O E-mail Exato para Enviar a um Fornecedor de Fragrância Pedindo Alergênicos

Todo fornecedor de fragrância tem esses dados. Quase nenhum os envia sem que você peça. Isso não é porque estejam escondendo algo, é porque a maioria dos pedidos pequenos não vem acompanhada de uma solicitação por esses dados, então eles nunca são anexados. Peça especificamente, e você normalmente receberá em poucos dias.

Por que a FDS genérica não é suficiente

Uma ficha de dados de segurança (FDS, ou SDS) tem 16 seções, e a seção 3 lista a composição, mas as fórmulas de fragrância são frequentemente protegidas como segredo comercial, então a seção 3 na FDS de um óleo de fragrância geralmente diz apenas "mistura de fragrância" ou lista apenas os componentes perigosos acima de um determinado limite. Isso é legalmente aceitável para o propósito da FDS, que é a segurança no ambiente de trabalho. Não é suficiente para o que você precisa, que é a porcentagem de cada alergênico nomeado, para que você possa calcular se ele ultrapassa o limiar de divulgação leave-on ou rinse-off no seu produto final.

O que você realmente precisa é um documento separado: uma declaração de alergênicos (às vezes chamada de certificado de conformidade IFRA ou declaração de alergênicos) que liste cada um dos alergênicos de fragrância nomeados presentes e sua porcentagem no próprio composto de fragrância, não no seu produto final. Você mesmo faz essa última multiplicação depois de ter o número.

O e-mail

Aqui está um texto que você pode copiar e ajustar:

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Assunto: Solicitação de declaração de alergênicos e certificado IFRA, [Nome da Fragrância], Pedido/Ordem de Compra nº [xxxx]

Olá [Contato do Fornecedor],

Estou finalizando a documentação regulatória de um produto que usa o seu composto de fragrância [Nome da Fragrância / SKU], e preciso de dois documentos para concluir o meu registro:

1. Uma declaração de alergênicos listando cada um dos alergênicos de fragrância presentes neste composto (por exemplo, limoneno, linalol, citronelol, geraniol, eugenol, cumarina e quaisquer outros presentes nas listas regulatórias atuais), com a porcentagem de cada um dentro do próprio composto.

2. Um Certificado de Conformidade IFRA atual para este composto específico.

Se você tiver disponível um detalhamento completo dos ingredientes por nome INCI e número CAS, isso também ajudaria, embora eu entenda que alguns componentes possam ser mantidos em sigilo por serem proprietários.

Você poderia me enviar esses documentos, ou me indicar onde posso acessá-los? Fico à disposição para fornecer nosso número de conta ou detalhes do pedido, se isso agilizar o processo.

Muito obrigado(a), [Seu Nome] [Nome da Empresa]

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É isso. Não há necessidade de explicar demais o raciocínio regulatório, a maioria das casas de fragrância lida com esse pedido constantemente e já tem os documentos arquivados.

O que fazer depois de ter os números

Digamos que a declaração retorne listando o linalol a 1,2% do composto. Se você está usando essa fragrância a 0,8% em uma loção leave-on, a conta é:

0,8% (fragrância na fórmula) × 1,2% (linalol na fragrância) = 0,0096% de linalol no produto final

Isso equivale a 96 ppm, o que ultrapassa o limiar de divulgação leave-on de 0,001% (10 ppm) e precisa ser nomeado no CNF e, eventualmente, no rótulo. Faça essa mesma multiplicação para cada alergênico listado na declaração, já que um único composto de fragrância costuma conter vários deles em níveis diferentes.

Alguns pontos que vale a pena confirmar na resposta

• A porcentagem é dada como uma faixa ou um número único? Se for uma faixa, use o valor mais alto da faixa no seu cálculo, para se manter conservador.
• A declaração cobre os alergênicos da Lista 1 e da Lista 2? A Lista 2 do Canadá, o conjunto ampliado alinhado com listas internacionais, se torna obrigatória mais tarde do que a Lista 1, mas pedir as duas agora economiza um segundo ciclo de e-mails depois.
• Existe um certificado específico por lote, ou um geral para a linha de produtos? Os gerais são adequados para a maioria dos propósitos, mas se a sua fórmula é sensível a um teor de alergênico próximo de um limiar, um número específico por lote é mais preciso.

Mantenha isso arquivado, não apenas na sua caixa de entrada

Depois de ter a declaração, salve-a em algum lugar vinculado a esse SKU de fragrância específico e reutilize-a para todo produto em que essa fragrância entre. Os fornecedores ocasionalmente atualizam formulações sem muito aviso, então vale a pena solicitar novamente a cada ano ou dois, especialmente antes de um prazo de registro.

Se você está gerenciando isso em uma linha de produtos completa com várias fragrâncias, manter as contas em dia manualmente fica cansativo rapidamente. A Cosmetic Comply pega os números brutos da declaração, expande-os em relação aos seus níveis de uso reais, e sinaliza quais alergênicos ultrapassam o limiar de divulgação para cada produto específico, de modo que o e-mail ao fornecedor acima se torna a única etapa manual do processo.