Quando Você Precisa Nomear um Representante Local para Cosméticos

No momento em que uma marca começa a enviar produtos para um segundo país, alguém sempre faz a mesma pergunta: precisamos de um representante local aqui, ou podemos simplesmente enviar o produto? A resposta honesta é que depende inteiramente do mercado em questão, e as funções se confundem o tempo todo porque soam parecidas, mas carregam pesos legais diferentes.

A Pessoa Responsável na UE

De acordo com o Regulamento (CE) nº 1223/2009, todo cosmético vendido na UE precisa de uma Pessoa Responsável (Responsible Person) estabelecida dentro da União Europeia. Isso não é um título de cortesia. A Pessoa Responsável mantém o Product Information File (arquivo de informações do produto), confirma que existe um Cosmetic Product Safety Report (relatório de segurança do produto cosmético) elaborado por um avaliador de segurança qualificado, e é quem notifica o produto por meio do portal CPNP. Se sua marca é dos Estados Unidos ou do Canadá e não tem uma entidade na UE, você não pode se autonomear. É preciso contratar uma empresa realmente estabelecida na UE ou um serviço terceirizado de Pessoa Responsável para assumir essa função, e quem assume esse papel também assume uma responsabilidade legal real.

Um distribuidor que reembala, traduz ou reemite o rótulo de um produto também pode se tornar Pessoa Responsável por padrão, quer tenha essa intenção ou não. Vale a pena saber disso se você trabalha com um distribuidor e presumiu que o dono da marca ainda mantinha essa obrigação.

O caminho separado do Reino Unido

Depois do Brexit, o Reino Unido passou a ter seu próprio sistema. A notificação acontece pelo serviço Submit Cosmetic Product Notification (SCPN) do OPSS, e você precisa de uma Pessoa Responsável no Reino Unido, distinta da sua Pessoa Responsável na UE. Às vezes as marcas presumem que a Pessoa Responsável da UE também cobre o Reino Unido, já que as regras parecem quase idênticas no papel. Não é assim. Dois mercados, duas notificações, duas partes responsáveis.

A China segue um formato completamente diferente

A China não usa um modelo de Pessoa Responsável nos moldes da UE. Em vez disso, os cosméticos geralmente exigem um agente responsável doméstico na China continental, que cuida do registro ou da notificação junto à National Medical Products Administration (administração nacional de produtos médicos), e em muitos casos o produto precisa passar por testes reais em laboratório, em vez de apenas um arquivo de segurança documental. Isso exige muito mais esforço do que na UE ou no Canadá, e é um ponto onde as marcas costumam subestimar o prazo e o custo, porque comparam mentalmente a China com um mercado mais leve.

A abordagem da Arábia Saudita e do CCG

A Arábia Saudita trabalha por meio da SASO (Saudi Standards, Metrology and Quality Organization, a organização saudita de padrões, metrologia e qualidade) e exige que os produtos passem por um processo de avaliação de conformidade, geralmente envolvendo um importador local ou representante autorizado registrado no sistema saudita antes de a mercadoria poder ser liberada na alfândega. Os detalhes exatos mudam com o tempo, então esse é um mercado em que vale mesmo a pena gastar uma hora conferindo as exigências atuais da SASO antes de comprometer seu estoque.

Uma comparação geral

O que isso significa para a ordem do seu lançamento

Se você está planejando um lançamento em vários mercados, a questão do representante deve orientar a ordem de entrada, não só o plano de marketing. O Canadá é comparativamente mais leve: você mesmo apresenta a notificação, recebe um número CN, e não precisa instalar uma entidade local permanente para isso. A UE e o Reino Unido exigem que você tenha alguém no mercado antes mesmo de poder notificar, o que significa que organizar uma Pessoa Responsável é uma etapa prévia obrigatória, não algo que se resolve depois.

A Cosmetic Comply atualmente cuida do lado canadense desse processo, associando seus ingredientes aos nomes INCI e números CAS, fazendo a triagem contra a Hotlist (lista de restrições) e apresentando seu CNF assim que um revisor aprova. Se o seu roteiro inclui os Estados Unidos, a UE ou a Austrália, vale a pena incluir a questão do representante no seu cronograma desde já, porque em alguns mercados esse é o item de maior prazo de espera em todo o lançamento.