So melden Sie Ihr erstes Produkt im CPNP-Portal

Wenn Sie das CPNP-Portal zum ersten Mal öffnen, wirkt es, als sei es für Menschen gebaut, die bereits genau wissen, was sie tun. Das stimmt nicht wirklich, es ist einfach nur dicht gepackt. Sobald Sie wissen, wonach jeder Bildschirm fragt, geht es schnell.

Bevor Sie das Portal überhaupt anfassen

Klären Sie zuerst drei Dinge, denn das Portal fragt sofort danach, und es gibt keinen eleganten Weg, ohne sie einzureichen:

1. Eine in der EU niedergelassene verantwortliche Person. Gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 muss jemand mit einer EU-Adresse diese Rolle für Ihr Produkt übernehmen. Wenn das nicht Sie selbst sind, müssen Sie das vorab regeln.
2. Eine vollständige Produktinformationsdatei (PIF), einschließlich Formulierung, Kennzeichnung und Herstellungsangaben.
3. Ein Cosmetic Product Safety Report, sowohl Teil A (die Daten) als auch Teil B (die unterschriebene Schlussfolgerung des qualifizierten Bewerters), fertiggestellt und archiviert.

Bemerkenswerterweise wird nichts davon direkt zu CPNP hochgeladen, aber Sie brauchen die Informationen daraus griffbereit, und die PIF selbst muss für Marktüberwachungsbehörden auf Anfrage verfügbar gehalten werden.

Ihr Konto anlegen

Das Portal verlangt eine Registrierung in einer bestimmten Rolle, meist als verantwortliche Person oder deren bevollmächtigter Vertreter. Sie richten Anmeldedaten ein und geben Unternehmensangaben an, die mit dieser EU-Niederlassung verknüpft sind. Dieser Teil ist administrativ, aber es lohnt sich, ihn sorgfältig zu erledigen, da die Kontoidentität jede zukünftige Meldung mit einer echten, verantwortlichen Partei verknüpft.

Eine neue Meldung starten

Nach der Anmeldung beginnen Sie eine neue Produktmeldung und arbeiten sich durch eine Abfolge von Abschnitten:

• Produktidentifikation. Name, Kategorie (Hautpflege, Haarpflege, Mundpflege und so weiter) und ob es sich um ein Einzelprodukt oder Teil einer Produktreihe mit Varianten wie unterschiedlichen Farbtönen oder Düften handelt.
• Angaben zur verantwortlichen Person. Aus Ihrem Konto übernommen, für dieses spezifische Produkt bestätigt.
• Rahmenformulierung oder exakte Formel. Je nach Produktkategorie akzeptiert CPNP möglicherweise eine Rahmenformulierung, eine dem System bereits bekannte Standardformel-Vorlage, oder verlangt die Eingabe der exakten Formel Zutat für Zutat, nach INCI-Namen und Konzentrationsbereich.
• Vorhandensein von Nanomaterialien, falls zutreffend, was zusätzliche Meldeanforderungen auslöst.
• CMR-Stoffe, Kategorien 1A, 1B oder 2, falls vorhanden, was ebenfalls eine zusätzliche Offenlegung erfordert.
• Originaletikett und, sofern relevant, Foto der Verpackung.
• Länderspezifische Informationen, da manche Mitgliedstaaten zusätzliche lokale Details wünschen, etwa eine Produktkategorisierung im Zusammenhang mit Giftinformationszentren.

Die Teile, die Menschen überraschen

Die Rahmenformulierungs-Option wirkt wie eine Abkürzung, und manchmal ist sie das auch, aber sie passt nur zu bestimmten Standardprodukttypen. Wenn Ihre Formulierung wirklich individuell ist, geben Sie die Zutaten einzeln ein, und hier zählen exakte INCI-Namen enorm. Ein Handelsname oder der Marketingname eines Lieferanten für eine Mischung landet nicht in der Meldung. Sie ordnen jeden Rohstoff seiner tatsächlichen INCI-Identität zu, und wenn es sich um eine Lieferantenmischung handelt, schlüsseln Sie diese in ihre tatsächlichen Bestandteile auf und führen die Prozentsätze rechnerisch durch, statt die Mischung als eine Zeile aufzuführen.

Die Produktkategorisierung für Giftinformationszentren, sofern Ihr Zielland sie verlangt, nutzt ein separates europäisches Klassifizierungssystem. Sie ist nicht dasselbe wie Ihr früheres Feld für die Produktkategorie im Formular, und bei einer ersten Einreichung wird sie leicht übersehen.

Nach der Einreichung

CPNP erteilt keine Marktzulassung. Es gibt keine Wartezeit, bevor Sie verkaufen dürfen, und es kommt kein Zertifikat, das Ihnen gratuliert. Was Sie erhalten, ist die Bestätigung, dass die Meldung im System existiert, was Ihre gesetzliche Pflicht erfüllt. Von hier an verlagert sich Ihre Aufgabe darauf, die PIF aktuell und verfügbar zu halten, denn eine Marktüberwachungsbehörde in jedem EU-Mitgliedstaat kann sie jederzeit anfordern, und der CPSR muss dann tatsächlich standhalten.

Es wartbar halten

Wenn Sie planen, Produktvarianten derselben Grundformulierung zu lancieren, verschiedene Düfte oder Farbtöne, nutzen die meisten Hersteller die Meldestruktur, die diese als Produktreihe gruppiert, statt für jede einzeln bei null anzufangen. Und wenn sich Ihre Formulierung später ändert, sei es ein Duftwechsel oder eine Konzentrationsanpassung, muss diese Änderung in einer aktualisierten Meldung und einer aktualisierten PIF abgebildet werden, nicht nur in einer privaten Notiz in Ihren eigenen Unterlagen.

Der EU-Workflow von Cosmetic Comply, derzeit in Entwicklung neben dem live verfügbaren kanadischen Meldetool, ist genau auf diesen Schmerzpunkt ausgerichtet: jeden Rohstoff seinem korrekten INCI-Namen und seiner CAS-Nummer zuzuordnen, Lieferantenmischungen in tatsächliche Bestandteile aufzuschlüsseln und Prozentsätze sauber durchzuführen, damit der Formulierungsabschnitt einer CPNP-Meldung nicht zu der Stelle wird, an der die erste EU-Einreichung eines Herstellers ins Stocken gerät.