Die genaue E-Mail, die Sie einem Duftstofflieferanten zu Allergenen schicken sollten

Jeder Duftstofflieferant hat diese Daten. Kaum einer schickt sie ungefragt. Das liegt nicht daran, dass etwas verheimlicht wird, sondern daran, dass die meisten Kleinbestellungen nicht mit einer entsprechenden Anfrage einhergehen, sodass die Unterlagen einfach nie beigefügt werden. Fragen Sie gezielt danach, und Sie erhalten die Daten meist innerhalb weniger Tage.

Warum das generische SDS nicht ausreicht

Ein Sicherheitsdatenblatt hat 16 Abschnitte, und Abschnitt 3 listet die Zusammensetzung auf, aber Duftstoffrezepturen sind häufig als Geschäftsgeheimnis geschützt, sodass Abschnitt 3 im SDS eines Duftöls oft nur „Duftstoffgemisch" angibt oder lediglich die gefährlichen Komponenten oberhalb eines bestimmten Schwellenwerts auflistet. Das ist für den Zweck des SDS, nämlich Arbeitsschutz, rechtlich völlig in Ordnung. Es reicht aber nicht für das, was Sie brauchen, nämlich den Prozentsatz jedes namentlich genannten Allergens, damit Sie berechnen können, ob es in Ihrem Fertigprodukt den Leave-on- oder Rinse-off-Deklarationsschwellenwert überschreitet.

Was Sie tatsächlich brauchen, ist ein separates Dokument: eine Allergendeklaration (manchmal auch IFRA-Konformitätszertifikat oder Allergenerklärung genannt), die jedes der namentlich genannten Duftstoffallergene auflistet, die enthalten sind, samt ihres Prozentsatzes in der Duftstoffkomposition selbst, nicht in Ihrem Fertigprodukt. Diese letzte Multiplikation führen Sie selbst durch, sobald Sie die Zahl haben.

Die E-Mail

Hier ist eine Formulierung, die Sie kopieren und anpassen können:

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Betreff: Anfrage Allergendeklaration und IFRA-Zertifikat, [Duftstoffname], Bestellung/Auftragsnr. [xxxx]

Hallo [Name des Ansprechpartners],

ich stelle gerade die regulatorischen Unterlagen für ein Produkt fertig, das Ihre Duftstoffkomposition [Duftstoffname / Artikelnummer] verwendet, und benötige dafür zwei Dokumente:

1. Eine Allergendeklaration, die jedes in dieser Komposition enthaltene Duftstoffallergen auflistet (zum Beispiel Limonene, Linalool, Citronellol, Geraniol, Eugenol, Coumarin und alle weiteren aus den aktuellen regulatorischen Listen), mit dem jeweiligen Prozentsatz innerhalb der Komposition selbst.

2. Ein aktuelles IFRA-Konformitätszertifikat für genau diese Komposition.

Falls eine vollständige Zutatenaufschlüsselung nach INCI-Namen und CAS-Nummer verfügbar ist, wäre das ebenfalls hilfreich, auch wenn ich verstehe, dass manche Komponenten aus Gründen des Geschäftsgeheimnisses zurückgehalten werden könnten.

Könnten Sie mir diese Unterlagen zusenden oder mir sagen, wo ich darauf zugreifen kann? Ich gebe gerne unsere Kundennummer oder Bestelldetails an, falls das die Bearbeitung beschleunigt.

Vielen Dank, [Ihr Name] [Firmenname]

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Das war's. Es braucht keine ausführliche Erklärung der regulatorischen Hintergründe, die meisten Duftstoffhersteller bekommen diese Anfrage ständig und haben die Unterlagen bereits vorliegen.

Was mit den Zahlen zu tun ist, sobald Sie sie haben

Angenommen, die Deklaration kommt zurück und weist Linalool mit 1,2 % der Komposition aus. Wenn Sie diesen Duftstoff zu 0,8 % in einer Leave-on-Lotion verwenden, lautet die Rechnung:

0,8 % (Duftstoff in der Rezeptur) × 1,2 % (Linalool im Duftstoff) = 0,0096 % Linalool im Fertigprodukt

Das sind 96 ppm, was den Leave-on-Deklarationsschwellenwert von 0,001 % (10 ppm) überschreitet und auf dem CNF und letztlich dem Etikett genannt werden muss. Führen Sie dieselbe Multiplikation für jedes in der Deklaration aufgeführte Allergen durch, denn eine einzelne Duftstoffkomposition enthält oft mehrere davon in unterschiedlicher Höhe.

Ein paar Dinge, die sich in der Antwort lohnen zu prüfen

• Wird der Prozentsatz als Bereich oder als Einzelwert angegeben? Wenn es ein Bereich ist, verwenden Sie für Ihre Berechnung den oberen Wert des Bereichs, um konservativ zu bleiben.
• Deckt die Deklaration sowohl Liste 1 als auch Liste 2 der Allergene ab? Kanadas Liste 2, der erweiterte, an internationale Listen angeglichene Satz, wird erst später verpflichtend als Liste 1, aber wenn Sie jetzt gleich nach beiden fragen, sparen Sie sich später einen zweiten E-Mail-Zyklus.
• Gibt es ein chargenspezifisches Zertifikat oder ein allgemeines für die Produktlinie? Allgemeine Zertifikate reichen für die meisten Zwecke aus, aber wenn Ihre Rezeptur beim Allergengehalt nahe an einem Schwellenwert empfindlich ist, ist eine chargenspezifische Angabe präziser.

Bewahren Sie es archiviert auf, nicht nur im Posteingang

Sobald Sie die Deklaration haben, speichern Sie sie an einem Ort, der eindeutig dieser Duftstoff-Artikelnummer zugeordnet ist, und verwenden Sie sie für jedes Produkt wieder, in dem dieser Duftstoff vorkommt. Lieferanten aktualisieren Rezepturen gelegentlich ohne große Ankündigung, daher lohnt es sich, alle ein bis zwei Jahre erneut nachzufragen, besonders vor einem Meldetermin.

Wenn Sie das über eine ganze Produktlinie mit mehreren Duftstoffen hinweg verwalten, wird es von Hand schnell mühsam, die Rechnung im Griff zu behalten. Cosmetic Comply nimmt die rohen Deklarationszahlen, rechnet sie gegen Ihre tatsächlichen Einsatzmengen hoch und markiert, welche Allergene für jedes einzelne Produkt den Deklarationsschwellenwert überschreiten, sodass die obige Lieferanten-E-Mail der einzige manuelle Schritt im gesamten Prozess bleibt.