Comment notifier votre premier produit sur le portail CPNP

La première fois que vous ouvrez le portail CPNP, on dirait qu'il a été conçu pour des gens qui savent déjà exactement ce qu'ils font. Ce n'est pas vraiment le cas, il est simplement dense. Une fois que vous savez ce que demande chaque écran, ça avance vite.

Avant de toucher au portail

Réglez trois choses d'abord, parce que le portail les demandera immédiatement et il n'y a aucune façon élégante de soumettre sans elles :

1. Une personne responsable établie dans l'UE. En vertu du Règlement (CE) n° 1223/2009, quelqu'un possédant une adresse dans l'UE doit assumer ce rôle pour votre produit. Si ce n'est pas vous, vous devez organiser cela avant de commencer.
2. Un Dossier d'information sur le produit complet, incluant votre formule, votre étiquetage et les détails de fabrication.
3. Un Rapport sur la sécurité du produit cosmétique, la Partie A (les données) et la Partie B (la conclusion signée de l'évaluateur qualifié), terminé et classé.

Notamment, aucun de ces éléments n'est téléversé directement sur le CPNP, mais vous aurez besoin d'avoir cette information à portée de main, et le DIP lui-même doit rester disponible pour que les autorités de surveillance du marché puissent le demander.

Créer votre compte

Le portail vous demande de vous inscrire selon un rôle précis, le plus souvent Personne responsable ou son représentant autorisé. Vous configurerez des identifiants de connexion et fournirez des détails d'entreprise liés à cet établissement dans l'UE. Cette étape est administrative, mais elle mérite d'être faite avec soin, puisque l'identité du compte est ce qui rattache chaque future notification à une véritable partie responsable.

Démarrer une nouvelle notification

Une fois connecté, vous commencerez une nouvelle notification de produit et parcourrez une série de sections :

• Identification du produit. Nom, catégorie (soins de la peau, soins capillaires, soins buccaux, et ainsi de suite), et s'il s'agit d'un produit unique ou d'une gamme avec des variantes comme différentes teintes ou différents parfums.
• Détails de la personne responsable. Tirés de votre compte, confirmés pour ce produit précis.
• Formulation cadre ou formule exacte. Selon la catégorie de produit, le CPNP peut accepter une formulation cadre, un modèle de formule standard déjà connu du système, ou exiger que vous entriez la formule exacte ingrédient par ingrédient, par nom INCI et plage de concentration.
• Présence de nanomatériaux, le cas échéant, ce qui déclenche des exigences de notification supplémentaires.
• Substances CMR, catégories 1A, 1B ou 2, s'il y en a, ce qui exige aussi une divulgation supplémentaire.
• Étiquetage d'origine et, le cas échéant, photo de l'emballage.
• Informations propres au pays, puisque certains États membres veulent des détails locaux supplémentaires, comme la catégorisation de produit liée aux centres antipoison.

Les parties qui prennent les gens au dépourvu

L'option de formulation cadre donne l'impression d'un raccourci, et c'en est parfois un, mais elle ne convient qu'à certains types de produits standards. Si votre formule est réellement personnalisée, vous entrerez les ingrédients un par un, et c'est là que l'exactitude des noms INCI compte énormément. Un nom commercial ou le nom marketing d'un fournisseur pour un mélange n'ira pas sur la notification. Vous faites correspondre chaque matière à sa véritable identité INCI, et s'il s'agit d'un mélange de fournisseur, vous le décomposez en ses véritables composants et reportez les pourcentages mathématiquement plutôt que d'inscrire le mélange comme une seule ligne.

La catégorisation de produit pour les centres antipoison, si votre pays cible l'exige, utilise un système de classification européen distinct. Ce n'est pas la même chose que le champ de catégorie de produit plus tôt dans le formulaire, et il est facile de le survoler lors d'une première soumission.

Après la soumission

Le CPNP ne délivre pas d'approbation de mise en marché. Il n'y a aucune période d'attente avant de pouvoir vendre, et aucun certificat n'arrive pour vous féliciter. Ce que vous obtenez, c'est la confirmation que la notification existe dans le système, ce qui satisfait votre obligation légale. À partir de là, votre tâche devient de garder le DIP à jour et disponible, parce qu'une autorité de surveillance du marché dans n'importe quel État membre de l'UE peut le demander à tout moment, et le CPSR doit réellement tenir la route quand elle le fait.

Garder tout cela gérable

Si vous prévoyez lancer des variantes de produit, différents parfums ou teintes d'une même formule de base, la plupart des fabricants utilisent la structure de notification qui les regroupe en gamme plutôt que de repartir de zéro pour chacune. Et si votre formule change plus tard, que ce soit un changement de parfum ou un ajustement de concentration, ce changement doit être reflété dans une notification mise à jour et un DIP mis à jour, pas seulement une note privée dans vos propres dossiers.

Le flux de travail pour l'UE de Cosmetic Comply, actuellement en développement aux côtés de l'outil de dépôt canadien déjà en service, est conçu autour exactement de ce point sensible : faire correspondre chaque matière première à son nom INCI et à son numéro CAS corrects, décomposer les mélanges de fournisseurs en composants réels, et reporter les pourcentages proprement afin que la section formule d'une notification CPNP ne devienne pas l'endroit où bloque la première soumission européenne d'un fabricant.