Le dossier d'information produit expliqué pour les petits fabricants

Si vous vendez dans l'UE, quelqu'un finira par vous demander votre DIP (Product Information File, PIF), et si vous n'en avez jamais assemblé un, la demande paraît plus lourde qu'elle ne l'est en réalité. Ce n'est pas un document unique. C'est un dossier, organisé en sections, qui prouve que le produit est bien ce que vous prétendez et qu'une personne qualifiée l'a vérifié avant sa mise sur le marché. Une fois que les cinq éléments sont posés clairement, tout devient moins mystérieux.

D'où vient l'exigence du DIP

Le règlement (CE) n° 1223/2009 exige qu'une personne responsable établie dans l'UE détienne un dossier d'information produit pour chaque produit cosmétique mis sur le marché, et qu'elle le mette à disposition de l'autorité compétente sur demande. Le DIP accompagne votre notification CPNP, mais ce n'est pas la même chose. La soumission CPNP est un avis. Le DIP est le dossier de preuves qui le sous-tend.

Section un : description du produit

C'est l'identité du produit en langage clair. Ce qu'il est, à quoi il ressemble, comment il s'appelle et comment il est emballé. La version d'un petit fabricant de savon peut tenir sur une seule page : nom du produit, une photo, le type de contenant, le poids net et l'usage prévu (une lotion à laisser sur la peau se comporte différemment d'un pain à rincer lors de l'examen, donc ce détail compte plus qu'il n'y paraît).

Section deux : le rapport sur la sécurité du produit cosmétique (CPSR)

C'est la partie la plus lourde du dossier, et elle doit être signée par un évaluateur de sécurité qualifié, pas par vous. Le CPSR comporte lui-même deux parties :

• La partie A, les informations de sécurité : la formule complète avec les noms INCI et les concentrations, le profil physique et toxicologique de chaque ingrédient, les impuretés, les conditions d'exposition et l'usage prévu du produit.
• La partie B, l'évaluation de sécurité : la conclusion réelle de l'évaluateur, son raisonnement, et toute mise en garde ou restriction d'usage qui en découle.

Vous ne pouvez pas rédiger vous-même la partie B, même si vous avez confiance en votre formule. C'est tout l'intérêt de la signature de l'évaluateur de sécurité : il s'agit d'un jugement professionnel indépendant, pas d'une autocertification du fabricant.

Section trois : méthode de fabrication et déclaration BPF

Une description de la façon dont le produit est fabriqué, accompagnée d'une déclaration attestant qu'il a été fabriqué selon les bonnes pratiques de fabrication (BPF). La norme ISO 22716 est la référence la plus utilisée par les fabricants cosmétiques pour cela. Si vous fabriquez dans un atelier à domicile, cette section doit tout de même exister. Elle décrit simplement votre processus réel : tailles de lots, équipement, étapes de désinfection et méthode de contrôle de la contamination.

Section quatre : preuve d'efficacité (si vous en revendiquez une)

Si votre étiquette indique « hydratant » ou « réduit l'apparence des ridules », vous devez disposer d'un élément prouvant que cette allégation est étayée, qu'il s'agisse d'une référence bibliographique, de la fonction documentée d'un ingrédient ou de vos propres essais. Les allégations sans justification figurent parmi les lacunes les plus fréquemment relevées par les auditeurs, surtout sur des étiquettes rédigées par une équipe marketing qui n'a jamais échangé avec la personne ayant constitué le DIP.

Section cinq : données sur l'expérimentation animale

Une déclaration couvrant toute donnée d'expérimentation animale utilisée pour l'évaluation, y compris les essais réalisés par les fournisseurs d'ingrédients en amont de la chaîne. La plupart des petits fabricants utilisant des ingrédients établis et déjà évalués n'auront que peu ou rien de nouveau à signaler ici, mais la section doit tout de même être présente et exacte.

À quoi cela ressemble concrètement pour une petite marque

Section du DIP	Ce que vous conservez réellement dans le dossier
Description du produit	Nom, photo, spécifications d'emballage, usage prévu
CPSR partie A + B	Formule complète, rapport signé de l'évaluateur
Fabrication/BPF	Description du procédé, déclaration BPF
Preuve d'efficacité	Justification des allégations, références
Données sur l'expérimentation animale	Déclaration de votre part et de vos fournisseurs

Un premier DIP réaliste pour une gamme de savon à produit unique compte souvent de 15 à 30 pages une fois le CPSR joint, et la majeure partie de cette longueur provient du rapport de l'évaluateur de sécurité, pas de ce que vous rédigez vous-même.

Erreurs courantes

• Considérer la notification CPNP comme l'ensemble du travail de conformité et ne jamais constituer le DIP.
• Rédiger vous-même votre conclusion de sécurité au lieu de faire appel à un évaluateur.
• Faire une allégation sur l'emballage que la section quatre ne peut pas soutenir.
• Perdre le fil de la version du DIP correspondant à quelle formule après une reformulation. Mettez à jour le DIP à chaque changement de formule, d'emballage ou d'allégation, pas seulement quand vous y pensez.

Garder cela gérable

La réponse honnête est que la plupart des fabricants ne construisent pas un DIP seuls. Vous travaillerez probablement avec un évaluateur de sécurité pour les sections deux, quatre et cinq, et tiendrez vous-même à jour les sections un et trois à mesure que votre procédé évolue. Cosmetic Comply est aujourd'hui centré sur les notifications au Canada, avec l'UE sur sa feuille de route, et le même réflexe s'applique partout : associez votre liste d'ingrédients aux noms INCI et aux numéros CAS dès le premier jour, car cette donnée constitue la colonne vertébrale à la fois d'un dépôt CPNP et d'un CPSR, et la reconstituer plus tard à partir du nom commercial d'un fournisseur est la méthode la plus lente pour y arriver.