声明中列出的每一种过敏原都做一遍同样的乘法运算,因为单一香精化合物往往同时含有好几种过敏原,各自浓度也不同。

收到回复后值得再核实几件事

• 给出的百分比是一个区间,还是一个确切数值? 如果是区间,取区间的上限来计算,以保持保守。
• 该声明是否同时涵盖List 1和List 2的过敏原? 加拿大的List 2,即与国际清单接轨的扩展清单,强制生效时间晚于List 1,但现在就一并索要,可以省去日后再发一轮邮件的麻烦。
• 是针对具体批次的证书,还是整条产品线的通用证书? 对大多数用途来说,通用证书就够了,但如果你的配方在某个过敏原浓度上接近门槛,批次专属的数字会更精确。

存档,不要只放在收件箱里

拿到声明后,把它保存在与该特定香精SKU绑定的地方,并在该香精用于的每款产品中重复使用。供应商偶尔会在没怎么声张的情况下更新配方,所以每隔一两年重新索要一次是值得的,尤其是在申报截止日期之前。

如果你要在整条产品线、多种香精之间管理这项工作,手工核算很快就会变得繁琐。Cosmetic Comply会把原始声明中的数字,按你实际的使用量展开计算,并标出每款具体产品中哪些过敏原达到了申报门槛,这样上面那封供应商邮件就成了整个流程中唯一需要手动完成的步骤。